La secretaria como gestor. Uno de los secretarios de alta dirección que es cada vez que contesta el teléfono transmite la importancia de la empresa y la de su máximo representante, con tal maestría que se convierte en un factor de imagen, invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestiona hábilmente en un vuelo de largo recorrido todos los detalles. Se preocupa de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa más especial. Se asegura de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estuvieran impecables. Consigue acelerar una entrega, gestiona una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?
Hacer valer la autoridad de su jefe.
El secretario debe ser la garantia de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia debe ser con detalle: buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... En resumen, era imposible que alguien que en una reunión se había comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma
De esta manera, la mente del jefe puede descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria hace un seguimiento perfecto para que se ejecutare los temas tratados y acordados. La productividad del jefe debe ser espectacular.
Saber estar: La imagen. Un amigo, Gerente de una importante empresa, me comentaba que su secretaria conseguía que en el entorno de su oficina se respirara un aire positivo por todos los costados.
Salía a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, le está esperando. Hacía sentirse importante al que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pasara. Su cordialidad, discreción, forma de vestir, elegancia, la convertía en la señora de la empresa. Respetada y considerada un valuarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de confianza.
Contestaba a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con estilo, transmitía la imagen perfecta. Cuando no estaba ella, se echaba de menos hasta su perfume.
7. Aprender, cursos especializados. Un buen secretario necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa.
Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada.
Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.
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