¿Qué es el DATA INTEGRITY?
Vivimos en un mundo sobresaturado de datos, donde la información es el activo más valioso de las empresas. Su almacenamiento es necesario y hoy más que nunca podemos almacenar una cantidad inimaginable de datos gracias a los diferentes sistemas y formatos disponibles. Pero en la era digital, la responsabilidad de la protección y conservación de la información recae en muchos casos sobre las empresas que la generan, siendo necesario conocer cómo conseguir y mantener la integridad de nuestros datos.
ALCOA
En primer lugar debemos tener claro a qué nos referimos cuando hablamos de la integridad de los datos. Tal y como nos dice la guía publicada por la FDA el pasado abril, la integridad de los datos implica la garantía de que estos sean exactos y consistentes. También debemos asegurar que son atribuibles (quién lo registró y cuándo), legibles (ahora y en un futuro), registrados en el momento en que se obtienen (contemporáneos) y originales (o copias verificadas).
Cuando nos referimos a la integridad de los datos podemos utilizar el término ALCOA ya que este acrónimo es utilizado por la FDA al recoger las siglas en inglés de las características que los datos deben cumplir (Attributable, Legible, Contemporaneous, Original y Accurate).
Metadata
Otro término con el que nos debemos familiarizar es el de metadata, que son los datos que acompañan, dan soporte y completan los datos “primarios”. La mejor forma de exponer qué son los metadatos es empleando un ejemplo.
Supongamos que estamos tomando la temperatura de una estufa, y que el valor que registramos (que incluimos en nuestros sistema de registro) es 27. Este valor en sí mismo no nos ofrece información ya que necesitamos saber en qué unidades estamos utilizando (ºC o ºF), a qué hora se ha realizado la medición, quién es el responsable de su anotación… Estos datos “complementarios” no necesariamente se han registrado en el momento de la toma de la temperatura, sino que pueden venir integrados en el sistema de registro que empleamos, por ejemplo mediante el uso de un ID, campos pre-rellenados en el registro que se emplea, etc., sin embargo no dejan de ser necesarios para darle significado al 27. Estos datos son los metadatos.
Audit trail
Es muy habitual que la toma de los datos se realice empleando sistemas informáticos que no han sido concebidos para ser usados como sistema de registro. Hay que tener presente que la trazabilidad de los datos es imprescindible para garantizar su integridad. En formato físico esta trazabilidad se mantiene indicando siempre cuándo y quién realiza un cambio en algo ya escrito. Además los cambios se deben realizar con tachaduras que permitan leer la información previamente al cambio.
Sin embargo esto no es factible cuando se emplean editores de texto u hojas de cálculo para la toma de datos. Por este motivo, cada vez más se exige que las entidades que quieran emplear sistemas informáticos para la toma de los datos utilicen herramientas que disponen de sistemas de Audit trail y que garantizan en todo momento su trazabilidad, estando disponible la información relativa al quién y cuándo se registró cada dato.
Si quieres saber más…
TCM ha programado el curso DATA INTEGRITY tanto en formato presencial y on-line como por video-conferencia. En esta formación profundizarán en los requisitos que deben cumplir los sistemas de gestión de datos para garantizar su integridad. También se aportará información sobre la protección y gestión de la información, centrándose entre otros puntos, en el uso de la firma electrónica en las empresas. Y como siempre, este curso es 100% bonificable a través de la formación Tripartita.
