La realización de auditorías internas es un requisito en la mayoría de normas empleadas como referencia para la certificación o acreditación de las entidades. Ya sea en el sector agroalimentario, automovilístico o en laboratorios, siempre se considera necesario realizar una auditoría interna de forma periódica (suele solicitarse una al año como mínimo).
Lo que se pretende a la hora de realizar una auditoría interna es evaluar de forma independiente el grado de cumplimiento de los requisitos marcados por el sistema de gestión de la calidad de la organización. Estos requisitos vienen definidos en las normas, pero también en los procedimientos, manuales y políticas que haya establecido la entidad.
UNE-EN ISO 19011:2012 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión
Las auditorías internas deben llevarse a cabo por profesionales que conozcan las referencias normativas, los requisitos aplicables y el sector profesional de la empresa. Pero además, el auditor interno debe disponer de la formación y experiencia necesarias. La norma ISO 19011es la referencia que establece las pautas para la realización de las auditorías internas de calidad, centrándose no sólo en el proceso de auditoría sino también en el perfil que debe tener un auditor interno.
Esta norma es una guía que nos ofrece información sobre cómo preparar la auditoría, llevarla a cabo y redactar un informe final con los hallazgos encontrados. Pero además también es de utilidad para las entidades que son auditadas, ya que establece los criterios y métodos de evaluación más óptimos.
Realización de auditorías internas
La realización de auditorías implica mucho más que conocer y revisar los requisitos aplicables. Es necesario buscar, recopilar y aportar evidencias de lo revisado y hacerlo de forma ordenada y coherente. La gestión del tiempo es fundamental para evitar estancamientos y se debe conocer hasta dónde indagar y cuál es la finalidad del proceso de investigación. No hay que perder de vista que la auditoría implica una revisión por muestreo del cumplimiento de los distintos requisitos, por lo que se debe intentar que lo observado durante la auditoría sea lo más representativo posible de lo que ocurre en la entidad de forma rutinaria.
Es muy importante establecer los objetivos y alcance de la auditoría, y en función de estos preparar un plan de auditoría que sirva como hoja de ruta sobre las actividades que se quieren revisar. Este plan debe incluir también las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoría y una estimación del tiempo necesario para cada actividad. Este documento debe ser enviado previamente a la entidad auditada para que se disponga de todos los recursos necesarios en el momento de realización de la auditoría.
Evidencias e informe
Pero si hay algo esencial durante el proceso de auditoría es el registro de todas las actividades revisadas (normalmente se emplea una lista de revisión que incluye todos los requisitos que aplican) y de los hallazgos encontrados. Siempre se debe disponer de evidencias para determinar si se cumplen o no los requisitos evaluados.
Finalmente el resultado de la auditoría queda plasmado en un informe que debe exponer de forma clara y ordenada los datos, observaciones y conclusiones del auditor. En muchos casos este informe se presenta en una reunión de cierre donde se pone de manifiesto lo observado y las desviaciones encontradas. En esta reunión también se comunica el proceso y plazo a seguir para la gestión de las acciones correctivas si fuera necesario.
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