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Una primera mirada al secretariado

Autor: Raúl Morueco Gómez
Curso:
8,57/10 (7 opiniones) |5587 alumnos|Fecha publicación: 02/01/2010
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Capítulo 4:

 Actitudes y/o habilidades del profesional del secretariado

Con actitud se consigue aptitud, al contrario es bastante complicado, con esta sencilla premisa, trataremos de describir algunas de las actitudes necesarias que deberá tener el profesional del secretariado:

  1. Sentido de la lealtad, honradez, honestidad, dignidad profesional y buena fe. Su comportamiento no debe suponer jamás un descrédito para su persona o para la empresa que representa.
  2. Al igual que un médico jura su secreto hipocrático, todo profesional deberá seguir el principio del secreto profesional, que, además de un deber, se considera una obligación amparada por las leyes.
  3. La buena educación, cortesía, simpatía y buenos modales son imprescindibles.
  4. Adaptabilidad al desempeño de distintas tareas y momentos.
  5. Capacidad de trabajo.
  6. Responsabilidad en el desempeño de sus funciones.
  7. Dotes de organización.
  8. Dotes comunicativas: expresarse con fluidez, tener tacto, empatía…
  9. Discreción.
  10. Buena imagen y decoro profesional.
  11. Afán de superación.
  12. Iniciativa propia.
  13. Capacidad de trabajo en equipo.
  14. Capacidad de adaptación a los cambios técnicos o tecnológicos.
  15. Polivalencia.
  16. Tener iniciativa.
  17. Ser proactivo.
  18. Capacidad de negociación.
  19. Saber trabajar en equipo.

 Obligaciones profesionales

Como todas las profesiones, existen una serie de obligaciones que conviene dar a conocer:

1.     Actualizar las aptitudes y conocimientos para adaptarlas así a los nuevos tiempos y tecnologías con el objetivo de aumentar la eficiencia, eficacia y productividad en el desempeño de sus funciones.

2.     No realizar práctica alguna que pueda suponer un descrédito para su profesión.

3.     No utilizar cualquier tipo de influencia, amistad o recomendaciones de sus superiores con el objetivo de ascender o conseguir cualquier ventaja profesional inmerecida.

4.     Defender, representar y enaltecer al colectivo que representa y la empresa para la que presta sus servicios.

Las seis funciones más representativas del profesional del secretariado

Un reciente estudio revelaba como el profesional del secretariado cada vez aumenta más sus responsabilidades dentro de la organización, llegando en muchos casos a tener ayudantes para poder abordar todas las tareas que les encomiendan, desde la ayuda al directivo, a gestionar proyectos específicos hasta optimizar el uso de las nuevas tecnologías. Pero si pudiésemos resumir cuales son las más importantes, nos quedaríamos con estas:

  • Redactar documentación específica y elaborar informes y presentaciones.
  • Buscar información a través de Internet y gestionar el e-mail.
  • Gestionar el archivo.
  • Filtrar llamadas.
  • Llevar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos.
  • Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes.

Muchos profesionales han pasado a denominarse assisstants o ayudantes de dirección en lugar de secretarias, ya que quizás este nombre se asocia al concepto tradicional y no está acorde con los tiempos actuales. En cualquier caso, sea como fuere su denominación, trataremos de hacer hincapié y reforzar a lo largo de este curso estas tareas mencionadas anteriormente.

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