Capítulo 5:

 Actividad

La forma mas sencilla de hacerlo, es introduciendo o insertando una columna antes de la columna ACTIVIDAD. Para ello:

·        Seleccionamos con el Mouse la celda ACTIVIDAD (esto seleccionará toda la columna.

·        Hacemos clic con el botón derecho y desplegamos un menú con varias alternativas. En este menú seleccionamos la opción "Insert column" (Insertar Columna) y nos desplegará un cuadro de diálogo como el que se muestra a la derecha.

·        Una vez seleccionada la opción de Insertar Columna, tendremos un cuadro de diálogo como el que se muestra abajo, a continuación:

                                                   

                   

·        En el campo "Field name" (nombre del campo), buscamos y seleccionamos la opción WBS.

                    

·        Luego en el campo "Title" (Encabezado), escribimos EDT (Estructura de Trabajo).

                   

                   

Como se ve en la imagen anterior, la columna cuyo encabezado es EDT, muestra una estructura organizacional del proyecto, identificando perfectamente cada actividad.

Normalmente cuando se presenta un proyecto se muestran las columnas: EDT, ACTIVIDAD, DUR, INICIO y FINAL. Un tip adicional en esta etapa básica: hay una forma en la cual las duraciones se pueden presentar en otro formato, mas corto; logrando de esta manera reducir aún mas el ancho de columna, en beneficio de la presentación. Para ello, nos vamos al Menú principal y seleccionamos "Collaborate" (Colaborar), y en el submenú desplegado, seleccionamos "Collaboration Options" (Opciones de colaboración).

                                     

1-     Se desplegará un Menú con varias alternativas. Selecciono la pestaña "Edit" (Editar) y en la opción "Days" (días) marco d. Todos estos tips se orientan a que por lo general y por sentido práctico, se utilizan formatos de papel tradicionales como A4, Carta, Oficio, etc. Es mas fácil de manipular en lo cotidiano. Sin embargo, Project® contempla formatos de impresión mas grandes, incluyendo tamaños A0 que normalmente se utilizan en la "sala de control" del proyecto como visual para todos.

               

               

Ahora creo importante mencionar algunos aspectos básicos de cómo MS Project® trabaja en relación a materias que giran alrededor de las duraciones de las actividades; fundamentalmente para efectos de control.

·        La duración de una actividad es el reflejo numérico de un esfuerzo. De hecho, esta duración se genera del análisis de: equipos, mano de obra y materiales que a su vez generan el llamado APU (Análisis de Precios Unitarios).

·        Dependiendo del tipo de proyecto y de la forma en que se concertó el contrato, las duraciones dependerán de algunos aspectos.

·        Normalmente un proyecto de Ingeniería; o cualquier proyecto cuyo producto final sea intelectual, su ejecución normalmente está marcada por las horas-hombre que un determinado recurso humano le dedique. Es decir, la asignación o dedicación de un recurso a tal actividad, hará variar la duración de la misma en función de tal dedicación. Ejemplo: si una actividad se estima durará 2 días laborales (8 hr/día) con la asignación 100% de un recurso llamado Pedro. Si tal asignación la aplicamos en un 50%, la duración será de 4 días.

·        MS Project® nos permite escoger tal criterio.

·        Por otra parte, se estila a nivel ejecutivo presentar resúmenes sobre la evolución del proyecto en el tiempo. Por ejemplo: Curvas "S" globales, diagramas de Gantt resumidos, etc.

·        Pienso que una curva "S" es una herramienta extremadamente útil desde el punto de vista gráfico, para mostrar la evolución de un proyecto en cuanto a las desviaciones del programa original y aunque la otra parte de esta Guía se refiere a Control de Avance, es muy importante prever la forma en la que se medirán ciertas variables.

·        Esta es una Guía rápida de utilización de Project. Los conceptos mas avanzados de Gerencia de Proyecto estarán presentados en una Guía de Gerencia, Planificación y Control de Proyectos que estimo completar en breve. Acá se contempla lo elemental y básico (y no por ello insuficiente) para controlar un proyecto típico.

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