A corto plazo, programar reuniones sin pausas puede parecer inevitable o incluso eficiente. Pero a largo plazo, realizar reuniones sucesivas es insostenible y puede provocar pérdida de productividad y agotamiento.

En su lugar, los directores de proyecto deberían instituir un colchón de tiempo de 10 o 15 minutos entre reuniones.

PÉRDIDA DE PRODUCTIVIDAD

La programación de colchones de tiempo o pausas establece una base cultural de puntualidad. ¿Con qué frecuencia nos interrumpe alguien que entra por la puerta y dice: “Lo siento, mi última reunión duró más tiempo de lo programado”? ¿Y con qué frecuencia debemos repetir lo que ya hemos dicho para las personas que llegan tarde? Los colchones de tiempo también proporcionan la base para instituir políticas de reuniones libres de dispositivos. Debido a los tiempos claros y dedicados para revisar el correo electrónico, las llamadas y los mensajes de texto antes de la reunión, podemos minimizar las distracciones durante la reunión.

CÓMO ELIMINAR LA SOBRECARGA DE TRABAJO

Proporcionar pausas también puede apoyar el bienestar de los empleados y enfatizar la valoración de su empresa por su capital humano. Los colchones de tiempo ayudan a los empleados introvertidos a absorber y procesar lo que acaban de experimentar. Para esta tendencia a menudo infravalorada, la interacción social puede ser agotadora e incluso debilitante. Los colchones de tiempo pueden proporcionar una red de seguridad para recuperar el aliento, recargarse y prepararse mentalmente para la próxima sesión.

Si quieres conocer más sobre las pausas entre reuniones puedes ver su último vídeo de Youtube:

Artículo de Chris Stetson, PMP y de la revista PM NETWORK de Agosto 2019, revista del PMI. PMNETWORK, PMI, PMP son marcas registradas del Project Management Institute.

Un director de proyectos debe tienes ciertas competencias relacionadas con la gestión de la integración, del alcance, de los costes, de la calidad, etc. Pero una de las competencias más relevantes para el éxito de un proyecto es la gestión de equipos y el liderazgo.

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