Gestión documental avanzada

MÓDULO GESTIÓN DOCUMENTAL Y PROCESO DE EXPEDIENTES

Objetivo: Clarificar qué se puede hacer con un documento interno (generado por la propia empresa) o externo (cuando viene desde fuera), cómo se puede estructurar la documentación, cómo se relaciona con los programas de gestión, qué es un circuito de tramitación relacionado con la gestión documental. Sesión orientada a realidad práctica y no a visión tecnológica (aunque la incluya).

Duración: 5 horas

Temario:

Primera parte (3 horas):

• Ejemplos de lo que puede ser la gestión documental en una empresa o institución
• Definiciones: Gestión Documental, Gestión de Contenidos, Gestión de Procesos, Gestión del Conocimiento, firma electrónica
• Pieza documental
• Argumentos para montar un Sistema de Gestión Documental (SGD) en función de los objetivos del usuario
• Ejemplos del uso de un SGD para suplir las deficiencias de los Sistemas de Información.
• Integración de productos: Conexión de los Programas de Gestión (ERP’s) con los SGD
• Recorrido de la información (ciclo de vida) soportada por documentos (físicos o electrónicos)
• Metodología MetGe-Doc para abordar el “Plan Contable” de la Información: Consultoría de archivo, documentación y work-flow
• El Archivo: Cuadros de Clasificación, Calendarios de Conservación
• La Gestión de Expedientes pura y dura
• Reingeniería de procesos
• Profesionales del archivo
• Legislación sobre archivos, documentos y validez jurídica
• Digitalización de documentos: métodos, utilidad, coste
• Normas: Ley 30/1992 del Procedimiento Administrativo Común, Llei 10/2001 d’Arxius i Documents, Normativa MAP Atrio, Sicres y Estrofa, Normativa de la WFMC
• Organización antes que Tecnología
• Dificultades en la implantación

Segunda parte (2 horas)

· Productos en Gestión Documental

· Productos en Gestión Contenidos

· Productos en Gestión de Procesos

· Consultoría Inicial: Confusión entre preparar los parámetros de un producto y tener el mapa de la información y los procesos totalmente establecido

· Mantenimiento operativo de funcionamiento: lo que siempre olvidamos

· Cálculo de Inversión y Costes de Implantación y de Funcionamiento

· Cálculo de los costes escondidos

· Cómo tener una mala experiencia

· El ROI imaginario

Material (opcional): se entregará material de diversos fabricantes de software que han decidido entregarlo para su divulgación en el evento.

Opiniones del Consultor: no emitirá juicios ni opinión sobre ningún producto.

Objetivo: Muchas veces se confunde la Digitalización de Documentos como la Gestión Documental, cuando aquélla es parte de ésta. Sin embargo. Por su coste y nivel de inversión, hace falta dedicarle una sesión monográfica

Duración: 5 horas

Temario:

• Porqué nos empeñamos en digitalizar: Análisis de los documentos a digitalizar
• Ciclo de producción en la digitalización de documentos.
• Captura por Internet.
• Substitución de la fotocopiadora por un proceso de digitalización de documentos
• Preparación de los documentos a digitalizar.
• Digitalización o proceso de escáner.
• Reconocimiento de datos automáticos desde la imagen digitalizada.
• Validación de datos o asignación de información a cada imagen digitalizada
• Proceso de post-digitalización con el documento físico.
• Transferencia de las imágenes y los datos asociados al contenedor de documentos o “base de datos documental” del Gestor Documental
• Paso a la publicación en Internet.
• Gestores Documentales: breve reseña
• Cálculo de la inversión y del coste de funcionamiento del proceso de digitalización

MÓDULO BBDD DOCUMENTALES Y GESTIÓN DE CONTENIDOS EN LA INTRANET

Objetivo: Aproximar definiciones y conceptos, señalar el estado del arte y orientar a los asistentes en técnicas, productos y metodologías de implantación con ejemplos de empresas que están utilizando bases de datos documentales. Este curso tiene un nivel técnico muy adecuado para empresas con manipulación de contenidos textuales (agencias de noticias, imprentas, agencias literarias).

