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Técnica presupuestal en la empresa

Autor: miguel angel cabrera mir
Curso:
9,33/10 (6 opiniones) |49535 alumnos|Fecha publicación: 15/07/2008
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Capítulo 11:

 Control presupuestal

A) Estudio Preliminar .

Hemos dicho que es indispensable que los presupuestos obedezcan a un sistema, porque de ello surgirá una mayor compresión en la planeación del control presupuestal.

Del conjunto presupuestario surge un plan financiero que abarca todas las operaciones de la entidad, y representa el conjunto de presupuestos que contribuyen al fin utilitario de la empresa.

Durante el proceso de implantación del sistema de control presupuestal es importante que se tomen muy en cuenta las indicaciones señaladas por cada departamento, puesto que ello manifiesta que ha habido coordinación, cooperación y confianza entre los miembros de cada área en el desarrollo de las actividades de la empresa.

La planeación, como ya vimos anteriormente, juega un papel preponderante para implantar un correcto control presupuestal, por lo que debe ponerse en práctica principiando por precisar detalladamente los pasos o etapas a seguir, al tiempo que se establece el período que abarcará el presupuesto.

Considerando la estructura del negocio se formulará un estudio preliminar de las diferentes alternativas que serán discutidas por los directivos de la empresa o el Consejo de Administración, tomando en cuenta algunas consideraciones básicas que deben atenderse en un sistema de presupuestos, a las cuales se hará referencia posteriormente.

Otro punto importante en este estudio es la coordinación del control presupuestal. Como ya se vio antes, una persona o un comité puede llevar a cabo esta función. En sí, la labor del director será esencialmente de coordinación y educación, y para ello requerirá de personal para diseñar procedimientos que permitan obtener toda la información de otros departamentos y haga la investigación y evaluación de desviaciones en la marcha de la empresa.

La labor educativa juega un papel relevante puesto que se persigue que los integrantes de los diversos niveles directivos conozcan el sistema de control presupuestal y tengan confianza en sus resultados.

Otro aspecto que se debe cuidar es la revisión de políticas de la empresa, las cuales deben ser conocidas por todos los miembros de la misma. Se debe tener muy presente que todas ellas se expidan por escrito y sean conservadas por los funcionarios encargados de aplicarlas.

Además, es importante que se cuente con un manual de contabilidad que facilite la recolección de información cntable de acuerdo con ciertos fines, los cuales deben coincidir con los fines del control presupuestal. ,

Por último, el director del presupuesto y sus subordinados deben preparar los datos que consideren necesarios para cada división y para la gerencia. Los informes gráficos son de gran ayuda para que los altos funcionarios puedan seguir la marcha de las operaciones con facilidad, pero para que realmente sean útiles deben contener información de los años anteriores, datos reales y del presupuesto.

B) Implantación del Sistema.

Una vez realizado el estudio preliminar, el segundo paso es la implantación del sistema de control presupuestal. Son muchas las dificultades que pueden presentarse en algunos casos, por lo que se sugiere la conveniencia de hacer una implantación preliminar antes de la definitiva.

En principio, el director del presupuesto somete los resultados de su estudio preliminar junto con sus recomendaciones a la consideración del consejo de administración y a los jefes de cada división, quienes en su caso toman resoluciones tales como el período financiero, organización de cursos de capacitación, y todas las que consideren necesarias, además de aprobar los informes y reportes propuestos. El director del presupuesto, como coordinador, debe establecer el tiempo oportuno para la preparación del plan financiero.

C) Manual del Control Presupuestal

Es muy importante que se cuente con un manual, a fin de dar uniformidad a la tarea y coordinar las actividades de todas las personas encargadas de la preparación y ejecución de los presupuestos.

El propósito esencial del manual es definir responsabilidades y limites de autoridad de todas las personas que tienen que ver con los presupuestos. Su fin secundario es mostrar la forma y procedimientos que deben seguirse en la preparación de los distintos presupuestos que integran el plan financiero.

Considerando que el manual se elabora para cubrir las necesidades de cada empresa en particular, debe contener detalles específicos de procedimientos y prácticas inherentes al negocio respectivo, incluyendo:

- Objetivos y propósito del control presupuestal

- Predicciones y supuestos básicos.

- Definiciones de términos.

- Período que abarcará el presupuesto.

- Presupuestos que forman el sistema.

- Responsabilidades y autoridad de los funcionarios principales.

D) Calendario del Control Presupuestal

Esta es una parte fundamental en la preparación de los presupuestos porque debe haber sincronización y coordinación en todos los aspectos de la planeación presupuestal. Es conveniente precisar las fechas en que la información y estimaciones de un primer departamento deben estar disponibles para cada una de las demás áreas.

El calendario de control presupuestal viene a ser el primer paso para una verdadera planeación sobre este punto, dado que debe contener la selección del plan financiero, la designación del director de presupuesto, la revisión de las políticas administrativas y del sistema contable, el estudio de los informes en circulación, y los datos estadísticos disponibles.

Dicho calendario debe mostrar la fecha en que el director del presupuesto envía o recibe cualquier documento; una descripción detallada de éstos y su identificación como cédula presupuestal; nombre del funcionario respectivo y su departamento; fecha límite en que debe recibirse o enviarse la información; fecha en que realmente se recibieron o terminaron los datos y comentarios especiales; el día en que deban quedar aprobados los planes de operación para después dar comienzo a los presupuestos; así como la fecha en que el paquete debe estar listo para presentársele al director del presupuesto o al comité para su aprobación y finalmente mandarlos a los departamentos respectivos.

Por último, el calendario debe ser examinado, discutido y aprobado por todos los funcionarios que tendrán que intervenir en la planeación presupuestal, pues representa el compromiso de cumplir con las fechas establecidas. El calendario contendrá plazos específicos para cada uno de los presupuestos que integran el sistema y para las cédulas presupuestarias principales.

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