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Presentación de resultados

Autor: Jesús de la Caridad Mesa Oramas
Curso:
10/10 (1 opinión) |4064 alumnos|Fecha publicación: 15/06/2007
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Capítulo 7:

 Presentaciones escritas (I)

VII.1. Extensión y Destino

La primera decisión que debe adoptarse al utilizar esta modalidad de presentación de resultados, es la extensión del trabajo, atendiendo al (los) destinatario(s) de la misma.

El destino más frecuente de esta modalidad lo constituyen los J´Dpto. o Subdirectores. En este caso, la extensión sólo está determinada por la cantidad tópicos que deben abordarse y el nivel de detalle (se incluyen los aspectos técnicos en su totalidad), que se requiere de cada uno para garantizar la cabal comprensión del traspaso.

Otro usuario de los reportes son los directores de una PYMES, que necesita un cierto nivel de desagregación de los resultados, con énfasis en el impacto de éstos sobre la organización. Aquí la extensión, dependiendo de la importancia del tema abordado, puede estar entre las seis y diez cuartillas, excepcionalmente quince, ya que generalmente estos documentos se obtienen de uno más extenso elaborado para el Jefe Dpto.

Finalmente una situación extrema: el documento está dirigido a un Ministro, al Presidente de una Corporación u otro directivo de similar jerarquía. En este caso, el reporte no debe exceder las tres cuartillas, siendo el óptimo una, lo cual representa un reto al poder de síntesis de sus elaboradores.

Esta severa restricción a la extensión se debe a dos razones prácticas. En primer lugar, estos directivos deben dar respuesta múltiples problemas en un breve espacio de tiempo, muchos de ellos de carácter operativo, por lo cual existe la tendencia, de manera inconsciente, de postergar la lectura de reportes voluminosos para un «hueco de tiempo mayor» pero «que no siempre existe», o aparece cuando de manera inminente deben dar una respuesta sobre el tema. Bajo estas condiciones, es posible que se pierdan o valoren insuficientemente matices importantes durante su lectura y el principal objetivo del trabajo, facilitar la toma de decisiones, no se cumple.

La segunda razón, es que este grupo humano como se expresó anteriormente tiene como misión decidir, por lo tanto, no necesitan saber si el pronóstico de una magnitud se obtuvo a empleando una u otra técnica estadística o que existe en el proyecto una TIR múltiple, pues ellos confían en el equipo de expertos que le tributa conocimiento, y sólo requieren conocer claramente los supuestos que soportan cada una de las alternativas de decisión que el problema permite y, con el nivel de conocimiento adicional de que disponen obtenido por otras vías, decidir razonablemente.

VII.2.2. Redacción

El siguiente aspecto a tratar en la presentación de resultados, una vez definida la extensión en dependencia del destino, es la redacción, del documento, para lo cual pueden señalarse las siguientes recomendaciones extraídas de la bibliografía consultada:

1.      Utilice la tercera persona del singular. Su interlocutor no es un amigo de la infancia.

2.      Evitar la reiteración de ideas, para lo cual resulta de gran utilidad la elaboración de índice y ser concreto.

3.      Evitar los detalles innecesarios y la repetición de palabras utilizando alguna de las tres reglas siguientes: suprimir el vocablo; reemplazarlo por otro sin cambiar el giro de la frase o variar lo escrito dando otro giro a la frase.

4.      Utilizar sólo los adjetivos necesarios.

5.      El mayor enemigo del estilo es la lentitud.

6.      Emplee la palabra exacta, propia y adecuada.

7.      Coloque los adverbios cerca del verbo.

8.      Evite las preposiciones en cascada.

9.      No abuse de las conjunciones parásitas: que, pero, aunque, sin embargo.

10. No emplee vocablos rebuscados.

11. No abuse de los incisos y los paréntesis.

12. Como norma general no coloque el verbo al final de la frase.

13. Evite las transiciones bruscas entre párrafos.

14. Nunca use una metáfora, símil u otra figura del lenguaje que esté acostumbrado a ver escrita.

15. Nunca use una palabra larga cuando pueda utilizar una corta.

16. Nunca utilice la voz pasiva cuando pueda usar la activa.

17. Nunca use una palabra extranjera, un vocablo científico o de la jerga si puede utilizar una palabra del español corriente.

Otro aspecto relacionado con la redacción es el empleo de frases o vocablos con sentido inapropiado, como es la utilización de «con relación a» en lugar de «en relación con».

Un elemento que facilita la comunicación y ayuda a la síntesis, es el empleo de gráficos en lugar de tablas, pues los primeros permiten identificar tendencias, extremos, etc. por simple inspección, en tanto los segundos requieren de una revisión minuciosa, no exenta de errores de omisión.

Finalmente, debe señalarse que en el caso de los reportes debe hacerse uso de los Anexos, con particular énfasis en aquellas recopilaciones de datos voluminosas como puede ser el Balance General Detallado (con todas las cuentas, subcuentas y análisis) de la Contabilidad, necesario con fines de Control Interno y Auditoría, pero engorrosos para el análisis y la toma de decisión.

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