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Trabajar con Word 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
9,29/10 (14 opiniones) |24668 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 12:

 Tablas y gráficos en Word

Objetivos del capítulo

•   Aprender a crear tablas en Word.

•   Aprender a modificar la estructura de la tabla.

•   Aprender a dar formato a las tablas.

•   Aprender a introducir imágenes en un documento.

Tablas en Word

Empezamos este último capítulo dedicado a Word con las tablas. Las tablas son los elementos de Word que permiten distribuir el texto de los documentos en filas y columnas. En este libro hemos usado algunas tablas para mostrar información, como la tabla 3.1 que mostraba las teclas que sirven para desplazar el punto de inserción.

Crear la tabla

Aunque hay varias formas de crear una tabla, la más sencilla es utilizar el botón Insertar tabla de la cinta de opciones. Utiliza los siguientes pasos para hacerlo:

1.  Sitúa el punto de inserción en la posición en la que quieras crear la tabla.

2.  Haz clic en el botón Tabla de la ficha Insertar.

3.  Arrastra el puntero del ratón para indicar el número de filas y de columnas que quieres que tenga la tabla. Por ejemplo, en la figura 6.1 vamos a crear una tabla con 4 filas y 4 columnas.

4.  Cuando sueltes el botón del ratón, Word creará una tabla con las filas y columnas que hayas indicado (figura 6.2).

insertar tabla

Figura 6.1. Indica el número de filas y columnas en el botón Insertar tabla

tabla en word

Figura 6.2. La nueva tabla en el documento de Word

Hay otra forma de crear una tabla también muy sencilla, y que te vamos a enseñar para que decidas cómo hacerlo:

1.  Sitúa el punto de inserción en la posición en la que quieras crear la tabla.

2.  Haz clic en el comando Insertar tabla... en el desplegable que aparece para abrir el cuadro de diálogo Insertar tabla.

3.  Indica el número de filas y columnas que quieres que tenga la tabla en los cuadros Número de filas y Números de columnas, respectivamente.

4.  Haz clic en el botón Aceptar para crear la nueva tabla.

Rellenar la tabla de datos

Una vez creada la tabla, lo siguiente que tienes que hacer es llenarla de datos. Rellenar una tabla es tan sencillo como:

1.  Haz clic en la celda en la que quieras introducir el texto.

2.  Teclea el texto que desees.

3.  Repite los dos pasos anteriores para rellenar todas las celdas.

Otra forma también muy sencilla consiste en utilizar los dos primeros pasos anteriores para llenar de datos la primera celda de la tabla y usar la tecla Tab para ir pasando de una celda a otra.

Consejo

Si quieres introducir un tabulador en una celda, utiliza la combinación de teclas Ctrl+Tab. Si pulsas Tab pasarás a la celda siguiente.

Rellenar la tabla con texto que ya existe

Si ya tienes escrito el texto y lo quieres situar en el interior de una tabla, no tienes que volver a escribir el texto dentro de la tabla. Lo único que tienes que hacer es practicar los comandos Cortar y Pegar que vimos en el capítulo 3 del libro:

1.  Crea la tabla vacía como se ha indicado en el apartado anterior.

2.  Selecciona el texto que quieres situar en la primera celda de la tabla y ejecuta el comando Cortar de la cinta de opciones.

3.  Haz clic en el interior de la celda donde quieres situar el texto.

4.  Selecciona el comando Pegar de la cinta de opciones.

5.  Repite los pasos del 2 al 4 con el resto del texto de la tabla.

Añadir o eliminar filas y columnas

Una vez creada la tabla, puedes modificarla en cualquier momento. Los cambios pueden referirse al formato de la tabla (por ejemplo, aumentando el ancho de una columna o añadiendo y eliminando bordes a algunas celdas) o a la estructura de la misma: añadiendo o eliminando filas y columnas.

Vamos a ver ahora cómo modificar el número de filas y columnas de una tabla que ya existe.

Añadir filas

Si tras crear una tabla te das cuenta de que necesitas más filas de las que habías creído al principio, sitúate en la última celda de la tabla (haz clic en ella con el ratón) y pulsa la tecla Tab. Automáticamente aparecerá una nueva fila al final de la tabla.

El problema surge cuando quieres crear una fila, pero en mitad de la tabla y no al final. En ese caso, utiliza los siguientes pasos:

1.  Haz clic en cualquier celda de la fila delante de la que quieres añadir la nueva fila.

2.  Observa que hay una ficha nueva Herramientas de tabla. Ve a su ficha Presentación y mira el grupo Filas y columnas.

3.  Haz clic en la opción Insertararriba para crear una fila encima de la que indicaras en el punto 1. Si usas la opción Insertarabajo, crearás la nueva fila debajo de la indicada en el punto 1.

