Crear tu propia empresa, esto es lo que a más de una persona le ha pasado por la cabeza más de una vez durante su etapa profesional. Es importante saber que anualmente se tienen que elaborar las cuentas anuales. Estos escritos abarcan toda la información números en mano de un negocio y deben estar corroborados mediante una firma por un administrador para demostrar su autenticidad. Las cuentas anuales sirven para controlar globalmente el estado de la empresa y su evolución.
Aquí, encontrarás toda la explicación para saber quién está obligado a presentar las cuentas anuales de un negocio, qué documentos se deben llevar y qué tipos existen.
Qué incorporan las cuentas anuales
No todos los negocios deben presentarse en el Registro Mercantil. Las empresas que están obligadas son las anónimas, las de responsabilidad limitada, las extranjeras con sucursales en España, las de fondos de pensiones y cualquier propietario obligado a presentar sus cuentas.
Como indica el nombre, las cuentas anuales deben presentarse cada 12 meses. En las mismas deben aparecer una serie de documentos, concretamente 5. Son los siguientes:
Balance
El balance es un esquema que permite el acceso a la información sobre bienes y responsabilidades. Los primeros se refieren al patrimonio de la empresa y los derechos de cobro (facturas pendientes por parte de usuarios, inversiones, etc.). En cambio, las responsabilidades son los pagos o deudas de la compañía, ya sea con los distribuidores o bancos, entre otros.
Los bienes muestran los activos de la empresa mientras que el pasivo es todo aquello que se debe.
Pérdidas y ganancias
Este tipo de cuentas conllevan información sobre el resultado económico de la compañía y de toda la anualidad. Para ello se debe calcular la diferencia entre los ingresos obtenidos y el desembolso.
Cambios de patrimonio neto
En el patrimonio neto se materializan las operaciones que se llevan a cabo durante todo el año, sin actuar en el resultado. Se añaden las ampliaciones de capital, los resultados de ejercicios anteriores, contribuciones, etc.
Flujos de efectivo
Informa sobre las variaciones y circulación de efectivos. Muestra el efectivo que se ha obtenido y aplicado en movimientos operativos, inversiones o financiamiento.
Memoria
La memoria no es más que un informe detallado. Se amplia y anota el contenido del resto de folios que conforman las cuentas anuales.
Tipos de cuentas anuales
Según el mayor o menor volumen de comunicación y de las características de la empresa, existen 4 tipos de cuentas anuales, reflejadas en el Plan General Contable. Estas son:
- Ordinarias. Las concretads anteriormente, abarcando los cinco documentos.
- Abreviadas. Se distinguen por ser de un formato más corto que la anterior. Solo debe incluirse el balance, las pérdidas y ganancias y la memoria. Todo ello abreviado.
- Pyme. Puede presentar una cuenta anual ordinaria o abreviada, ambas concretas para pymes.
- Microempresas. La versión de cuentas anuales de estas empresas es aún más simple. Deben cumplir con unas normas específicas.
Las cuentas anuales pueden entregarse en papel, cd o dvd o Internet. El período para presentarlas es de un mes desde que se aprueban por la Junta General Ordinaria de Acciones.
Cómo entregar las cuentas
Las cuentas anuales se pueden entregar en distintos formatos. A continuación se muestran los principales:
- En papel. El formato tradicional. Debe entregarse al Registro Mercantil con instancia de presentación, la certificación de aprobación de las cuentas y todos los documentos mencionados anteriormente.
- En CD o DVD. Este formato permite presentar un fichero guardado en un soporte digital. Junto al CD o DVD, donde aparecerán las cuentas en formato .zip, debe entregarse una instancia de presentación, un certificado de aprobación de cuentas y otro de la marca digital firmado.
- Por Internet. Un formato cómodo y eficiente. Se tienen que enviar las cuentas anuales en formato digital a la sede electrónica del Colegio de Registradores. Es suficiente estar dado de alta y tener un certificado de firma digital.
Si una empresa no presenta las cuentas puede ser sancionada con una multa de entre 1.200 y 60.000 euros según su dimensión. No hay que descartar el hecho de no poder inscribir el negocio en el Registro Mercantil hasta que no se consignen las cuentas. Sin embargo, hay algunos documentos que se eximen de esta prohibición, como la disolución de la sociedad o la desginación de liquidadores.
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