La diversificación del mercado y el desarrollo de las empresas, que segmentan su actividad en diversos departamentos, es uno de los motivos que complican la fusión de los diversos procesos y dificultan la realización de múltiples operaciones.
Actualmente, muchas empresas toman la decisión de adquirir un sistema ERP para su organización. Pero, ¿en qué consiste este sistema? Si no conoces el significado de estas siglas, ¡sigue leyendo!. A continuación te explicaremos qué es, qué modelos hay y qué ventajas puede generar a tu empresa.
¿Qué es un sistema ERP?
El sistema ERP, por sus siglas Enterprise Resource Planning, es un software de gestión y planificación empresarial. Está formado por diversos módulos que gestionan cada sector del negocio, automatizando los procedimientos internos y compartiendo, con todos los departamentos, los datos obtenidos. Por ello, el sistema ERP es un sistema uniformado.
Una de sus principales ocupaciones es constituir todos los procesos del back office de una organización y posibilitar el flujo de información en toda la empresa. Anota y organiza todos los datos obtenidos, así como las actividades de los distintos departamentos. El resultado es una estandarización de los procesos de negocio y un perfeccionamiento en la eficiencia de las operaciones.
¿Qué empresas lo requieren?
El sistema ERP está recomendado para todo tipo de empresas, desde multinacionales a PYMES. Además, cada empresa puede personalizar su método en función de sus carencias. Apostar por este sistema aporta muchas ventajas por lo que se refiere a mejora de la productividad y mejora del desarrollo de los múltiples procesos internos.
Algunas empresas prefieren incorporar dicho software debido a la obsolescencia del suyo propio. Otras, para favorecerse de la integración de datos y procesos. Finalmente, para eludir información duplicada y disminuir el inventario excesivo.
Ventajas del método
Entre los grandes beneficios de este software, sobresale la automatización de los procesos empresariales, así como la economización en tiempo y costes. Por otro lado, al acoplar las diferentes bases de datos de la compañía en un único programa, la información de la empresa está disponible en una misma plataforma a la que pueden adherirse las personas que tengan licencia para ello. Además, el sistema ERP también se integra en el Business Intelligence, lo que facilita la realización de informes mediante datos obtenidos. El nivel de conocimiento sobre la empresa, así como de toda su acción, es muy minucioso y actualizado. Esto es un punto a favor a la hora de mejorar algunos elementos del negocio, tales como la organización interna, las acciones de marketing o los procedimientos de venta.
- Constituye la información financiera.
- Comprende los pedidos y el aprovisionamiento.
- Estandariza y agiliza la fabricación.
- Homogeneiza la información de recursos humanos.
- Posibilita la presentación de documentación a la administración.
¿Algún inconveniente?
El hándicap principal y una de las causas por las que no todas las empresas disponen de este software es su precio. Y es que como más personalizado está el sistema, más caro es. En este aspecto, las multinacionales tendrían que hacer una inversión mayor que una empresa que opte solamente por los servicios más básicos. Además, una vez instalado el sistema, pueden aparecer los conocidos costes ocultos.
También, pueden existir complejidades en el momento del software, vinculadas básicamente con el funcionamiento del hardware que, paralelamente, puede demorar el funcionamiento interno de la empresa. No obstante, existen sistemas ERP para la nube que pueden precaver estos inconvenientes.
Modelos de Sistema ERP
Los sistemas ERP se segmentan según el tamaño y la complejidad de las empresas, así como en función del modelo de instalación que se precise. Pueden ser libres y de código abierto o privativo. Los ERP con código abierto están pensados para organizaciones pequeñas o entidades educativas. No obstante, tienen limitaciones respecto a las versiones comerciales.
ERP’s de Nivel I
Brindan sus servicios a multinacionales y llevan a cabo operaciones a nivel internacional: divisas, idioma y alfabeto, reglamentos de contabilidad, etc. Por otro lado, existen sistemas ERP de carácter gubernamental que brindan apoyo a las administraciones públicas, tramitando los recursos humanos y el abastecimiento, entre otros. En este nivel entra el popular sistema SAP.
ERP’s de Nivel II
Secundan a grandes empresas que operan en muchos países pero no son de carácter global. Pueden ser entidades independientes o unidades de negocio de compañías globales. Los sistemas ERP gubernamentales de nivel II están dirigidos a administraciones autonómicas y locales.
ERP’s de Nivel III
Estos softwares apoyan a las empresas de tamaño medio. Acostumbran a gestionar varios idiomas y divisas para las relaciones comerciales ocasionales.
ERP’s de Nivel IV
En este estrato existen los sistemas orientados a PYMES y microempresas. No acostumbran a ser considerados ERP completos ya que no valoran todos los procesos y actividades; acostumbran a centrarse únicamente en la contabilidad.
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