Consejo

Si seleccionas varias filas en el paso 1 de la secuencia anterior, al seleccionar la opción Insertararriba, crearás tantas filas como hayas seleccionado. Para seleccionar una fila completa, utiliza la barra de selección a la izquierda de la primera celda.

Añadir columnas

Para añadir columnas, el sistema es básicamente el mismo que el visto para añadir filas, pero cambia el comando que hay que usar:

1.  Haz clic en cualquier celda de la columna delante de la que quieres añadir la nueva columna.

2.  Selecciona el comando Insertar a la izquierda de la ficha Herramientasde tabla y pestaña Presentación.

3.  Del mismo modo, haz clic en el comando Columnas a la derecha para crear la nueva columna a la derecha de la indicada en el punto 1. Puedes pulsar tantas veces como columnas quieras agregar.

Eliminar filas y columnas

Igual que puedes añadir filas y columnas, también puedes eliminarlas cuando quieras. Para hacerlo, utiliza los siguientes pasos:

1.  Haz clic en cualquier celda de la fila o columna que quieres eliminar.

2.  Selecciona el comando Eliminar del grupo Filas y columnas de la pestaña Presentación, ficha Herramientas de tabla.

3.  En el desplegable, haz clic en la opción Eliminar filas (o Eliminar columnas) para eliminar la fila (o la columna) en que se encuentre el punto de inserción.

Seleccionar filas y columnas

Hemos visto cómo crear y eliminar filas y columnas usando los comandos del menú Tabla. Pero hay otra forma más sencilla que consiste en seleccionar filas y columnas y utilizar el menú emergente de Word.

La figura 6.2 muestra la barra de selección de filas, que es una zona a la izquierda de las filas que permite seleccionar filas completas: sitúa el puntero del ratón a la izquierda de la fila que quieres seleccionar y haz clic.

Una vez seleccionada una fila puedes hacer clic con el botón derecho sobre el área seleccionada, y aparecerá el menú emergente de dicha fila (figura 6.3).

 menú emergente fila seleccionada

Figura 6.3. Ejemplo de menú emergente en una fila seleccionada 

Consejo

Si quieres realizar la misma operación con varias filas, puedes seleccionarlas todas a la vez: haz clic en la zona de selección de la primera fila que quieres seleccionar y arrastra el ratón hacia abajo.

Con respecto a las columnas, el funcionamiento es el mismo, pero para seleccionar una columna, has de situar el puntero del ratón en la zona superior de dicha columna para que éste se transforme en una flecha oscura apuntando hacia abajo. Al hacer clic, se selecciona la columna completa.

El menú emergente de las columnas es similar al de las filas (figura 6.3), pero sus comandos se refieren a las columnas, como es lógico.

Ancho de las columnas y altura de las filas

Para terminar con el cambio de la estructura de la tabla, vamos a ver cómo modificar el ancho de las columnas y el alto de las filas. La manera más sencilla de modificar el ancho de las columnas es la siguiente:

1.  Asegúrate de que no hay seleccionada ninguna celda de la tabla. La mejor forma es hacer clic fuera de la tabla.

2.  Sitúa el puntero en la línea vertical que separa la columna que quieras modificar con la que está situada a su derecha. El puntero se convertirá en una doble flecha (figura 6.4).

3.  Finalmente, haz clic y, sin soltar, arrastra hacia la derecha para aumentar el ancho de la columna o hacia la izquierda para reducirlo.

ratón

Figura 6.4. El puntero del ratón listo para cambiar el alto de una fila y el ancho de una columna

Has de tener en cuenta que Word mantiene el ancho total de la tabla al realizar esta operación (a menos que lo hagas con la última columna de la tabla). Por tanto, adaptará la anchura del resto de columnas de la tabla y no sólo de la columna actual.

Consejo

Si quieres modificar el ancho de unas celdas concretas en una columna y dejar el resto como están, selecciona la celda o celdas y arrastras el puntero del ratón a derecha o izquierda.

Respecto a las filas, también puedes cambiar la altura de las mismas. Por regla general, Word aumenta el alto de una fila cuando no cabe en alguna de sus celdas el texto que contiene, pero puedes querer cambiar el alto de una fila de manera manual.

Para hacerlo:

1.  Sitúa el puntero del ratón en la línea horizontal inferior que separa la fila que quieres modificar con la que está situada debajo de ella. El puntero se convertirá en una doble flecha (figura 6.4).

2.  Haz clic y, sin soltar, arrastra hacia abajo para aumentar la altura de la fila. Si arrastras hacia arriba, reducirás su altura, aunque no siempre podrás (estarás limitado por el texto que haya en las celdas de la fila en cuestión).

