Puede ser tentador entrar en detalles a la hora de informar el estado, los desafíos y los riesgos de un proyecto. Existe una tensión básica entre el profundo conocimiento de los líderes del proyecto y el interés de los líderes ejecutivos por el estado general del proyecto, el presupuesto y la fecha de finalización. Pero resistir la tentación de entrar en demasiados detalles es particularmente importante cuando se dirigen proyectos distintos. Te contamos aquí cómo crear informes homogéneos que los patrocinadores ejecutivos y otros líderes puedan leer y entender rápidamente.
¿Qué debo tener en cuenta?
- Céntrate en los hitos generales. Al desglosar cada proyecto en sus hitos generales, los líderes del proyecto pueden informar sobre los cronogramas básicos de cada flujo de trabajo independientemente de la tecnología o la metodología.
- Crea un tablero maestro. Los tableros maestros de proyecto pueden ilustrar el cronograma general de todos los proyectos en curso y comunicar sus fechas de finalización respectivas. Una imagen realmente vale más que mil palabras.
- Asocia iniciativas de negocios clave a los cronogramas de los proyectos. Para los patrocinadores y ejecutivos los proyectos son un medio hacia un fin estratégico. Al asociar iniciativas clave con el cronograma de cada proyecto en un tablero, indicará a los líderes cuándo pueden esperar que ciertas tecnologías (o lo que entregue el proyecto) estarán disponibles para apoyar los planes del negocio. Este método también ayuda a destacar cualquier dependencia entre los proyectos.
- Crea un cuadro de mando simple. Los líderes ejecutivos se centran en los resultados, por eso es importante enfocarse en lo que ya se finalizó, lo que está planificado y los riesgos que podrían complicar o retrasar la finalización. Con el cuadro de mando, los líderes ejecutivos podrán ver fácilmente el estado general de cada proyecto, independientemente de la técnica de dirección de proyectos.
Fórmate como director de proyectos
Como director de proyectos a veces te verás inmerso en la dirección de diferentes tipos de proyectos. Además tendrás que lidiar con el interés de los líderes ejecutivos por el estado general de dichos proyectos. Este es uno de los muchos obstáculos que tendrás que salvar ejerciendo este cargo.
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Fuente: Artículo de MaratOyvetsky de la revista PM NETWORK de mayo 2019, revista del PMI. PMNETWORK, PMI, PMP son marcas registradas del Project Management Institute.
