Pasos a seguir en el diseño de un modelo:
1. Definir los objetivos y usuarios del modelo.
2. Definir el ambiente donde cumplirá su función, incluyendo los medios de procesamiento a emplear y los métodos de archivo.
3. Determinar el contenido, incluyendo la definición de cada campo de dato, sus características y estructura.
4. Definir el título, código, numeración de control y designación de áreas especiales si las hubiera.
5. Distribución grosso modo del espacio necesario para cada una de las áreas definiendo el tamaño del modelo, tomando en consideración los medios de archivo y procesamiento.
6. Asignación del espacio específico para cada escaque dentro de las áreas previstas distribuidas.
7. Dibujo en borrador del modelo para someterlo a aprobación.
La asignación para las diferentes secciones del modelo se realiza teniendo en cuenta un conjunto de aspectos que tienen influencia decisiva en su estructura y que son:
1. Título del modelo: debe ser significativo, que exprese claramente el contenido u objetivo. Debe ser breve y fácil de reconocer pues cuando esto no se cumplimenta las personas le asignan nombres prácticos (modelo azul, listado grande, etc.) que puede conducir a error es. Se debe colocar en un lugar que no estorbe al trabajar. Generalmente se coloca en la parte superior izquierda.
2. Encabezamientos o títulos de los escaques: son los espacios delimitados o casillas que tiene el modelo para consignar los datos.
Deben ser breves, redactados en forma entendible. Deben ser muy precisos. Pueden incluir aclaraciones o instrucciones si es necesario y hay espacio. Que sean legibles en cualquier ambiente. Colocarse en forma que no haya dudas a quien pertenece.
3. Secuencia de los escaques: el orden en que se coloquen puede estar en conflicto con las exigencias de varios utilizadores en cuyo caso se debe mantener la más adecuada para la captación de los datos. Los datos que se usan como claves de clasificación deben colocarse en un lugar prominente del modelo, preferiblemente en la parte superior.
4. Tamaño y forma de los escaques: está determinado por las características de su contenido y por los medios que se empleen para el procesamiento. El espacio debe ser suficiente para la información que debe contener y para que sea fácil de entender. Como principio general se establece que el espacio que se designa es ligeramente mayor que el que se necesita.
5. Opciones preimpresas: en muchos modelos resulta conveniente presentar en forma preimpresa todas las opciones o respuestas que pueden darse a un dato cualquiera (nivel escolar: primaria, secundaria, etc.) dejando el espacio para marcar la que corresponda. De esta forma se garantiza que los datos recogidos sean exactamente lo deseado. La posición en que se coloquen las alternativas no debe presentar confusión: Ejemplo:
-------Tren-------Avión--------Camión--------Otros
Este ejemplo puede traer conclusión al marcar Avión pues puede entenderse que es el de adelante o el de atrás. Lo correcto sería:
_____Tren
_____Avión
_____Camión
_____Otros
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