{"id":71266,"date":"2018-07-05T16:59:07","date_gmt":"2018-07-05T14:59:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.emagister.com\/blog\/?p=71266"},"modified":"2019-03-28T15:32:46","modified_gmt":"2019-03-28T14:32:46","slug":"las-5-funciones-del-organizador-de-eventos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.emagister.com\/blog\/las-5-funciones-del-organizador-de-eventos\/","title":{"rendered":"Las 5 funciones del organizador de eventos"},"content":{"rendered":"

De un coordinador de fiestas a una persona especializada de las relaciones p\u00fablicas. Este es el salto espectacular que ha logrado el perfil del organizador de eventos. Se trata, as\u00ed, de un profesional que no solo se encarga de organizar eventos particulares. Las compa\u00f1\u00edas y organizaciones de cualquier clase encargan a los organizadores de eventos la planificaci\u00f3n y gesti\u00f3n de cada evento corporativo, ben\u00e9fico o festivo.<\/p>\n

En el pasado la organizaci\u00f3n de eventos estaba en la mente del p\u00fablico como algo despreciable y fr\u00edvolo. Aun as\u00ed, actualmente, esta situaci\u00f3n ha dado un vuelco de 360\u00ba y el organizador de eventos se ha convertido en una figura con la importancia profesional que se merece.<\/p>\n

Teniendo en cuenta que se trata de un profesional especializado y experto, vamos a repasar sus 5 funciones principales. Adem\u00e1s, daremos un vistazo a las habilidades que se deben tener para ser un profesional de este \u00e1mbito. \u00bfNos sigues?<\/p>\n

Funciones del organizador de eventos<\/h3>\n

Las tareas de este profesional del \u00e1mbito de la publicidad y la relaciones p\u00fablicas y la comunicaci\u00f3n tienen que ver con el \u201cantes\u201d, el \u201cdurante\u201d e incluso el \u201cdespu\u00e9s\u201d de los eventos corporativos.<\/p>\n

    \n
  1. Planificaci\u00f3n del evento<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

    El primer paso de su trabajo es el dise\u00f1o. Teniendo en cuenta todas las opciones, deber\u00e1 valorar cu\u00e1l ser\u00e1 la mejor localizaci\u00f3n, decoraci\u00f3n y comida. Tambi\u00e9n es el encargado de seleccionar los proveedores y servicios que subcontratar\u00e1, as\u00ed como los perfiles de empleados y actores que tendr\u00e1n presencia en el evento. Durante esta primera tarea, el organizador trabajar\u00e1 tambi\u00e9n la lista de invitados, personas VIP o ponentes.<\/p>\n

    Paralelamente tambi\u00e9n se tiene en cuenta la organizaci\u00f3n del tiempo concreto. En este punto se analizan los d\u00edas anteriores al acontecimiento. De esta manera, se puede tener un control muy detallado sobre los imprevistos que puedan sorprender durante el evento.<\/p>\n

      \n
    1. Plan de comunicaci\u00f3n minucioso<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

      Sabiendo que se trata de un perfil incluido en la publicidad y la comunicaci\u00f3n, el evento en s\u00ed debe tener un detallado plan de comunicaci\u00f3n. Por eso, la segunda tarea del organizador de eventos es la de dise\u00f1ar este plan. Entre otros puntos, este documento debe prever c\u00f3mo se publicitar\u00e1 el acto, c\u00f3mo se informar\u00e1 a los asistentes m\u00e1s importantes y qu\u00e9 medios se hacen eco de \u00e9l.<\/p>\n

      Por otro lado si el evento que se est\u00e1 organizando lo requiere, ser\u00e1 tambi\u00e9n el organizador de eventos el encargado de a gesti\u00f3n comercial. Eso es, contactar y llegar a acuerdos con los sponsors y patrocinadores necesarios. A modo de peque\u00f1o resumen de este punto podr\u00edamos decir que un buen organizador de eventos es un buen comunicador. Y maneja tanto la comunicaci\u00f3n externa como la interna.<\/p>\n

        \n
      1. Dirigir y coordinar a los actores implicadas<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

        En un evento pueden llegar a participar muchas personas. El organizador de eventos marca las gu\u00edas y se encarga de dirigir y coordinar a todos estos actores implicados. Ya sean proveedores, anfitriones, invitados o empleados.<\/p>\n

        No es una funci\u00f3n f\u00e1cil, pues para hacerlo de manera efectiva se deben tener habilidades de direcci\u00f3n. Solo con ellas se puede organizar a varios perfiles tan dispares al mismo tiempo. Una buena direcci\u00f3n es aquella que garantiza un buen funcionamiento del evento.<\/p>\n

          \n
        1. Gesti\u00f3n de recursos<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

          Durante la planificaci\u00f3n del evento, el organizador tiene la obligaci\u00f3n de estar encima de los recursos disponibles. Es decir, ya sean econ\u00f3micos o humanos como tecnol\u00f3gicos, creativos, gastron\u00f3micos\u2026 El control depender\u00e1 tambi\u00e9n del estudio objetivo de los recursos, que es \u00fatil para dise\u00f1ar acciones y elementos interventores.<\/p>\n

