La evidencia documental, es un tipo de evidencia que abarca varios registros que dan soporte al negocio de la empresa y al sistema de información contable: cheques, facturas, contratos y minutas de las juntas. En parte su contabilidad depende de si fue preparada dentro de la empresa o fuera de ella.

Algunos documentos creados en la compañía como cheques se envían fuera de ella para que sean endosados y procesados, gracias a esta revisión crítica de externos, se consideran más confiables que otros documentos elaborados por el personal del cliente.

La evidencia creada fuera de la empresa y transmitida directamente a los auditores. Este tipo de documentación es poco común. Un ejemplo es el estado de cuenta bancario a la fecha de corte.

La evidencia documental fuera de la empresa y conservada por el cliente, muchos documentos creados en el exterior que examinaron los auditores estarán en posesión del cliente: estados de cuenta bancarios y facturas de los proveedores, declaraciones de impuestos, documentos por pagar, contratos, órdenes de compra de los clientes, acciones y certificados de bonos.

La evidencia documental creada y conservada por el cliente: el cheque pagado es sin duda el tipo más confiable de evidencia documental generada en ella. Lleva el nombre del beneficiario y una perforación o sello que indica el pago efectuado por el banco.

La confiabilidad que merecen los documentos preparados y utilizados solo dentro de la organización depende de la eficacia del control interno. Entre estos documentos tenemos a:

* Evidencias informáticas.

- Documentos electrónicos.
- Cartas de abogados.
- Informes de especialistas.

Las evidencias informáticas están contenidas en soportes electrónicos, informáticos y telemáticos, así como los elementos lógicos, programas y aplicaciones utilizados en los procedimientos de la entidad.

Documentos electrónicos. Gran parte de la documentación son en hojas impresas, las mismas no se conserva físicamente cuando el cliente tiene un moderno sistema contable computarizado. Cuando se utiliza un sistema de intercambio electrónico de datos, los documentos de origen como facturas, órdenes de compra, cheques y documentos de embarque, se constituyen como documentos electrónicos.

Una operación de compra puede iniciarla automáticamente la computadora de un cliente, enviando un mensaje electrónico e datos al sistema de cómputo del proveedor. El mensaje se reemplaza después con la orden tradicional.

Cartas de los abogados. La fuente primaria de información referente a un litigio contra el cliente son las cartas de los abogados. Para conseguirlas los auditores deben pedirle al cliente que les diga a sus abogados que les entreguen su evaluación de los resultados del litigio.

¿Quieres ser el primero en opinar sobre Evidencia documental. Auditoría?