¿Estás pensando en organizar un evento empresarial y no sabes por dónde empezar? Saber cómo organizarlo de forma correcta hará que tu empresa tenga éxito y obtenga beneficios. Además la Escuela de Turismo & Gastronomía de los Pirineos te ofrece una doble titulación en experto en gestión de protocolo y organización de eventos para que te queda claro cómo hacerlo.

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Los eventos corporativos forman parte de la estrategia de marketing de cualquier empresa. En la actualidad han cobrado una mayor importancia y eso es porque son claves para que el negocio crezca y se desarrolle en sus diferentes áreas. El saber cómo organizar de la manera correcta un evento de este tipo aportará beneficios reales a la organización.

Pero, ¿qué es un evento empresarial?

En el ámbito profesional es un acto que sirve a la empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, para obtener un beneficio; o para propiciar un contacto directo con el cliente, favoreciendo la relación empresa/cliente, para facilitar los objetivos de fidelización de la empresa frente a la competencia del mercado actual. 

De esta forma, el ofrecer a los clientes un acercamiento con la empresa, es la mejor táctica. Una ocasión para marcar la diferencia en un momento en el que la competencia es voraz y la diferenciación es, en definitiva, una de las señas de identidad más importantes de un evento de este tipo.

En este tipo de reuniones empresariales suelen llevarse a cabo algunos propósitos como la consolidación como imagen de marca, los contactos entre clientes y empresa, la relaciones entre ambos o simplemente las diversas opiniones con respecto a un producto. De hecho el concepto “evento” se define como una reunión entre personas con una finalidad concreta.

Hoy en día, los eventos empresariales se han convertido en la mejor estrategia de marketing siempre y cuando el mensaje, los conceptos, los modelos de trabajo o cómo se desea que sea el contacto estén bien determinados. Es una herramienta de promoción muy útil.

Pasos a seguir

Dentro de los eventos empresariales encontramos un gran abanico de posibilidades. Dependiendo de cuál sea el objetivo del evento en cuestión, será conveniente organizar un tipo de actividad u otra.

Cuándo se haya determinado la finalidad específica del evento, el siguiente paso será pensar en las actividades según el tipo de evento corporativo, teniendo en cuenta que la agenda que se vaya a organizar será fundamental.

Y por último, teniendo en cuenta los objetivos fijados se empieza a organizar el evento. El formato dependerá del propósito del mismo, así pues, los seminarios, los congresos o las presentaciones puras y duras serán las mejores opciones para presentar un producto o una idea; dado que en estos casos una de las claves es la posibilidad de interactuar de los asistentes.

Tipología

Hay infinidad de formatos que podemos utilizar en un evento, pero antes de escoger uno hay que tener claro el público al que va dirigido y la temática en la que está centrada.

  • Lanzamiento de un producto: este tipo de acto de presentación puede incluir una introducción llamativa del producto, presentando la novedad a los asistentes. Tienden a ser mayoritariamente, una gran fiesta con invitados como clientes VIP y potenciales, cena y entretenimiento en función del sector profesional.
  • Programas de integración en empleados (Team Building): El objetivo es fomentar el trabajo en equipo y potenciar la productividad de los trabajadores a través de actividades de entretenimiento que generen confianza y fortalezcan las relaciones. Es ideal para que se conozcan entre sí todos los empleados y da óptimos resultados.
  • Ferias: Este tipo de formato suele realizarse en centro de convenciones donde las empresas invierten en stand creativos que exhiben su producto, servicio o marca con personal de protocolo (azafatas). Tiene como propósito reforzar la marca.
  • Seminarios y conferencias: este tipo de reuniones proporcionan información relevante y con interés en común a todos los asistentes.

Existen otros muchos tipos como por ejemplo las entregas de premios, los desayunos de trabajo, workshops, cenas de gala y aniversarios, etc.

Características

Como hemos mencionado anteriormente los eventos son uno de los pilares fundamentales de las estrategias de comunicación de las empresas y hoy en día se celebran miles de ellos. Por este motivo es muy importante innovar y diferenciarse del resto para conseguir ese valor añadido y los objetivos marcados. Por ejemplo: 

Creatividad

Es el factor clave que marca la diferencia en un evento. Para generar experiencias únicas la creatividad, la originalidad y la innovación son tres aspectos fundamentales que tienen que tener este tipo de eventos. Un evento puede estar organizado perfectamente, pero sin creatividad no deja de ser uno más.

Dinamismo

Otra característica importante de los eventos es que deben tener ritmo y lograr que los asistentes no se aburran. Esto se consigue con un buen programa y unos participantes implicados que dejen un buen sabor de boca al público asistente.

Buena organización

Hay que recordar que al acontecimiento acudirán personalidades, prensa o público general y todo debe estar controlado si queremos tener éxito. La planificación pues, es esencial y hay que controlar todo lo que gira entorno al evento. La marca es la seña de identidad de una empresa y tiene que estar siempre ligada a una organización impecable si queremos transmitir un mensaje positivo.

Seriedad

La seriedad no está reñida con el entretenimiento. La mejor forma de conseguir los objetivos es considerar cómo se debe a los asistentes y tener el decoro que es espera en un acto de este tipo (puntualidad, buenas maneras, etc.)

Calidad

La calidad es fundamental para desmarcarse de la competencia. Por eso siempre debe primar en el momento de elaborar el programa, buscar el lugar en el que se celebrará, hasta la comida pasando por la decoración, etc.

Tips para organizarlos

El mejor modo para organizar un evento empieza por determinar el objetivo; una vez hecho se selecciona el tipo de formato que mejor se adapte a la consecución de esos fines. El lugar y el horario también serán factores importantes a tener en cuenta.

Todo tiene que estar pensado y medido teniendo en consideración el tipo de evento. No es lo mismo un seminario que una cena de gala, por ejemplo. Priorizar la calidad por encima de la cantidad en todo, controlando la profesionalidad del servicio y la repercusión previa. Crear expectación antes de un evento importante es una estupenda forma de hacer que la gente se identifique con la marca.

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