La facturación es una de las acciones habituales de una empresa dedicada a intercambiar bienes o servicios. En cada factura emitida se denota la información correspondiente a una compraventa en particular. Y es que tanto los autónomos como las compañías deben entender este tema a la perfección. De ello depende, en parte, el buen movimiento de un negocio y su futuro.
A continuación te contaremos para qué sirve la facturación y los modelos de facturas que existen en España. También te explicaremos cómo hacer una factura paso a paso y que programas usar para agilizar esta tarea.
¿Qué es y para qué sirve la facturación?
Ante todo, es preciso aclarar que toda empresa o trabajador por cuenta propia está obligado a hacer facturas. La facturación es un sistema de selección de datos sobre la venta de bienes o la prestación de servicios. Se lleva a cabo mediante la emisión de facturas.
¿Qué es una factura? Un documento comercial de validez legal que contempla algunos datos fundamentales. ¿Cuáles? Fecha, identificación de comprador y vendedor (con su NIF) y detalle del bien traspasado o el servicio prestado, entre otros. Es un documento mercantil que debe darse en el momento del intercambio comercial o antes del día 16 del siguiente mes, en el caso concreto de empresarios.
¿Qué función tiene? Pues bien, para estructurar los datos referidos al ingreso y egreso de dinero y de mercaderías. Y, por encima de ello, para justificar fiscalmente que operación concreta se realizó correctamente y dentro de los parámetros legales.
Tipos de facturas de curso legal en España
Existen diversas clases de facturas en España. De acuerdo con su contenido, se pueden usar las siguientes:
- Ordinarias. Son las más usadas. Denotan una operación realizada.
- Rectificativas. Corrigen a las facturas ordinarias.
- Recapitulativas. Agrupan distintas operaciones realizadas en el transcurso de un mes por un mismo comprador.
Existen variantes de estos tres modelos: las copias y los duplicados de las facturas. Las primeras adjuntan los mismos datos que la factura original, pero con la especificación «Copia». La copia queda en posesión del vendedor y la factura original en manos del comprador. Los duplicados también llevan la misma información de la factura de origen. Se usan para entregar a diversos destinatarios o en caso de pérdida de la factura original.
Por otro lado, según el valor legal de las facturas, se pueden emitir las facturas proforma. No poseen valor legal ni comercial. Se usan para informar a un cliente de la futura compra que hará y a qué coste lo hará. Acostumbra a tener un plazo máximo de validez.
A los modelos explicados se suman las facturas completas y las facturas simplificadas. Dependen de los datos que se añadan en ellas. Las completas cumplen con todas las condiciones señaladas por la ley. Las simplificadas incluyen menos datos y se pueden emitir siempre que el importe no supere los 400 euros (IVA incluido).
Por último, a las categorías mencionadas se añade la factura electrónica o e-factura. Se crea vía medios electrónicos (no en papel) y esto facilita la gestión de facturación.
Datos que no pueden obviarse en una factura
Hay una decena de datos que resultan imprescindibles para que la factura se considere correcta y legístima fiscalmente:
- Número de factura y, de tenerlo, número de serie. La numeración es correlativa. El número de serie suele dar cuenta del año de actividad del profesional o la empresa.
- Fecha.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
- NIF de quien vende un bien o presta un servicio, razón por la cual emite dicha factura.
- Hogar del emisor y del destinatario.
- Detalle de la operación registrada. Importe total, precio unitario sin impuestos, descuentos o bonificaciones.
- El IVA y el porcentaje de retención en el IRPF si es necesario y corresponde.
- La cuota tributaria correspondiente.
- El importe total que deberá pagar el destinatario de la factura y forma de pago.
- La fecha en la que se haya realizado la contraprestación o en la que se recibió por ella un anticipo de pago, cuando no coincida con la fecha de emisión de la factura.
Cómo realizar una factura paso a paso
Es un tema que inquieta especialmente a los emprendedores autónomos a la hora de iniciar su actividad. Existen diversos modelos, todos correctos y fiscalmente aceptados, de hacer una factura por la venta de un bien o por la prestación de un servicio. En todos los modelos hay que incluir los 10 datos imprescindibles mencionados anteriormente.
1) Cumplimentar un formulario de factura en papel.
2) Crear una factura en una plantilla (formato preestablecido) en un archivo Word o Excel. Hay distintos modelos para descargarse de Internet, modificar y personalizar.
3) Crear un documento de facturación con la ayuda de un software online. Éste se explica a continuación.
Al calcular el impuesto al valor añadido que grava el consumo, hay que tener en cuenta de qué IVA se trata. El general es del 21 %, el reducido del 10 % y el súperreducido del 4 %. Para casos especiales existe el exento, que es igual a 0 %.
Programas para hacer facturas
La gestión de la facturación se ha facilitado muchos en los últimos años gracias a los programas de gestión contable. Estos procedimientos economizan tiempo y dinero y acceden a los datos en tiempo real. Este software en línea ha llegado para quedarse, y rebasar, a las plantillas de facturas en Word o Excel o a los talonarios de facturas en papel.
Las principales ventajas que presentan son:
- Ahorro. De tiempo, ya no es concreto el escaneo de facturas. También, permite ahorrar esfuerzos y, en definitiva, dinero.
- Disminuye notablemente el número de errores humanos al crear facturas en un Excel, por ejemplo. Esos errores, contablemente se pagan caros y suponen muchos problemas.
- No es necesario espacio para archivar documentos contables.
- Evita el extravío de datos. La información se almacena en un software en la nube y no se pierde.
Una vez conocidos algunos de los puntos claves de la facturación, pruébalo sin miedo y empieza a emitir facturas sin errores. Esto incidirá positivamente en la productividad y ayudará a agilizar procesos vinculados a la contabilidad del negocio en cuestión. 
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