Curso Práctico sobre Organización y Dirección de Reuniones

Tema 1. Las reuniones: Propósito, mitos y características:

1. El propósito de las reuniones.
2. Mitos sobre la participación.
3. Características de las reuniones.

Test de autoevaluación.

Tema 2. Dirigir la reunión:

1. Alcanzar los resultados deseados.
2. Las herramientas para dirigir.
3. El tono de las reuniones.
4. El dirigente activo y el pasivo.
5. La prerreunión.

Test de autoevaluación.

Tema 3. Lista de asistentes:

1. A quién invitar y por qué.
2. La reunión secundaria.
3. Evaluar la lista de asistentes.
4. Proponer reducciones.

Test de autoevaluación.

Tema 4. Cómo controlar la reunión:

1. Establecer las reglas del juego.
2. Crear la participación.

Test de autoevaluación.

Tema 5. Seguimiento de la reunión:

1. Obteniendo resultados de las reuniones.
2. La necesidad de actuar de inmediato.
3. Haciendo actas.
4. Repaso en la siguiente reunión.
5. Delegando tareas.

Test de autoevaluación.

Tema 6. El tiempo: Administrado o perdido:

1. Enfoque a la acción.
2. Papeles y posiciones sociales de los miembros del grupo.
3. Superar los defectos de las reuniones.
4. Definir las prioridades de tiempo.
5. Elaborar la convocatoria de reunión con una agenda detallada.
6. Limitar la frecuencia en las reuniones.
7. Análisis de problemas en una reunión.
8. Cómo afrontar un problema en una reunión.

Test de autoevaluación.

Tema 7. Cómo deben prepararse las reuniones para obtener sus propósitos:

1. Consejos para prepararse.
2. Agendas divergentes.
3. La importante prerreunión.
4. Obtener apoyo.
5. Expresar sus ideas.

Test de autoevaluación.

Tema 8. Cómo convertirse en un excelente animador de reuniones:

1. Las cualidades del animador.
2. La importancia de la escucha.
3. Seguridad y preparación.
4. Saber guardar silencio.
5. Funciones del animador.
6. Incitar a los participantes a que se expresen.
7. Utilizar medios técnicos para dar más viveza a la reunión.
8. Dinamizar un grupo que está bloqueado.
9. Asertividad. test de autoevaluación.

Anexo.- Documentación práctica:

• Ejercicios: cómo mejorar las reuniones. convocatoria de reuniones. lista de asistentes. dirección de reuniones. seguimiento vs. resultados. control del tiempo. procedimiento. nivel de participación. dificultades en la reunión. crear el mejor ambiente.
• Plan de cinco etapas para conseguir reuniones más breves y productivas.
• Pautas a seguir.
• Reunión eficaz.
• Esquema desarrollo de la reunión.
• Hoja de valoración: ¿es usted un buen animador?
• Modelos.
• Hoja de evaluación de la reunión.
• Guía explicativa de los conceptos de reuniones a valorar.
• Hoja de evaluación sobre el uso eficaz de las preguntas.