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Trabajar con Word 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
9,29/10 (14 opiniones) |24668 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 11:

 Ortografía y gramática en Word

Una de las grandes herramientas que presenta Word es la posibilidad de que éste realice una revisión ortográfica e, incluso gramatical, de lo que escribamos.

De hecho, por omisión, conforme escribimos un documento, Word va realizando una serie de tareas encaminadas a evitar que cometamos errores de tecleo o de expresión en nuestro documento. Las más importantes son (figura 5.4):

1.  Word marca con un subrayado rojo las palabras que considera que están mal escritas. (También marca las palabras que consideran que están escritas dos veces seguidas, como los apellidos de nuestra carta al banco).

2.  También marca con un subrayado, pero verde, las expresiones que considera erróneas gramaticalmente.

3.  Finalmente, conforme vamos tecleando, hay ocasiones que corrige automáticamente lo escrito. Este proceso se llama

autocorrección.

fallo ortográfico

Figura 5.4. Ejemplo de fallo ortográfico y gramatical (según Word) 

Ortografía mientras se escribe

Como hemos dicho, Word marca en rojo las palabras que considera erróneas. La forma que tiene Word de saber si una palabra es correcta es comparar lo que escribimos con el diccionario que tiene en su interior. De ahí que pueda ocurrir que marque como errónea una palabra correcta (lo hará si no está en su diccionario).

Cuando Word marque una palabra como errónea, puedes corregirla directamente, pero hay una forma más sencilla. Si haces clic con el botón derecho sobre una palabra errónea (figura 5.5), aparece un menú con las siguientes opciones:

ð En la parte superior, muestra la palabra (o palabras) que él considera que pueden sustituir a la errónea. Si quieres usar una de estas palabras, haz clic sobre ella y Word hará el cambio automáticamente.

ð Haz clic en la opción Omitirtodas si quieres que Word considere en este documento que esa palabra es correcta y no la marque más. Es muy útil para los nombres propios.

ð Haz clic en la opción Agregaral diccionario para que Word incluya esa palabra en su diccionario. Así no volverá a marcarla como errónea.

ð La opción Autocorrecciónse refiere a la corrección automática que realiza Word. Aquí puedes añadir una nueva entrada a esta autocorrección (también lo veremos en este capítulo).

ð La opción Idiomate permite seleccionar un idioma distinto del asignado a esa palabra. Lo veremos más adelante.

error ortográfico

Figura 5.5. Ejemplo de menú emergente para corregir un error ortográfico 

Gramática mientras se escribe

Word marca con un subrayado verde las frases que considera que tienen una gramática incorrecta. Al igual que con la ortografía, si haces clic con el botón derecho sobre el texto marcado, aparecerá un menú emergente para corregir el error (figura 5.6). Este menú, que tiene menos opciones, se utiliza como sigue:

ð Aparece la propuesta de corrección de Word; púlsala para corregir el error si estás de acuerdo.

ð Con la opción Omitiruna vez le indicas a Word que deje la frase como está, si crees que es correcta.

ð Finalmente, Gramática nos lleva a un cuadro de diálogo que explicamos en el siguiente apartado.

menú emergente

Figura 5.6. Ejemplo de menú emergente para corregir la gramática 

Revisión ortográfica y gramatical completa

En los apartados anteriores hemos visto cómo ir corrigiendo la ortografía y gramática conforme escribimos. Sin embargo, al terminar un documento, es conveniente que realices una comprobación ortográfica y gramatical completa, para asegurarte de que no has cometido errores.

Los siguientes pasos muestran cómo realizar esta comprobación:

1.  Sitúa el punto de inserción al principio del documento. Al igual que con la búsqueda, esto no es obligatorio.

2.  Selecciona el comando Ortografía y gramática del menú Herramientas (o pulsa la tecla F7).

3.  Word buscará el primer error y lo mostrará en el cuadro de diálogo Ortografía y gramática (figura 5.7).

ortografía y gramática

Figura 5.7. Cuadro de diálogo Ortografía y gramática

Una vez en este cuadro de diálogo, dispones de las mismas opciones que en el menú emergente. Vamos a considerar que es un error ortográfico (figura 5.7):

ð Word muestra el error en el cuadro No se encontró, y lo resalta en rojo.

ð Si quieres, puedes corregir directamente la palabra errónea en el cuadro No se encontró y hacer clic en Cambiar.

ð En el cuadro Sugerencias, Word muestra las palabras que considera que pueden reemplazar a la que está mal. Si quieres usar una de ellas, selecciónala.

ð Haz clic en el botón Omitir si quieres dejar la palabra como está y continuar la corrección.

ð Pulsa el botón Omitir todas para que Word ignore este error y no considere la palabra errónea en el resto del documento.

ð Haz clic en el botón Agregar al diccionario para añadir la palabra al diccionario.

ð Utiliza el botón Cambiar para reemplazar la palabra errónea por la seleccionada en el cuadro Sugerencias.

