Microsoft Project 2000

La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas, o puede ser complejo, por ejemplo, cientos de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de Euros.

La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.

Microsoft Project es un software para la gestión de proyectos, que permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.

Microsoft Project es una eficaz y flexible herramienta de administración de proyectos, válida para controlar proyectos simples o complejos y que podrá ayudar al responsable del proyecto a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

Objetivos:

El objetivo del curso es el conocer: cómo definir tareas, asignar recursos y determinar costes de ejecución del proyecto, así como conocer de forma rápida la posible desviación del proyecto, una vez que ya ha comenzado, respecto de la planificación inicialmente desarrollada.

Contenido:

TEMA 1 Primeros pasos con Microsoft Project.
Novedades de Microsoft Project. Nuevo Diagrama de Red. Comenzar a trabajar con Microsoft Project. Identificar los elementos de la pantalla principal de Microsoft Project. Crear, abrir y guardar un archivo de proyecto. Acceder a la ayuda de Microsoft Project. Propiedades del proyecto.

TEMA 2 Programar las tareas.
Introducir tareas. Estructurar y modificar las tareas. Gestionar las tareas. Hitos. Tareas repetitivas. Dividir tareas. Vincular tareas. Calendario de tareas.

TEMA 3 Identificar recursos.
Tipos de recursos. Asignar recursos a las tareas. Eliminar la asignación de recursos a las tareas. Visualizar los recursos. Calendario de recursos. Costes de los recursos. Reasignación de recursos. Compartir recursos.

TEMA 4 Asignación de costes.
Visualizar tasas de los recursos. Asignar costes a los recursos. Asignar costes fijos a las tareas. Comprobar el coste total de las tareas. Comprobar el coste total de los recursos.

TEMA 5 La apariencia del proyecto.
Presentar el proyecto completo. Comprobar fechas de comienzo y/o finalización del proyecto. Crear filtros. Agrupar la información. Ordenar la información. Crear vistas. Personalizar las vistas. Ajustar la dependencia entre tareas.

TEMA 6 Seguimiento del proyecto.
Guardar una línea de base del proyecto. Guardar un plan provisional. Incorporar duración real de las tareas. Seguimiento de las tareas. Seguimiento de los recursos. Comprobar variaciones entre trabajos reales y previstos. Seguimiento de los costes. Administrar cargas de trabajo por recursos sobreasignados.

TEMA 7 Comunicación del plan.
Fondos de recursos. Visualización previa. Imprimir el proyecto. Imprimir informes. Publicar el proyecto en formato HTML.

TEMA 8 Repaso del proceso de creación y seguimiento de un Proyecto.
Crear un proyecto con Microsoft Project y realizar su posterior seguimiento.

La duración estimada del curso es de aproximadamente 20 horas.

Metodología:

El curso está desarrollado en ocho temas, que se corresponden con 4 Módulos diferenciados y que son:

· Nuevas funcionalidades incorporadas en la Herramienta
· Planificación de Tempo, Recursos y Costes y su Presentación gráfica
· Seguimiento de proyectos en curso
· Relación con otras herramientas de la familia Office de Microsoft

El Módulo 1, Tema 1, muestra las nuevas funcionalidades existentes, realizando un repaso general de los conceptos fundamentales de la Planificación.

El Módulo 2, Temas 2, 3, 4 y 5, define Actividades / Tareas, la Dependencias entre las mismas y calendarios del Proyecto y de las Tareas. De esta forma se puede alcanzar una primera fase de la Planificación, Pert Tiempos. Posteriormente se analiza como el impacto que las limitaciones de recursos pueden suponer modificaciones en la Planificación inicial, mostrando posibles soluciones que dan lugar a una Planificación Real. De los costos de Recursos y Tareas, se obtiene un costo del Proyecto. Para cualquiera de las situaciones, se muestra como obtener informes estándar de la Herramienta.

El Módulo 3, Tema 6, enseña como realizar el seguimiento del Proyecto una vez que éste ha vez empezado. Permitiendo conocer las desviaciones en Tiempo y Costo que se van produciendo para poder realizar las correspondientes acciones correctoras.

El Módulo 4, Tema 7, enseña como exportar la información de las Tablas que trata Microsoft Project, para ser tratadas con otras Aplicaciones de la familia Office.

Evaluaciones:

Al finalizar cada Tema se realiza un Test de Auto-Evaluación, que permite al alumno conocer el nivel del avance obtenido. También se realiza un Test que debe enviarse al Tutor del curso, y del que obtendrá respuesta al día siguiente al del envío. A la vista del resultado, el Tutor podrá proponer repetir el Tema y el correspondiente Test o continuar al tema siguiente. También podrá proponer el Tutor la realización de algún ejercicio que le permita conocer como se consolidado los conceptos que presenta el tema.

De la misma forma que el alumno envía los tests al Tutor, puede solicitar las aclaraciones que sean necesarias. Aquellas que resulten más frecuentes, serán respondidas de forma general a todos los alumnos, las demás se responderán de forma individualizada.

Finalizado el Curso, se propondrá un ejercicio práctico que se devolverá resuelto al Tutor.