Desde siempre e incluso antes que tuviésemos edad para trabajar, la materialización de ideas en acciones y resultados concretos o medibles podía llegar a ser un proceso complicado.
Debido a que no siempre contamos con las herramientas que nos permitan explotar el potencial individual y convertirlo en productividad.
Ahora que tenemos la oportunidad de trabajar desde casa gracias al confinamiento, el desarrollar nuestra capacidad productiva se ha vuelto fundamental. Cada vez somos más conscientes de que nuestro tiempo es limitado y qué mejor que saber administrar correctamente este activo tan valioso. Puedes creer que manejar varias tareas durante un mismo día es imposible, pero con los pasos que te mencionamos a lo largo de este artículo, descubrirás que trabajar en remoto puede ser igual o más productivo que trabajar desde una oficina. Lo importante es saber administrar el tiempo.
De acuerdo con el libro especialista en productividad, Organízate con Eficacia de David Allen, no hace falta inventar elaborados esquemas de planificación, solo se necesita un buen método para que no te estreses durante el día y sepas por dónde empezar.
En su libro, Allen plantea el método GTD (Getting Things Done, por sus siglas en inglés) que consiste en interiorizar 5 pasos en el día a día para lograr ser productivo. Capturar, clarificar, organizar, reflexionar y actuar.
Antes de entrar a detallar cada uno de estos 5 pasos, debes saber que, aunque el GTD es uno de los métodos más efectivos en productividad laboral, el fracaso radica en la incapacidad de las personas para evitar usar sus cerebros como agendas y métodos de organización. Está comprobado que utilizar la mente como lista o agenda, limita el potencial durante la concentración, ya que el cerebro no está diseñado estrictamente para hacer recordatorios sino para generar ideas.
Captura todo en una lista: lo más recomendable antes de iniciar tu jornada laboral es que anotes todo lo que pase por tu mente, es decir, materializa o plasma en una lista esa información que está en tu cabeza. Puedes hacerlo en papel, a través de una agenda física o puedes apoyarte de herramientas electrónicas como wunderlist o la aplicación de notas de tu móvil. El objetivo es lograr que el cerebro quede en blanco cuando se trate de cosas por hacer, ideas de negocios, recordatorios o pendientes del día. Así quedará preparada para el siguiente paso.
Clasifica la información: una vez recopilada toda la información de asuntos y pendientes, debes clasificarla a partir de un análisis esquemático simple en el que a través de máximo 3 auto preguntas puedas determinar si la tarea requiere un seguimiento, es informativa o requiere una acción. En caso de requerir una acción, es importante que te preguntes si la acción solicitada tomará menos de 2 minutos, si es así, lo mejor será que la lleves a cabo de inmediato. Aplazar esta acción o retomarla luego, tomará aún más tiempo y frenará el ritmo productivo que llevas en el día. Hacerla servirá para que te quites un peso de encima y tu mente sentirá satisfacción por el deber cumplido.
Organiza tus prioridades: para esto, debes clasificar las tareas del punto anterior en 7 grupos. A continuación, encontrarás una breve descripción de cada uno:
– Material de referencia: pueden ser documentos importantes que necesites para consultar después, páginas web, presentaciones, histórico de proyectos que se han finalizado, entre otros materiales.
– Algún día o tal vez: en este grupo incluye todas las cosas de tu trabajo que planeas hacer en el futuro pero que no son prioridad inmediata, se pueden clasificar tareas a 6 meses vista, 1 año o más tiempo. Dependerá de ti y de tu interés en realizarlas.
– En espera: se refiere a todos los asuntos que requieren de alguien más para poder completarlos o que están en fase de desarrollo. Algún correo sin responder, un feedback específico de un área particular, por ejemplo.
– Calendario: aquí irán las reuniones programadas durante el día, con una hora y un asunto. De esta manera podrás visualizar y programar con antelación la solución de estas reuniones.
– Próximos pasos: como su nombre lo indica, será el lugar donde ubiques las acciones futuras, pero a diferencia del segundo grupo de tareas (algún día o tal vez), estas acciones deben contemplar un tiempo muy reducido. 1 hora, 1 día o como máximo semanas. Detalla un tiempo de entrega para que se cumpla. Puede incluir desde llamadas hasta presentaciones o archivos por entregar, este grupo es tan diverso como tu trabajo lo requiera.
– Proyectos: agrupa la información debajo de un proyecto “paraguas”. Esto facilitará que las tareas que surjan en relación al tema general, pero con diferente asunto, lo puedas sobrellevar y responder mucho más rápido y ordenadamente teniendo la imagen global del proyecto.
– Lista de verificación: en este último grupo de tareas o proyectos, tendrás un panorama más claro de lo que quedó pendiente, que está hecho o en proceso, además te da la posibilidad de organizar el futuro tiempo libre para incluir nuevas tareas a esa lista.
Recuerda que en ninguno de los 7 grupos debes incluir tareas que quieres eliminar o qué sabes de antemano que no realizarás. De lo contrario, estarás contaminando tus grupos de tareas innecesariamente.
Reflexiona y actualiza: una vez hayas hecho la organización de tus tareas, este paso será más fácil y te consumirá menos tiempo el realizarlo.
Encuentra un momento durante la semana, en donde revises y reflexiones si el implementar estos pasos te están ayudando a mejorar tu concentración y a desarrollar un mayor número de tareas productivas durante el día, también piensa en los ajustes necesarios, desechando o agregando lo que consideres en función de cumplir tus objetivos. Esto te servirá para seguir mejorando y ajustando en eficiencia y eficacia.
Actúa con sentido: una vez cumplas con los 4 pasos anteriores, lo único que te queda es actuar. Pero antes de actuar, ten presente estos factores: el contexto, el tiempo, la energía disponible y la prioridad que tenga la tarea. Como hemos visto anteriormente, no todas las tareas del día requieren la misma concentración o nivel de respuesta. Por lo que es muy importante que antes de hacer cualquier cosa, reflexiones en función de estos 4 parámetros y tomes la decisión de actuar con sentido. Así evitarás reprocesos o perder el tiempo invertido.
Sin importar en donde estés trabajando, lo importante es que aprendas a gestionar mejor el tiempo para que logres cumplir con tus objetivos. Si te cuesta ver las tareas, concentrarte o priorizar de una manera autodidacta, emplea herramientas interactivas que te ayuden a identificar, clasificar y hacer un seguimiento de tu trabajo. Utiliza la mañana para realizar aquellas labores que te demanden un mayor esfuerzo, y deja la tarde para resolver tareas fáciles. Esto ayudará a compensar los niveles de esfuerzo y energía requeridos por el cerebro durante el día y evitará que la capacidad de respuesta se vea afectada. Podrás seguir siendo productivo y no dejarás de lado ninguna de tus obligaciones.
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