ð El botón Cambiar no sólo reemplazará la palabra errónea por la seleccionada en el cuadro Sugerencias, sino que sustituirá todas las apariciones de dicha palabra en el documento.

ð Finalmente, fíjate en el botón Deshacer de la parte inferior. Este botón sirve para deshacer el último cambio que hayas realizado.

Si tienes activada la casilla de verificación Revisar gramática, Word también mostrará en este cuadro de diálogo los errores gramaticales que detecte (figura 5.8).

ortografía y gramática word

Figura 5.8. Un error gramatical en el cuadro de diálogo Ortografía y gramática

Observa que la mayoría de las opciones de este cuadro son similares a las vistas en el menú emergente de la figura 5.6:

ð En el cuadro Uso incorrecto de..., Word muestra la frase errónea.

ð En el cuadro Sugerencias, aparece una propuesta de corrección. Si quieres aceptarla, haz clic en el botón Cambiar.

ð Haz clic en el botón Omitir para dejar la oración como está y continuar la corrección.

ð Finalmente, el botón Omitir regla le indica a Word que no tenga en cuenta esta regla en todo el documento.

Consejo

Si quieres realizar la corrección ortográfica o gramatical sólo de una parte del texto, selecciónalo antes de pulsar F7. Es útil, por ejemplo, cuando añades un párrafo a un documento que ya está revisado.

Seleccionar el idioma

Todo lo visto anteriormente relativo a la ortografía y a la gramática depende del idioma del documento. Lo mismo va a ocurrir más adelante con la herramienta de introducción de guiones.

Aunque lo más normal es que todos los documentos que recibas y crees estén en un mismo idioma, si trabajas con otros idiomas, debes saber cómo indicar a Word el idioma de un texto concreto. De hecho, puedes pedirle que adivine el idioma del texto de manera automática, aunque puede equivocarse.

Para indicar el idioma de un texto:

1.  Selecciona el texto al que quieras cambiar el idioma.

2.  Pulsa en el botón Definir idioma de la barra de estado, que en ese momento debe indicar el idioma actual, o en la ficha Revisar de la cinta de opciones. Se abre el cuadro de diálogo Idioma (figura 5.9).

3.  En la parte superior del cuadro aparecen los idiomas que tienen diccionario para comprobar la ortografía y la gramática. Pulsa uno de ellos para asignarlo al texto seleccionado.

idiomas

Figura 5.9. Cuadro de diálogo Idioma 

Autocorrección

La Autocorreción o corrección automática es una herramienta de Word que se encarga de corregir las palabras conforme vamos escribiendo un documento. De este modo, si escribimos la palabra «qeurer», Word automáticamente escribirá «querer» por nosotros.

Nota

Como todo lo automático en Word, a veces realizará cambios no deseados. Coloca el cursor sobre la palabra corregida y surgirá el botón Opciones de autocorrección para deshacerlo.

Pulsa el Botón Office y ve a las Opciones de Word. En la ficha Revisión tienes el comando Opciones de Autocorrección, púlsalo para abrir el cuadro de diálogo Autocorrección (figura 5.10). Este cuadro es el lugar donde puedes definir los cambios automáticos que Word irá corrigiendo mientras escribes.

autocorrección

Figura 5.10. Cuadro de diálogo Autocorrección

En la parte superior tienes tres casillas de verificación muy importantes, ya que corrigen tres errores muy típicos al teclear:

ð Activa la casilla Corregir DOsMAyúsculas SEguidas para evitar que aparezcan dos mayúsculas al principio de palabra.

ð La casilla Poneren mayúscula la primera letra de una oración se explica por sí misma. Si detrás de un punto empiezas con minúsculas, lo corregirá automáticamente.

ð Finalmente, la casilla Corregirel uso accidental de bLOQ mAYÚS también es muy útil para evitar que te encuentres con un párrafo completo con las mayúsculas y las minúsculas cambiadas.

Pero la zona más interesante es la sección Reemplazartexto mientras escribe. Si quieres que Word realice estos cambios, asegúrate de tener activa la casilla de verificación correspondiente.

En esta sección ves dos columnas. Lo que hay en la columna de la izquierda se reemplazará automáticamente por lo que hay a la derecha de manera automática. Por ejemplo, puedes buscar el ejemplo puesto antes: «qeurer» por «querer».

Como cada uno tenemos errores propios al teclear, puedes añadir tus propias palabras para que Word las corrija. Sólo tienes que escribir la palabra (o conjunto de palabras) mal escritas en el cuadro Reemplazar y la palabra (o conjunto de palabras) correctas en el cuadro Con.

Ahora comprenderás el botón Autocorrección del cuadro de diálogo Ortografía y gramática (figura 5.7). Si pulsas ese botón, Word añadirá una nueva norma de autocorreción, utilizando la palabra errónea y la correcta para crearla. Lo mismo ocurre con la opción Autocorrección del menú emergente.

Capítulo siguiente - Tablas y gráficos en Word

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