Creación y Organización de un Departamento de Compras

MÓDULO 1. INTRODUCCIÓN Y CONCEPTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

6 HORAS

** En la actualidad, la competitividad del mercado obliga a las empresas a trabajar con procesos eficientes para poder desarrollarse y mantenerse en el tiempo. Deben ser capaces de cumplir con sus objetivos utilizando la menor cantidad de recursos posibles (dinero, máquinas, transporte, insumos y tiempo), analizar cada uno de sus procesos y trabajar en su mejora continua.

1.1. Introducción.

1.2. ¿Qué son las compras en las empresas?

1.2.1. El negocio no son las compras.

1.3. La creación de un departamento de compras:

1.3.1. De la rueda operativa al organigrama.

1.3.2. ¿Quién debe liderar la creación y organización del departamento de compras?

1.3.3. ¿Qué es un líder?

1.3.4. ¿Qué tipo de liderazgo sería el mejor para liderar la creación del departamento de compras?

1.3.5. Autoridad y responsabilidad.

1.3.6. Mapa de adaptación de las personas ante los cambios.

1.3.7. Capacitación y dominio de las terminologías de compras: el lenguaje de compras.

1.4. La estrategia empresarial:

1.4.1. Visión.

1.4.2. Misión.

1.4.3. Objetivos estratégicos.

1.4.4. Planificación estratégica.

1.4.5. La política de compras.

1.5. Conceptos fundamentales de gestión:

1.5.1. Tres indicadores básicos de gestión: eficacia, eficiencia y efectividad.

1.5.2. La rueda de Deming.

1.5.3. La administración de empresa.

MÓDULO 2. EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

6 HORAS

2.1. Diagnóstico del departamento de compras:

2.1.1. Observación y encuesta:

2.1.1.1. Preguntas de diagnóstico para conocer el estado actual del departamento (o proceso) de compras.

2.1.1.2. Preguntas de diagnóstico para conocer la empresa.

2.1.2. Relación del departamento de compras con las demás áreas de la empresa.

2.1.3. ¿Cuándo se tiene un departamento de compras maduro?

2.2. Personal del departamento de compras:

2.2.1. Gerente de compras.

2.2.2. Comprador.

2.2.3. Activador de compras.

2.2.4. Administrativo de compras.

2.3. Perfil del comprador:

2.3.1. Las habilidades blandas deseables en un comprador (soft skills).

2.3.2. Las habilidades duras deseables en un comprador (hard skills).

2.3.3. ¿Cómo se aprende a comprar?

2.4. Home Office. ¿Se puede tener un departamento de compras 100% remoto?

2.5. Tercerización de las compras. Outsourcing.

MÓDULO 3. LOS PROVEEDORES

6 HORAS

3.1. Relación con los proveedores:

3.1.1. ¿Qué es un proveedor?

3.1.2. Alianzas estratégicas.

3.1.3. La matriz de Kraljic:

3.1.3.1. Diferentes estrategias para cada tipo de producto.

3.2. La gestión de proveedores:

3.2.1. Cómo conseguir proveedores.

3.2.2. Clasificación de proveedores ABC. Pareto.

3.2.3. Desarrollo de proveedores.

3.3. Negociación con proveedores. Herramientas de rápida aplicación:

3.3.1. Consideraciones previas a tener en cuenta antes de negociar.

3.3.2. Un secreto bien guardado.

3.3.3. Pausas en la negociación.

3.3.4. Condiciones finales para el éxito.

3.3.5. La importancia de las reuniones cara a cara con el proveedor.

3.3.6. No delegar nada a la buena voluntad del proveedor.

MÓDULO 4. EL PROCESO DE COMPRAS

6 HORAS

** Cada empresa suele tener su forma de llevar adelante el proceso de compras según su historia y posibilidades, sin embargo, se recomienda una forma estandarizada basada en 5 pasos que no se deben alterar y que, una vez implementados, formarán la columna vertebral del departamento de compras.

4.1. Proceso básico de compras:

4.1.1. Los cinco pasos del proceso de compras:

4.1.1.1. Recibir el requerimiento por parte de los clientes internos de la empresa. Solicitud de pedido (solped).

4.1.1.2. Solicitar cotizaciones.

4.1.1.3. Confirmar compra al proveedor. Orden de compra (OC).

4.1.1.4. Recibir compra.

4.1.1.5. Pagar la compra y archivar legajo.

4.1.2. Urgencias y problemas de compra.

4.1.3. Imprevistos que intervienen en el proceso de compras.

4.2. Cómo planificar y organizar las compras:

4.2.1. El hombre invisible.

4.3. Importancia de los registros en compras:

4.3.1. Sistema de gestión informático. Definición y utilidad.

4.3.2. ¿Qué hacemos si no tenemos un software de gestión?

4.4. Ahorro en compras:

4.4.1. Compras e inflación.

4.4.2. Acopio en compras.

4.4.3. Órdenes de compra abiertas.

4.4.4. Contrato marco.

4.4.5. ¿Qué aspectos evaluar al comprar?

4.4.6. ¿Ahorro en la compra de hojas de papel?

4.5. Filosofía de trabajo JIT en el proceso de compras.

MÓDULO 5. INDICADORES DE GESTIÓN DE COMPRAS

6 HORAS

5.1. Qué son los indicadores de gestión.

5.2. Indicadores de compras:

5.2.1. Importe total de compras mensual.

5.2.2. Urgencias sobre total de pedidos.

5.2.3. Principales indicadores de ahorro en compras:

5.2.3.1. Ahorro total de compras.

5.2.3.2. Costo total de adquisición.

5.2.3.3. Costo por unidad.

5.2.3.4. Porcentaje de descuento negociado.

5.2.3.5. Ahorro en relación al presupuesto.

5.2.3.6. Ahorro en relación a los ingresos.

5.2.4. Rotación de inventario.

5.2.5. Cantidad mensual de órdenes de compra.

5.2.6. Tiempo de duración del ciclo de compras.

5.2.7. Demora promedio de entrega de proveedores del mes.

5.2.8. Solped no tratadas con más de 7 días desde su envío.

5.2.9. OTIF – On Time in Full.

5.2.10. ROI (retorno sobre la inversión).

5.3. ¿Cómo comenzar a trabajar con indicadores?

5.4. Tablero de comando.

5.5. Comentarios finales sobre indicadores.

5.6. Check list para la creación del departamento de compras.

5.7. Cierre.

5.8. Palabras del ponente.