          En este punto es imprescindible tocar de pies a tierra: dise\u00f1ar un acontecimiento desproporcionado o sin un fondo para imprevistos ser\u00eda todo un error.<\/p>\n

            \n
          1. Supervisi\u00f3n de la previa y ejecuci\u00f3n del acontecimiento<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

            El control y supervisi\u00f3n del desarrollo de los preparativos solo llegar\u00e1 cuando el organizador de por finalizados el dise\u00f1o y programaci\u00f3n del acto. Este control es vital, ya que ser\u00e1 en este punto cuando el organizador podr\u00e1 identificar problemas o imprevistos para subsanarlos.<\/p>\n

            Cuando llegue la fecha del evento, la tarea principal de este profesional es la supervisi\u00f3n de que el funcionamiento del evento va sobre lo programado. Adem\u00e1s, por supuesto, de controlar que todos los implicados ejercen su papel correspondiente.<\/p>\n

            \"\"<\/a><\/strong><\/p>\n

            Competencias para ser planificador de eventos<\/h3>\n

            El desempe\u00f1o de m\u00faltiples tareas simult\u00e1neamente genera la necesidad de tener varias capacidades. No es f\u00e1cil reunirlas todas, as\u00ed que veamos cu\u00e1les son las imprescindibles:<\/p>\n

            Habilidades directivas y organizativas<\/strong><\/p>\n

            Podr\u00edamos comparar al organizador de eventos con un director de orquesta. Para ser un buen planificador ha que tener capacidad de planificar, programar y organizar. Adem\u00e1s debe estar atento a varias tareas simult\u00e1neas. Desde la ideaci\u00f3n del evento hasta la log\u00edstica, la decoraci\u00f3n o la gastronom\u00eda.<\/p>\n

            Tambi\u00e9n debe dirigir a varios equipos de personas que tienen funciones muy diferentes entre ellas. Pueden ser staff, anfitriones, colaboradores, proveedores, ponentes, etc. Es muy importante que un organizador de eventos tenga habilidades de direcci\u00f3n para poder transmitir la informaci\u00f3n precisa a la persona precisa. Coordinar a todo el personal de manera eficaz tendr\u00e1 como resultado un acontecimiento fluido y fiel a su programaci\u00f3n.<\/p>\n

            Buen comunicador y negociador<\/strong><\/p>\n

            Un eventplanne es un experto de las relaciones p\u00fablicas, sus capacidades comunicativas son la base que sustenta su trabajo. Tener mano derecha en la comunicaci\u00f3n y saber escuchar es una de las principales aptitudes que debe tener un planificador. Junto a la de la negociaci\u00f3n. Y es que el organizador de eventos deber\u00e1 adaptarse a los fondos disponibles y llegar a los acuerdos m\u00e1s suculentos en cuanto a tarifas y costes. As\u00ed podr\u00e1 obtener el m\u00e1ximo beneficio de su presupuesto base.<\/p>\n

            Originalidad y creatividad<\/strong><\/p>\n

            Una habilidad que habla por si sola de estos profesionales es su originalidad y creatividad. Es decir, los mejores eventos son los que m\u00e1s memorables acaban siendo. Y para conseguir que lo sean, la creatividad e innovaci\u00f3n son de vital importancia. Una de las metas de la planificaci\u00f3n de eventos es la de sorprender a los asistentes. As\u00ed se consigue una satisfacci\u00f3n por la asistencia. Este sentimiento es lo que, al final, consigue que el evento se quede en la memoria como una experiencia inolvidable.<\/p>\n

            Notar\u00e9is la originalidad de un organizador de eventos en la decoraci\u00f3n, las actuaciones, localizaci\u00f3n o catering del acto. Un planificador de evento profesional siempre encuentra la manera de que el evento sea recordado por los asistentes.<\/p>\n

            Flexibilidad y versatilidad<\/strong><\/p>\n

            Esta habilidad est\u00e1 muy relacionada con la anterior. Entre las diferentes capacidades del organizador de eventos tambi\u00e9n destacan la flexibilidad y versatilidad. Con ellas, el eventplanner puede trabajar adapt\u00e1ndose a las situaciones y recursos disponibles. Por otro lado, tambi\u00e9n puede sobreponerse a los imprevistos o contratiempos de manera eficaz.<\/p>\n

            \u00bfCuentas con todas estas capacidades? \u00bfPiensas que encajar\u00edas en la profesi\u00f3n de la organizaci\u00f3n de eventos? En Esneca Business School, escuela de negocios avalada por las\u00a0Opiniones de Esneca, podr\u00e1s encontrar este M\u00e1ster en Organizaci\u00f3n de Eventos o la doble titulaci\u00f3n en Organizaci\u00f3n de eventos y Weddingplanner.<\/p>\n

             <\/p>\n

            M\u00e1ster en Mineralog\u00eda aplicada + M\u00e1ster en Petrograf\u00eda de rocas \u00edgneas y metam\u00f3rficas<\/a>
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             <\/p>\n

            Fuente: Esneca Business School<\/a><\/span><\/h5>\n

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