Estructurar la Intranet a nivel informacional, independientemente de las herramientas usadas para su visionado, presentando ejemplos existentes de Intranets que no se pueden ver si no se es colaborador de la institución propietaria de la Intranet. Sesión orientada a contenidos y no a visión tecnológica

Duración: 5 horas

Temario:

• Introducción
• Motor gestión documental
• Añadir documento
• Motor base de datos documental
• Análisis documental y análisis de contenidos
• Elementos de una intranet
• Cómo participa cada área
• Mantenimiento de contenidos
• Libro de estilo
• Implantación y costes: elementos
• Parámetros base de datos documental
• Productos
• Derechos de autor y otros
• Legislación

MÓDULO SISTEMAS DE WORK-FLOW EN LAS ORGANIZACIONES

Objetivo: Aproximar definiciones y conceptos, nombrar las normas internacionales que homologan dichos productos y metodologías, señalar el estado del arte y orientar a los asistentes en técnicas, productos y metodologías de implantación con ejemplos de empresas que están utilizando sistemas de work-flow. Incluye acercamiento a conceptos de e-Procurement, e-CRM, e-Banking. Se dan pautas sobre el porqué del Work-Flow en una Organización y un acercamiento al ROI del proyecto. Sesión orientada a contenidos y no a visión tecnológica.

Duración: 5 horas

Temario:

• Qué es Work-Flow: ejemplos, cambios de estado no es work-flow
• Conceptos básicos: externos direccionales, embedded, web, flujos de negocio, funcionalidades ERP, modelos de documentos
• Normativa WfMC y Estrofa (MAP): la necesidad de los standards
• Flujo, recursos ejecutores, pre y post proceso, proceso encadenado, alarmas, indicadores, colas de trabajo, falsas colas de trabajo (a través de e-mail), proceso de calidad, condiciones
• Conexión con ERP’s, conexión con el gestor documental, registro de entrada y salida de documentos
• Tecnología: WAPI’s à Estructura, protocolos, funcionamiento, control de procesos, control de actividad, estados, lista de actividades
• Estudio de un caso y uso de metodología
• Sistema de auditorías, balanceo de cargas, cuadro de mando
• Intercambio en definición de procesos, meta-modelos, XPDL
• Problemas: velocidad de proceso, sub-procesos anidados, uso del correo electrónico como cola de trabajo, infraestructura tecnológica
• Plan de implementación
• Simulación de tiempos de ejecución con carga finita o sin limitación
• Productos de work-flow
• Direcciones web de interés

MÓDULO SHAREPOINT COMO MOTOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Objetivo: Acercar al usuario a las diversas posibilidades de configurar SharePoint como herramienta de Gestión Documental y de Work-Flow.

Duración: 5 horas

Temario:

• Funcionalidades de servidor (versión 2007)

- Colaboración

- Portales, intranets, extranets

- Enterprise Search: búsqueda global

- Administración de contenido

- Formularios comerciales y procesos empresariales

- Inteligencia empresarial

• Uso compartido de la información
• Niveles de seguridad distintos al File System y mucho más flexibles
• Aplicaciones Web de toda la empresa en una plataforma integrada
• Plataforma y herramientas para la administración de servidores
• Cómo montar un work space y una web part: limitaciones, parámetros
• Formularios y docflow y workflow
• Gestión de expedientes: cómo lograrlo
• Identificación de los datos de documentos, expedientes y procesos
• Integración con Office
• SharePoint Designer: DataFormWebPart, XSLT, JavaScript y WebService para desarrollar algunas funcionalidades a través del

MÓDULO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO APLICADO

Objetivo: Aproximar definiciones y conceptos, señalar el estado del arte y orientar a los asistentes hacia dónde parece que va; ejemplos de empresas que han realizado experiencias en este campo.

Duración: 5 horas

Temario:

• Ni Gestión Documental (Cuadro de Clasificación), ni Gestión de Contenidos
• Qué es la GC o KM?
• GC, sobre qué tema? à Ejemplos de Gestión del Conocimiento
• Objetivos de la GC o KM

· Mapa del Conocimiento de la Empresa: de qué conocimiento dispongo, dónde está, quién lo tiene, cómo lo obtengo

• Conceptos básicos y tipología
• Metodología
• Procesos de generación de conocimiento en una Organización
• Activos de la Empresa y Medición del Capital Intelectual
• Políticas de Gestión del Conocimiento (qué saber, cómo volcarlo)
• Costes y Beneficios de los programas de GC
• Proceso de implantación de un programa de GC
• Herramientas de las que se sirve la GC
  • ERP’s
  • Internet
  • Intranet
  • DataWareHouse y DataMining
  • Gestión Documental
  • Herramientas de soporte a la decisión
  • Groupware
  • Extranets
  • Inteligencia Artifical
• Productos llamados de KM o de GC
• Derechos de autor
• Links y Libros de Interés
• Comentario del estudio de la consultora KPMG Consulting: “Informe KM Researh Report 2000”