Perfeccionamiento De Secretarias/os

1. SITUAR EL SECRETARIADO DENTRO DE LA EMPRESA: ASPECTOS PSICOLÓGICOS Y PROFESIONALES

• Comprender la organización de la empresa.
• Distinguir los tipos de Secretaría.
• Identificar las funciones de un/a Secretario/a:
  
  • - Colaborar con la gestión.
  • - Filtrar la información.
  • - Ser nudo de comunicaciones.
• Desarrollar las cualidades profesionales y humanas necesarias para el ejercicio eficaz de la profesión.

2. MEJORAR LAS TAREAS ESPECÍFICAS
2.1. Optimizar la comunicación escrita:
Gestionar adecuadamente los e-mails
Conocer las fórmulas a seguir y las fórmulas a evitar.
Escribir eficazmente los mensajes. Componentes
2.2. Hacer del archivo una fuente de información
Entender qué es un archivo.
Escoger el sistema que mejor se adapta a cada tipo de documentación.
Aplicar las técnicas básicas para la organización del trabajo de archivo.
2.3. Ofrecer una imagen positiva a través del teléfono
Personalizar la acogida de llamadas.
Tener habilidad en captar las informaciones y aportar soluciones rápidas.
Tamizar correctamente las llamadas para el jefe.
2.4.Acoger a las visitas
Aprender a filtrar las visitas.
Adiestrar en las reglas de una buena acogida.
2.5. Organizar las reuniones
Diferenciar los tipos de reuniones.
Transmitir los elementos clave para saber organizar reuniones.
2.6.Preparar los viajes del jefe
Colaborar en la planificación intelectual.
Resolver la preparación material.
Ejercicios prácticos.

3. DOMINAR LA ORGANIZACIÓN INTELECTUAL DEL TRABAJO PERSONAL
Estudiar el trabajo:
- Analizar las tareas.
- Examinar los procesos de trabajo.
Distribuir el trabajo:
- Programar las tareas: lo importante, lo urgente, lo prioritario.
- Valerse de la agenda como instrumento de planificación y control.
Ejercicios prácticos.