Responsable de Gestión Administrativa

PROGRAMA

1. Gestión del tiempo

• La organización personal del/la secretario/a
• La organización material de la oficina

2. La organización de los recursos humanos

• Los equipos de trabajo en la empresa
• La motivación laboral
• La dirección a la empresa

3. Preparación de reuniones, de entrevistas y actos protocolarios

• Organización de reuniones
• Organización de actos corporativos

4. Organización de viajes nacionales e internacionales

• Tipo de viajes
• Objetivos de los viajes
• Organización de los viajes

5. La acogida a los visitantes de la empresa

• Acogida a los visitantes de la empresa

6. Entorno de trabajo: Windows XP
7. Procesadores de textos

• MS-Word 2000

8. Hojas de cálculo

• MS-Excel 2000

9. Gestores de bases de datos

• MS-Access 2000

10. Presentaciones visuales

• MS-Power Point 2000

11. Imagen personal e imagen de la empresa

• La comunicación en una organización
• Elementos que intervienen en la comunicación.
• Barreras en la comunicación
• Reglas para alcanzar una buena comunicación

12. Formas de comunicación

• Formas de comunicación en la empresa
• Funciones de la comunicación interna
• Medios de la comunicación interna
• La comunicación externa de la empresa
• Técnicas de comunicación.
• Proceso de diseño de documentos escritos.
• Correspondencia comercial.

13. La Administración Pública

• Comunicación en la Administración Pública
• Ley de procedimiento administrativo

El curso se enfoca para dotar a los profesionales de las habilidades y capacidades siguientes:

• De planificación y organización de las tareas administrativas, desde la organización de los recursos humanos hasta la de reuniones, actos protocolarios o viajes.
• Comunicativas, tanto a nivel oral como escrito, y capacidades para la gestión de la documentación que pueda originarse en el contexto de la empresa.
• En el uso de las aplicaciones informáticas que con más fuerza se han implantado en el mundo laboral.

OBJETIVOS

• Establecer prioridades en la organización, la programación y la distribución del trabajo de administración.
• Planificar las tareas y la asignación de recursos y tiempo, según las prioridades establecidas y la tipología de trabajo.
• Identificar los flujos y elementos de comunicación interna y externa.
• Diseñar el sistema de archivo, de obtención y de tratamiento de la información interna y externa.
• Verificar el proceso de trabajo del área de secretaría y las tareas delegadas.
• Crear mediante un procesador de textos, documentos con texto, datos numéricos, tablas y gráficos.
• Diseñar hojas de cálculo con fórmulas, libros de trabajo y gráficos adaptados al cálculo.
• Diseñar textos, gráficos y dibujos mediante aplicaciones de autoedición para la edición de diferentes documentos, textos y anuncios
• Intercambiar datos, informaciones y gráficos entre aplicaciones estándares.
• Realizar presentaciones con textos e imágenes, fijas o en movimiento.
• Relacionar los elementos de la comunicación, el medio de comunicación y de destino de la información con las diferentes comunicaciones que pueden darse en una organización.
• Seleccionar el medio y canal de comunicación según el organigrama de flujos de información.
• Seleccionar la forma y el medio de transmisión de la información según el tipo de documento, el destinatario, la urgencia, el coste y la seguridad.
• Determinar el sistema de control, de registro y de archivo de la documentación, paquetes y correspondencia recibida y emitida, de acuerdo con las normas de seguridad y confidencialidad.

PUBLICO OBJETIVO

• Profesionales administrativos
• Profesionales de cualquier área que coordinen un equipo de trabajo y gestionen determinados procesos en la empresa
• Personal de relaciones públicas
• Secretarios/as ejecutivos
• Asistentes de dirección
• Personal que organice actos protocolarios
• Cualquier persona interesada en formarse en esta especialidad

AREAS TEMATICAS

TALLER VIRTUAL
El curso se inicia con un taller virtual de 15 días de duración y que tiene que permitir al estudiante familiarizarse en el uso del campus virtual. Es importante adquirir un conocimiento básico de esta herramienta, ya que es el elemento que vincula todos los recursos para desarrollar el curso.
Así pues, el profesor del taller guiará al estudiante en el conocimiento de los diferentes espacios y servicios que incluye el campus, en el funcionamiento del aula virtual, el uso del correo electrónico, los materiales didácticos en web, etc.

TÉCNICAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
El objetivo de este módulo es conseguir las herramientas básicas para poder resolver cualquier problema que pueda presentarse en el desarrollo de la tarea profesional administrativa. En primer lugar se trabajarán las tareas más importantes del responsable, la manera como organizarse y planificar las tareas del modo más eficiente posible.
La eficacia de la tarea del profesional depende de su capacidad de organizarse, planificar y controlar el tiempo. Se verá cómo funcionan y cómo se crean los grupos de trabajo y el papel tan importante que ejercen en la organización empresarial. Se darán a conocer también los modelos teóricos más importantes sobre motivación laboral, que permitirán al trabajador realizar mejor su tarea de liderar y coordinar grupos.
Se plantearán también cuáles son los objetivos de las reuniones y las técnicas más habituales con el fin de gestionar el tiempo de la mejor manera posible, así como los objetivos y la organización de los viajes, tanto a nivel nacional como internacional. Y finalmente se darán unas breves indicaciones sobre cómo recibir adecuadamente a las personas que visitan la empresa.

APLICACIONES OFIMÁTICAS
Uno de los cambios más espectaculares del siglo XX ha sido la aplicación de la informática en la mayoría de los ámbitos profesionales y sociales. Si utilizamos esta nueva tecnología en las tareas de la gestión de la empresa, veremos que a partir de viejos conceptos y nuevas destrezas llegamos a los objetivos propuestos.
En la organización de una empresa la posibilidad de disponer de la información con rapidez es clave para tomar las decisiones más acertadas. Por lo tanto, la informática tiene un papel esencial e imprescindible en la organización de cualquier empresa.
El objetivo esencial de este módulo es que los estudiantes alcancen la destreza suficiente para encontrar soluciones informáticas a cualquier problema que les plantee el trabajo diario. Para alcanzar estos conocimientos, se ha estructurado el módulo de acuerdo con las aplicaciones básicas de Microsoft Office 2000 y el sistema operativo en que se basa: Windows XP.

GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
En este módulo se analizarán tanto las comunicaciones de carácter interno, como externo. Las reuniones, el acta y la convocatoria serán las comunicaciones internas que se trabajarán. Aunque también se analizarán otros documentos como notas, informes, tablón de anuncios, memorándums, etc.
En lo que se refiere a las comunicaciones externas, se trabajará la carta comercial, ya que se considera uno de los documentos más frecuentes en la relación empresarial, también la carta circular y el uso que se hace de la misma en diferentes situaciones comunicativas.
Finalmente, trataremos la comunicación con la Administración Pública. En este caso la documentación que se trabajará serán las instancias, informes, certificados, oficios, resoluciones, etc.