Reuniones de Proyecto Eficientes

1 - Situar las reuniones de un proyecto.

• Identificar las particularidades de las reuniones de proyecto y sus objetivos propios.
• Ver los diferentes tipos de reuniones ligadas al desarrollo del proyecto.

2 - Preparar las reuniones de proyecto: definir la lógica de progresión y de producción.

• Contribuir a un objetivo del proyecto: focalización sobre el resultado del proyecto.
• Contribuir a la eficacia de la gestión del proyecto: focalización sobre el proceso del proyecto.

3 - Integrar las particularidades de la comunicación.

• Regular a los pasivos y a los avasalladores.
• Identificar los fenómenos de grupo para utilizarlos.
• Comprender su contribución a los fenómenos de grupo.
• Hacer trabajar juntos a los actores de niveles jerárquicos muy diferentes.

4 - Dirigir las reuniones de proyecto.

• La postura del animador de la reunión.
• Desarrollar la flexibilidad: adaptarse a los imprevistos.
• Pasar de facilitador a productor de contenido.
• Estimular o calmar los debates.
• Respetar los objetivos y la duración de las reuniones.

5 - Zoom: reunión de lanzamiento.

• Captar la cultura y el espíritu del proyecto para transmitirlos.
• Animar un team building particular.
• Atreverse a anticipar métodos para que los colaboradores del proyecto se atrevan a utilizarlos en sus acciones.

6 - Zoom: reunión de avance.

• Recoger con anticipación las informaciones de lo realizado y lo reprogramado.
• Cultivar la transparencia y el deber de alerta.
• El derecho al error, punto clave del éxito sostenible de las reuniones de avance.

7 - Zoom: comité de pilotaje.

• Adaptar las presentaciones para ayudar a la decisión.
• Asegurarse de la robustez de la decisión.
• Suscitar el apoyo de los responsables.

8 - Zoom: reunión de cierre.

• Identificar los diferentes tipos de cierre: de fase, de proyecto, de programa.
• Sacar provecho de las actas realizadas.
• Hacer evolucionar las reglas de funcionamiento del equipo.