Estilos de tablas

Cada celda de una tabla funciona igual que un párrafo de Word. Esto significa que puedes aplicarles la alineación, las sangrías y, por supuesto, incluir negritas, cursivas o subrayados. Para hacerlo, utiliza la cinta de opciones o los cuadros de diálogo Fuente y Párrafo que vimos en el capítulo 4.

Pero, además, la tabla en sí también dispone de sus posibilidades de formato. Observa la figura 6.5 y verás a lo que nos referimos. Esta tabla presenta los títulos de las columnas sobre un fondo de color, las celdas de los títulos de las filas sobre otro fondo de color e incluye una línea las filas. También presenta en las filas de la segunda columna un relleno de fondo que alterna dos colores y ha cambiado el color del texto para cada columna.

autoformato

Figura 6.5. Ejemplo de tabla con un autoformato aplicado

Todos estos formatos se pueden aplicar mediante los formatos de carácter y utilizando los comandos Bordes y Sombreado de la pestaña diseño Diseño de la ficha Herramientasde tabla. Sin embargo, hay una forma mucho más rápida y sencilla de hacerlo, los Estilos de tabla, que se utilizan con estos pasos:

1.  Sitúa el punto de inserción en el interior de la tabla.

2.  Pulsa en el botón Más en el grupo Estilos de tabla para que se despliegue la galería de estilos predefinidos.

3.  Recorre con el cursor los distintos diseños, que se muestran como iconos bastantes descriptivos. Aún así en el documento irá cambiando su aspecto para que veas cómo quedaría.

4.  Cuando encuentres un diseño que se ajuste a lo que quieres, haz un clic sobre él y el estilo se aplicará a la tabla.

El cuadro de diálogo Propiedades de tabla

Hemos visto en los apartados anteriores algunas de las formas que tenemos de modificar una tabla o su formato. Sin embargo, hay un cuadro de diálogo que te permite realizar esas mismas funciones y algunas otras que no hemos visto aquí.

Para abrir este cuadro de diálogo, selecciona el comando Propiedades de tabla del grupo Tabla, que está en la ficha Herramientasde tabla, pestaña Presentación. La figura 6.6 muestra este cuadro de diálogo, que presenta cuatro pestañas distintas: Tabla, Fila, Columna y Celda.

En cada una de estas pestañas, encontrarás opciones para cambiar la tabla o su formato. Por ejemplo, en la pestaña Tabla, puedes definir la alineación de la tabla (izquierda, derecha o centro) e incluso que el texto del documento se «desplace» alrededor de la tabla si ésta no ocupa todo el ancho de la página.

propiedad de tabla

Figura 6.6. Pestaña Tabla del cuadro de diálogo Propiedades de tabla

Insertar imágenes en Word

Si vuelves atrás y miras la primera figura del capítulo 2, en ella mostramos un documento de Word con un gráfico en su interior. Ha llegado el momento de ver la forma en la que se pueden incluir otros elementos distintos de texto en un documento.

Aunque vamos a ver un ejemplo de un gráfico, en realidad puedes incluir en tus documentos otro tipo de archivos, como un dibujo, un objeto de WordArt (que permite crear texto muy divertido) o un gráfico de tarta.

Insertar una imagen

La característica principal de la operación de insertar es que el gráfico que se inserta en un documento de Word se incluye en el gráfico tal y como está, no existiendo ninguna relación entre el archivo original y el documento de Word.

Vamos a usar la figura 2.1 del capítulo 2 como ejemplo de imagen en un documento. Fíjate que se trata de nuestra carta de ejemplo al banco. En concreto, hemos insertado el gráfico con el logotipo de nuestra empresa.

Los pasos que tienes que utilizar para insertar un gráfico en un archivo de Word son los siguientes:

1.  Sitúa el punto de inserción en la posición en la que quieras insertar el gráfico.

2.  Selecciona el comando Imagen, grupo Ilustraciones, de la ficha Insertar en la cinta de opciones.

3.  Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar imagen que es similar al cuadro de diálogo Abrir (figura 6.7).

4.  Haz clic en el nombre del archivo de la imagen que quieres insertar. (Si el archivo de la imagen no aparece en el interior del cuadro, selecciona la carpeta en la que esté en el cuadro Buscar en.) Observa que aparece una representación de la imagen a la derecha del cuadro de diálogo.

5.  Para insertar la imagen, haz clic en el botón Insertar.

imagen del menú insertar

Figura 6.7. Submenú Imagen del menú Insertar

Terminados estos pasos, aparecerá la imagen en el documento, exactamente en el lugar en que situaras el punto de inserción en el primer paso de esta secuencia.

Nota

Hay un tipo especial de inserción que consiste en insertar en un documento de Word otro documento de Word distinto. Lo único que hay que hacer es utilizar el comando Insertar objeto del grupo Texto en la ficha Insertar de la cinta de opciones, y seleccionar el archivo que quieres insertar.

Capítulo anterior - Ortografía y gramática en Word

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