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Recepción. Correspondencia

Autor: LIBIA LOPEZ
Curso:
9,50/10 (2 opiniones) |696 alumnos|Fecha publicación: 13/07/2011
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Capítulo 7:

 Redacción. Las cartas (1/7)

LECCIÓN 5

LAS CARTAS:

Es una comunicación que se da entre dos o más personas con la finalidad de intercambiar un mensaje.

TIPOS:

Comercial: Esta se origina en organizaciones con fines de lucro. Su finalidad es comercial: venta de mercancía, Cobro, Reclamo, entrega de mercancía, cotizaciones, etc.

Oficial: Esta se origina en organizaciones del gobierno. Su contenido es de carácter Oficial y su contenido es confidencial. Su estructura es la misma de las cartas comerciales a diferencia de su contenido. Ej.: Comunicados entre organismos del gobierno.

IMPORTANCIA DE LAS CARTAS:

Su importancia radica en el objetivo que cumplen en el envío de mensajes; los cuales son importantes para la consecución de las metas de las empresas y organismos. Sin el envío de comunicaciones se haría muy difícil avanzar en la meta.

Hoy en día, su trascripción ha evolucionado de forma positiva gracias a las computadoras, las cuales nos permiten realizar cartas con una alta estética. También el envío ha mejorado en comparación con años anteriores, gracias a las empresas privadas de envío de documentos y paquetes (Ej.: MRW, Zoom, etc.) y no debemos olvidar el Internet; esta tecnología nos permite el envío de forma inmediata.

PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL

1.-ENCABEZAMIENTO:

a) El Membrete:

Encabeza la carta y actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete impreso. Es una forma útil de introducir los datos más importantes de la empresa que envía la carta, ya que incluye la siguiente información:

- Logotipo (optativo).

- Nombre completo de la empresa o la persona.

- Breve identificación (por ejemplo, maquinaria de construcción, pediatra, asesoría jurídica, psicóloga, etc.).

- Dirección (calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, país).

- Apartado postal.

- Rif (Información Fiscal)

- Número de teléfono, Fax, Correo electrónico y Página Web...

El membrete suele estar bien en la parte izquierda del papel u ocupando todo el ancho superior de la hoja.

Es norma común que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan sólo en el papel de la carta, sino también en los sobres. En estos casos aparecerá impreso en la parte anterior del sobre, al pie del mismo y no en la solapa.

También puede informar sobre:

- La instancia o el departamento que envía la carta.

- Otras filiales, sucursales u oficinas.

- Miembros de la presidencia, el consejo de administración, la gerencia o la administración.

- Lemas de la empresa.

- Las referencias del destinatario y del remitente.

Ejemplo de consultora. Recepcion

Suele estilarse el uso de Números en las cartas u oficios que se envían. Esta numeración se coloca en el margen izquierdo antes de la Fecha. La numeración se coloca luego de las abreviaturas del Departamento o empresa que envía, luego se coloca el número que tenga la carta y finaliza con el año.

Ej.: RRHH/23/2010

RRHH: Recursos Humanos

23: Número de la carta

2010: Año en curso

B)  La Fecha

La fecha se escribe en el ángulo superior derecho del papel dejando de dos a tres líneas después del membrete, debe incluir el día, mes y año. Se escribe exactamente debajo del membrete, procurando que armonice con éste.

No escribir la localidad del remitente cuando ésta aparece en el membrete. Si no, debe citarse anteponiéndose al día y después de una coma

No es aconsejable emplear número para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minúscula y precedido de la preposición "de" (que no siempre se suele incluir).

Ej.:   Maracay, 23 de Marzo de 2010.

C)  El Destinatario

Este es el Destino de la Carta, es a quien se le envía el comunicado. Es muy importante que se cite al destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de la carta - ya sea un particular o una empresa, el tratamiento debe ser el mismo.

Lleva el Denominativo que se le dé: Ciudadano, Señor, Señora, etc. Y este no va seguido de los dos puntos (:). Luego se coloca el Nombres y Apellido de la Persona  quien recibirá el comunicado, seguido de su cargo o departamento para posteriormente colocar el nombre de la empresa.

Para finalizar el Destinatario se estila colocar un denominativo de respeto y consideración Ej.: Ciudad, Presente, Su Despacho (En el caso de las Cartas Oficiales) seguido de punto y guión (.-)

Ej.:

Ciudadano

Lic. Carlos Montilla

Gerente de Recursos Humanos

Empresas Alimentos Corporación Casa S.A.

Presente.-

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