Cómo gestionar el tiempo y mejorar la productividad

La mejora de la productividad y de la eficiencia pasan por una optimizada gestión del tiempo y para ello es fundamental una estrategia de gestión y planificación. En el contexto de confinamiento, es muy fácil acabar perdiendo el tiempo o dedicar más rato a todo tipo de tareas, ya que la imposibilidad de salir puede resultar desmotivadora, pero una vez superada la cuarentena es importante recuperar los buenos hábitos . ELBS también ofrece una formación de alto nivel especializada en la gestión del tiempo como es el Máster en Gestión del Tiempo y Planificación de Tareas + Máster en Liderazgo y Resolución de Conflictos.

Para organizar el día de manera eficiente, es importante establecer prioridades, hacer listas de las cosas por hacer y establecerlas en orden de importancia. Esa concreción nos ayudará a mantener la concentración, otro elemento clave, que podremos lograr también con un buen orden del espacio de trabajo y reduciendo las distracciones innecesarias al mínimo, y eso incluye el llamado multi-tasking, ya que impide avanzar en las tareas al ritmo que nos sería natural si realizáramos tan solo una tarea a la vez, con total concentración y dedicación, lo que incrementaría sobremanera la velocidad a la que ejecutamos cada trabajo y también las posibilidades de que el resultado sea del más alto nivel posible.

También nos ayudará a ser eficientes el descansar bien y dormir el número de horas necesarias, teniendo unos hábitos saludables en lo que se refiere a la cantidad de horas de descanso y a las horas del día que dedicamos a ellos. Otro elemento importante para rendir a alto nivel cuando trabajamos es descansar cada par de horas, aproximadamente, en el lugar de trabajo, levantándonos unos 10 o 15 minutos a estirar las piernas y refrescar los ojos, pues la continua exposición a pantallas resulta muy fatigadora para la vista y puede repercutir en molestos dolores de cabeza.

Una alimentación sana y equilibrada también ayuda a mantener el cuerpo en un estado óptimo, lo que facilita el concentrarse en las tareas por hacer. Por el contrario, si la alimentación es desordenada, de menor calidad o menos sana muy posiblemente el bienestar empeorará, teniendo efecto en la capacidad de concentración y en el nivel en el que se llevan a cabo las tareas diarias.

Pero no debemos cerrarnos a ayudas externas para mejorar nuestra eficiencia y gestión del tiempo. De hecho, hoy en día existen muchas herramientas digitales que se pueden usar para una gestión del tiempo y de las tareas lo más eficiente posible; hay aplicaciones digitales de listas, como Remember the milk, Thing, Teuxdeux, Todoist o Do It Tomorrow, que permiten administrar tareas que hacer a lo largo del día o semana de manera cómoda. En el contexto de un trabajo u oficina existen herramientas como Trello y Asana, en las que se especifican las tareas a llevar a cabo por parte de cada miembro del equipo dentro de un proyecto común, y también permiten compartir ideas y comentarlas dando cada uno su opinión. También son herramientas útiles para llevar a cabo un ‘brainstorming’ de forma online. 

En una línea similar es aconsejable crearse y organizarse un calendario, con apps simples como Google Calendar, que permite añadir, editar y eliminar eventos, así como sincronizar calendarios y dispositivos diversos y también programar recordatorios para que avisen de las tareas a llevar a cabo, reuniones o citas que atender y proyectos que terminar. También conviene tener toda la información anotada en apps como Evernote, que permite de manera simple guardar documentos, enlaces y todo tipo de información que pueda resultar útil en ese momento o más adelante en otras tareas.

Siguiendo esa idea de cribar y organizar, Gmail permite poner etiquetas y archivar en diversos apartados todos los correos recibidos, algo de gran utilidad para organizarse tareas y listas de correos, que pueden hacer referencias a actividades de diversos ámbitos de la vida y por ello organizarlos en carpetas puede ser muy útil.

Es útil, si se trabaja desde diversos lugares y/o dispositivos, guardar documentos e información en la nube, en plataformas como Dropbox o Google Drive, que permite, además, el poder gestionar y editar archivos, pues tiene su propio editor de texto, que trabaja con documentos de Word, y de hojas de cálculo, que lo hace con ficheros de Excel, entre otras utilidades. En el caso de usarlas y de tener diversas cuentas, como por ejemplo cuentas personales, de grupos y profesionales, herramientas como LastPass son ideales para guardar las contraseñas en un lugar seguro, y así evitar tener que recordar, usar contraseñas obvias o que estas tengan relación entre si, lo que facilita recordarlas pero también adivinarlas una vez se tiene la primera.

Para optimizar el uso del tiempo dedicado a la actividad laboral es muy útil usar la herramienta RescueTime, que permite medir y analizar el tiempo dedicado a cada tarea, para realizar posteriormente los ajustes necesarios. Además, permite establecer objetivos y ofrece la posibilidad de crear informes semanales para evaluar la productividad y la consecución de esas metas. Es una de las aplicaciones más destacables en el ámbito de la productividad y la gestión del tiempo, tanto a nivel profesional como también en el ámbito personal.

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