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Gestion del tiempo recursos e instalaciones

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Descripción

  • Tipología

    Curso

ESPECÍFICOS: – Aplicar y utilizar criterios de eficiencia y optimización en la organización de recursos e instalaciones utilizando la normativa adecuada, orientando dicha normativa, en el caso de instalaciones, a la prevención de riesgos. – Aplicar los métodos y técnicas de gestión del tiempo a través de las herramientas idóneas en procesos de organización de agenda. – Utilizar aplicaciones informáticas de gestión del tiempo.  

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Temario

1. La organización y planificación del trabajo.

1.1. Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad.

1.2.Medios y métodos de trabajo.

1.3. La planificación como hábito:
1.3.1. El lugar de trabajo. La oficina y su organización.
1.3.2. Preparación previa de la jornada de trabajo.

1.4. Priorización.
1.4.1. Formas de fijar prioridades.
1.4.2. Lo urgente y lo importante.

1.5. Organización.
1.5.1. Reagrupación y simplificación.
1.5.2. Distribución racional de las tareas a lo largo de la jornada.

1.6. Delegación.

1.7. Control y ajuste. El control del tiempo.
1.7.1. Ladrones de tiempo.
1.7.2. Cálculo del valor del tiempo. Técnica de medición temporal del trabajo.
1.7.3. Métodos de optimización del tiempo.
1.7.4. El reloj biológico. La curva de la actividad y la fatiga.
1.7.5. El tiempo y el estrés.
1.7.6. Utilización de aplicaciones informáticas en la gestión del tiempo. Instalación. Funciones y procedimientos de las aplicaciones.

1.8. La calidad en los trabajos de secretariado.

1.9. Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación.

1.10. Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación.

1.11. El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el – escritorio, las herramientas de trabajo ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda, el material de trabajo papel, sobres, etc., menaje y suministros varios.

1.12. La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras dependencias de la organización.

1.13. Prevención de riesgos laborales.
1.13.1. Normativa actual. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
1.13.2. La carga de trabajo, la fatiga y la insatisfacción laboral.
1.13.3. Criterios ergonómicos.

2. Procesos y procedimientos del tratamiento de la información en la empresa. El archivo.

2.1. Flujo documental en la empresa.

2.2. Clasificación de los documentos.
2.2.1. Vitales, útiles, importantes, necesarios, transitorios, desechables.
2.2.2. Documento, informe, expediente, dossier, valija y otros.
2.2.3. Reservado, restringido, privado, público.
2.2.4. Métodos: ordenación alfabética, numérica, por índice temático, cronológica y toponímica.
2.2.5. Sistemas: tradicional, ordenador, microfilmar documentos. Soportes de archivo.

2.3. Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo.

2.4. El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso. Inclusiones, extracciones y expurgo.

2.5. Gestión documental informática “oficina sin papeles”.

2.6. Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.

3. La agenda.

3.1. Tipos de agenda.
3.1.1. Manual.
3.1.2. Electrónica.
3.1.3. Ordenador.

3.2. Secciones de la agenda.
3.2.1. Planificación dietario, semanal, mensual, anual, tareas, actividades.
3.2.2. Gestión (notas, mensajes, reuniones, gastos, viajes).
3.2.3. Información teléfonos y direcciones, clientes, restaurantes, onomásticas.
3.2.4. Accesorios.

3.3. Gestión de agendas.
3.3.1. La agenda del directivo la de planificación y la de control.
3.3.2. La agenda del asistente.
3.3.3. Normas para el buen uso de la agenda.

Información adicional

METODOLOGÍA

En IVAFE, marcamos a nuestros alumnos el itinerario lectivo basado en el “Seguimiento continuo de los Alumnos”.

La metodología está basada en un uso intensivo de las nuevas tecnologías, creando un entorno de aprendizaje activo, próximo y colaborativo en el Campus Virtual. Se combinan así, la flexibilidad de los medios online con las ventajas de la formación presencial.

Nuestros alumnos encuentran en el Campus virtual

Secretaría para matricularse.
Biblioteca para acceder a vídeos y libros.
Cafetería donde disfrutar con los compañeros la parte más lúdica de la formación.
Aula donde trabajar de forma compartida con el resto de alumnos toda la parte formativa.
Mi Curso donde se encuentran los trabajos y ejercicios que cada semana tienen que desarrollar.

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