Organización Integral de Eventos

PROGRAMA

ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE EVENTOS

UNIDAD 1: LA PROFESION DEL ORGANIZADOR DE EVENTOS

1. Profesión y experiencia. Práctica profesional en eventos. Organizadores de eventos amateurs y con experiencia. Organizadores de eventos formados en otras disciplinas (Relacionas públicas, publicidad, hotelería, turismo, gastronomía…) La formación y la capacitación continua. Uso de nuevas tecnologías de la información.
2. La función del organizador de eventos. Alcances y límites. Interacción con los demás participantes. Organización del trabajo del OE.
3. Diferenciación, el sello propio del Organizador.
4. Aspectos legales y contables de la profesión. Derechos y obligaciones dentro de la actividad de organización de eventos y en la tarea del organizador. Situación laboral, contratos de trabajo, etc.
5. Delegación de tareas. Empowerment. Trato con proveedores y administración de compras. Negociación, conciliación y resolución de conflictos. Liderazgo, conducción y coordinación de grupos.
6. Trabajos prácticos de la unidad

UNIDAD 2: EL MERCADO DE EVENTOS

1. La OFERTA DE SERVICIOS. Eventos empresariales y sociales existentes en el mercado, variedad, dónde se realizan, quiénes lo realizan y cómo. Tareas del Organizador en cada uno de ellos.
2. Los PROVEEDORES DE SERVICIOS PARA EVENTOS. Selección de servicios, y degustaciones. Visita a predios y salones, verificación de instalaciones y equipamiento. Evaluación de servicios y presupuestos. Logística, fletes y traslados. Compras de insumos y material. Selección de personal auxiliar. Planificación de casting.
3. La seguridad del evento. Ingresos, salidas convencionales y de emergencia. Normas generales de seguridad y programas de evacuación. Elementos y materiales de seguridad necesarios. Sistema de comunicaciones interno y externo. Vigilancia. Asistencia médica.
4. La DEMANDA. Distintos tipos de clientes, características. Qué demandan y cómo satisfacerlos. El trato con particulares y familias, con instituciones y empresas. Variedad en los gustos de los consumidores en los últimos años.
5. Trabajos prácticos de la unidad.

UNIDAD 3: EL PLAN DEL EVENTO

1. Investigación. Búsqueda de información sobre el tipo de evento a realizar, antecedentes de eventos realizados y grados de satisfacción. Investigación del cliente y expectativas.
2. Generación de la idea. Creatividad aplicada a la generación de la idea madre del proyecto. Tormenta de ideas.
3. Planificación. Elaboración del contenido del plan del evento, con objetivos, plazos y metodología de ejecución.
4. Presentación del Plan. Síntesis de la información y redacción. Presentación para eventos empresarios e institucionales. Diseño de la presentación basado en la temática del evento.
5. Trabajos prácticos de la unidad

UNIDAD 4: LA EJECUCION DEL EVENTO

1. Tareas pre-evento. Verificación de instalaciones, catering y otros servicios.
2. Acondicionamiento de instalaciones, productos y servicios necesarios. Ensayo de tareas, actividades y espectáculos.
3. Los tiempos del evento. De los tiempos del plan a los tiempos reales. Aplicación de distintas metodologías.
4. Tareas durante el evento. Coordinación y verificación de actividades por tiempos establecidos. Control de personal y tareas. Chequeo de satisfacción del cliente y asistente. Manejo de los “climas” del evento.
5. Tareas post evento. Acondicionamiento de las instalaciones para su devolución, chequeo de insumos y materiales, presupuesto y facturación. Balance post evento.
6. Trabajos prácticos de la unidad