¿Cuántos mails envías en una jornada laboral? Seguro que a estas alturas ya has perdido la cuenta, ya que en el ámbito laboral mandamos emails para gestionar todo aquello que tiene que ver con nuestro trabajo diario.
Tanto si trabajas en un entorno multicultural, quieres expandir tu negocio al extranjero o estás en busca de una nueva oportunidad laboral, dominar el inglés escrito será tu mejor aliado.
5 trucos infalibles para redactar tus mails profesionales
Si quieres llevar tus mails profesionales a otro nivel, sigue los siguientes pasos y… ¡marcarás la diferencia!
1- ¡Las ideas claras!
Organiza toda la información antes de empezar para evitar dejarte algo importante. Realizar un esquema siempre ayuda a visualizar todos los puntos a tratar y a plasmar el mejor modo de organizar y argumentar cada uno de los temas.
Recuerda que en cada párrafo es mejor centrarse en una única idea y que debes evitar a toda costa usar frases demasiado complejas. Además, para conseguir un buen hilo argumental, puedes ayudarte de la infinidad de conectores que existen en inglés.
Por último, ten en cuenta que siempre resultará más efectivo y atractivo un mail redactado de un modo amable y visual. Por ello, usar listas numeradas y bullet points, le dará fluidez al mensaje y será más fácil que el destinatario del mail te responda a cada una de las cuestiones que le expones.
2.Acierta con el saludo y la despedida
Los saludos y despedidas son una de las características más destacadas de los emails y las cartas formales, así que acertar con el más adecuado es imprescindible para dar una buena impresión.
Recuerda:
- Para mails formales en inglés enviados a personas desconocidas:
- Saludo: Dear Sir or Madam, To whom it may concern oTo the attention of ___
- Despedida: Yours faithfully
- Para mails formales enviados a personas conocidas:
- Saludo: Dear Mr(hombres) /Miss (mujeres solteras) /Mrs (mujeres casadas) /Ms (mujeres de cualquier estado civil. Si no quieres meter la pata, usa siempre este).
- Despedida: Yours sincerelyo Respectfully yours.
- En mails en inglés menos formales(compañeros de trabajo):
- Saludo: Dear+ nombre como saludo
- Despedida: Best regardso
3. Apóyate en expresiones y frases hechas
A la hora de escribir un email, hay muchas expresiones y frases hechas que puedes emplear en diferentes situaciones y que te ayudarán a dar un toque más profesional a tus mails.
- Cuando inicias una conversación de mail
Cuando mandamos un primer correo a una persona desconocida, solemos presentarnos al principio y utilizar fórmulas de cortesía tanto al principio como al final. A continuación te dejamos dos ejemplos de combinaciones que puedes usar.
EJEMPLO 1
Inicio:
- Might I take a moment of your time
- Please may I introduce myself…
Cierre:
- Many thanks again for your time.
- Thank you for your time and attention.
EJEMPLO 2
Inicio
- I’m just emailing to…
- I’m a friend of Julie’s…
Cierre
- Let me know if you have any questions.
- Drop me an email if you need anything.
- Cuando respondes a una pregunta o solicitud
En estos casos no sólo debes responder, también debes mostrar tu disponibilidad de trabajo. Puedes usar expresiones como las siguientes:
- Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
- I trust the above solves the problem. Please do not hesitate to contact me again should any other issues arise.
- I hope this helps, let me know if you’re still having trouble
- This should solve the problem, but email me again if you need anything else.
- Para pedir al receptor que realice una acción
El truco es usar fórmulas que suenen educadas y que no den una sensación imperativa. A continuación, tienes algunos ejemplos:
- I would appreciate your help in this matter.
- May I ask you for your opinion on this matter?
- Would you mind looking into this for me?
- I’d love to hear your advice on this.
- D.Solicitar una respuesta al receptor del mail
Cuando nuestro correo incluye una pregunta o solicitud, nos interesa cerrarlo con una frase que pida respuesta sin dar sensación de exigencia. En correos más formales, esto se puede hacer con:
- I await a response at your earliest convenience.
- I look forward to hearing from you
- Can you let me know when you’ve received it?
- Just drop me a line when you know.
4. Revisa siempre lo que has escrito
Si estás enviando un email a un soci@, compañer@ o cliente, lo último que quieres es que haya un error de spelling. ¡No te olvides de revisar la ortografía! Y si es posible, pídele a un nativo que le eche un vistazo.
5. ¡Cuidado con el asunto y el archivo adjunto!
Por último, dos detalles que parecen de sentido común pero que muchas veces no le prestamos la atención que requieren.
- El asunto: si estás respondiendo a un email anterior, mejor dejarlo como estaba. Pero si empiezas un nuevo hilo, intenta que sea lo más descriptivo y claro posible.
- Archivos adjuntos: para asegurarte de que no te olvidas de ellos, es buena idea acostumbrarte a añadirlos al principio del todo y no escribir la dirección del destinatario hasta el final.
Tod@s gestionamos muchos mails a lo largo del día, por lo que nunca olvides la premisa de ponérselo fácil al lector.
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Fuente: What’s Up!
