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Capítulo 7:

 Excel. Copiar y mover fórmulas. Referencias relativas

En el capítulo 2 vimos la técnica de copiar y mover que permite duplicar el contenido de las celdas o moverlo a otros lugares de la hoja. Esta técnica también se puede aplicar a las celdas que contengan fórmulas, y entonces la manera en la que funciona se adapta al hecho de que estamos copiando o moviendo celdas con fórmulas. Recuerda que el procedimiento para copiar o mover celdas es el siguiente:

1.  Selecciona el rango que quieras copiar o mover.

2.  Ejecuta el comando Copiar o Cortar, según el caso, en la ficha Inicio. Aparecerá una línea discontinua móvil alrededor del rango seleccionado.

3.  Selecciona la celda de destino. Si se trata de un rango, selecciona la celda que ocupará el extremo superior izquierdo del nuevo rango que aparecerá. Si vas a copiar una sola celda en varias posiciones a la vez, selecciona todas esas posiciones (rango).

4.  Ejecuta el comando Pegar.

Veamos qué ocurre cuando se aplica esta técnica a celdas que contienen fórmulas. Vamos a crear una fórmula que sume todas las ventas de enero de nuestro libro de trabajo Ventas mensuales. Ve a la celda C10 e introduce la fórmula =C5+C6+C7+C8+C9. Ahora vamos a calcular el total de ventas de febrero y marzo, pero en lugar de crear las fórmulas correspondientes vamos a copiar la que ya hemos creado para enero:

1.  Selecciona la celda C10 (esta es la celda que vamos a copiar).

2.  Ejecuta el comando Copiar (Excel copia la celda en su memoria interna).

3.  Selecciona las celdas D10 y E10 o, lo que es lo mismo, el rango D10:E10, que es donde queremos copiar la fórmula de C10.

4.  Ejecuta el comando Pegar. Excel crea copias de la fórmula de C10 en las celdas D10 y E10 (figura 4.5).

EXCEL

Figura 4.5. Copiar celdas que contienen fórmulas

Ahora vamos a ver las fórmulas que han aparecido en las celdas D10 y E10. Ve a la celda D10 y observa la barra de fórmulas: la fórmula es D5+D6+D7+D8+D9. Si vas a la celda E10, verás que la fórmula es E5+E6+E7+E8+E9. Es decir, que Excel ha cogido la fórmula inicial (que te recuerdo que era C5+C6+C7+C8+C9) y al pegarla en las nuevas celdas las ha adaptado a su nueva posición en la hoja de cálculo. A esto es a lo que se denomina referencia relativa, ya que al copiar las fórmulas, las copias se adaptan a su nueva posición en la hoja de cálculo. Más adelante veremos las referencias absolutas las cuales, como puedes suponer, no se adaptan a sus nuevas posiciones al ser copiadas.

Si utilizas la técnica Autorrelleno para copiar celdas que contengan fórmulas, Excel también modificará las copias para que se adapten a su nueva posición.

Si utilizas el comando Cortar en lugar del comando Copiar, para mover celdas a otro lugar de la hoja de cálculo, las fórmulas de las celdas no se modifican al ser movidas para adaptarse a su nueva posición, sino que seguirán refiriéndose a las referencias originales que contengan.

En resumen, los efectos de copiar y mover fórmulas son los siguientes:

ð Cuando se copia una celda que contiene una fórmula, todas las celdas a las que se haga referencia relativa en esa celda se ajustarán a la nueva dirección de la misma.

ð Cuando se mueve una celda que contiene una fórmula, no cambia ninguna de sus referencias.

ð Cuando se mueve una celda a la que se hace referencia en una fórmula, esa fórmula ajusta sus referencias para seguir apuntando a la nueva dirección de la celda que se ha movido.

ð Cuando se copia una celda a la que se hace referencia en una fórmula, esa fórmula no cambia y sigue haciendo referencia a la dirección original de la celda.

Aviso

Si mueves una celda a una posición a la que se haga referencia en una fórmula, esa fórmula se «romperá» y mostrará el mensaje #¡REF!. Es decir, si tenemos en una celda la fórmula =B2+B3+B4 y movemos otra celda a la celda B3, la fórmula pasará a tener este aspecto: =B2+#¡REF!+B4, lo que indica que se ha perdido la referencia a la celda B3. Para solucionar el problema puedes editar la fórmula y corregir el error introduciendo una referencia válida o borrando el error.

Opciones de pegado

Si utilizas el comando Pegado especial en lugar de Pegar (has de hacer clic en la flecha desplegable de Pegar), Excel mostrará el cuadro de diálogo de la figura 4.6. Casi todas las opciones te permiten seleccionar el formato que debe tener la celda pegada (los formatos los veremos más adelante). La tercera opción, Valores, sin embargo, te permite pegar el resultado de las fórmulas en lugar de las propias fórmulas. Esta opción es muy útil cuando se quieren convertir fórmulas en números. Puedes seleccionar cuantas opciones de pegado quieras, una tras otra. Es decir, escoge una opción y pulsa Aceptar; vuelve a ejecutar el comando Pegado especial y selecciona la siguiente opción; y así sucesivamente.

Figura 4.6. El cuadro de diálogo con las opciones de pegado

Veamos un ejemplo. Pon en negrita la celda C10 y cópiala. Selecciona la celda C11 y ejecuta el comando Pegado especial. En el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en Valores y pulsa Aceptar.

A continuación pega en la celda C12 tanto Valores como Formatos (a través del cuadro de diálogo Pegado especial). En la figura 4.7 puedes ver que los elementos copiados en las celdas C11 y C12 son diferentes sólo por el formato.

Figura 4.7. Resultado de nuestro ejemplo

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