Tener conocimientos de ofimática se está convirtiendo en un requisito indispensable. Ya sea para encontrar un nuevo empleo, como para llevar a cabo tareas diarias en tu puesto laboral. Saber de esta herramienta te permite simplificar trabajos, para optimizar tu tiempo y dedicarlo así a realizar otros quehaceres. Gracias a la incorporación de esta herramienta se puede incluso reducir costes, ya que se invertirá menos tiempo.

Si aún no sabes de lo que estamos hablando, ¡vamos a darte una pista! Se trata de un acrónimo en el que se unen las palabras «oficina» e «informática». Y ahora, ¿sabes ya de lo que te estamos hablando? Según la definición que nos brinda la RAE, se trata de «la automatización, mediante sistemas electrónicos, de las comunicaciones y procesos administrativos en las oficinas». En otras palabras, es el equipamiento hardware y software usado para crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria para realizar tareas y lograr objetivos básicos.

¿Cuáles son las ventajas de la ofimática?

Tal y como ya hemos explicado, con la ofimática se automatizan y optimizan las tareas habituales de una oficina. Esta es, en definitiva, su principal ventaja, puesto que puede aplicarse a cualquier labor que previamente se hiciera de forma manual. Con la ayuda de la ofimática se pueden automatizar dictados, archivados, microfilmados, gestión de archivos, documentos, etc.

Asimismo, la ofimática web nos ofrece aún más beneficios. Como cabe imaginar, la diferencia respecto a su versión más tradicional es que debe estar conectada a una red local y/o a Internet. De esta forma, se logra una menor saturación del uso del disco duro en el PC. Debido a que la información se almacena en línea, permite, también, modificar y compartir documentos en tiempo real y con varios usuarios.

Por todo esto, poseer nociones de ofimática supone una habilidad imprescindible en cualquier currículum.

¿Cuáles son los principales programas utilizados en una empresa?

Seguro que cuando piensas en ofimática lo primero con lo que lo relacionas es con los cinco programas del paquete Microsoft Office. La mayoría de los negocios utilizan este sistema. De hecho, muchos ordenadores lo traen por defecto instalado. No obstante, también hay otros de acceso libre, como OpenOffice. Y a su vez, hay algunas otras herramientas, también denominadas suites, que cumplen funciones que Microsoft no logra realizar con éxito.

En cualquier caso, estos son los principales programas de ofimática más utilizados en las empresas:

  • Word. Es un procesador de textos muy conocido por todos. Te permite crear, editar y modificar documentos de textos. Puedes incluso escoger plantillas para darles un formato concreto.
  • Excel. Si quieres realizar operaciones aritméticas de manera automatizada, es la hoja de cálculo idónea para ello.
  • PowerPoint. Es muy útil en el caso de las presentaciones visuales. Permite combinar diapositivas multimedia con imágenes, textos, sonidos, vídeos e incluso, con animaciones.
  • Outlook. Es el programa de correo electrónico por excelencia junto con Gmail. Además de enviar y recibir emails, puedes convocar y gestionar el calendario de reuniones, así como el directorio de contactos.
  • Access. Es el sistema de gestión de bases de datos. Te permite, además, hacer un seguimiento de pedidos, proveedores, recopilar datos y plasmarlos en informes.
  • OneNote. Sirve para hacer anotaciones del tipo post – it. Se trata de un bloc de notas digital.
  • Publisher. Es una aplicación de autoedición que te permite hacer creaciones más complejas como, por ejemplo, folletos.
  • Visio. Si quieres crear diagramas de flujo, esta herramienta te dotará de plantillas base, de gráficos con iconos, de barras de datos, etc.
  • OpenOffice. Es uno de los grandes referentes de software libre. Es la alternativa a Microsoft Office. Su programa de edición de textos es el que se lleva la palma gracias a su buen rendimiento y su facilidad de aprendizaje.
  • Lotus SmartSuite. Es una suite ofimática de IBM  que integra las siguientes aplicaciones: hojas de cálculo, tratamiento de textos y gráficos de presentación.

Si bien estos son los principales programas, hay un sinfín de herramientas que te pueden facilitar el día a día en tu trabajo. Algunos de ellos son fáciles de manejar, mientras que otros exigen unas nociones más avanzadas. En caso de que quieras desarrollar tus conocimientos de ofimática, te animamos a que eches un vistazo a nuestra oferta de cursos. ¿Cuál es el programa de ofimática que más utilizas en tu puesto de trabajo? ¡Cuéntanoslo en un comentario!

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