Organización de Eventos y Protocolo para Secretariado de Dirección

Tema Introductorio. El certificado de profesionalidad

MÓDULO I. GESTIÓN DEL TIEMPO, RECURSOS E INSTALACIONES DEL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN

Tema 1. La organización y planificación del trabajo (I)
1. Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad
2. Medios y métodos de trabajo
3. La planificación como hábito
4. Priorización
5. Organización

Tema 2. La organización y planificación del trabajo (II)
1. Delegación
2. Control y ajuste. El control del tiempo
3. La calidad en los trabajos de secretariado
4. Habilidades de relación intrapersonal para optimizar el tiempo: iniciativa, proactividad, creatividad e innovación
5. Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación
6. El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el escritorio, las herramientas de trabajo ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios
7. La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras dependencias de la organización
8. Prevención de riesgos laborales

Tema 3. Procesos y procedimientos del tratamiento de la información en la empresa. El archivo
1. Flujo documental en la empresa
2. Clasificación de los documentos
3. Tratamiento de los documentos: estrategias y características de un buen archivo
4. El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimiento de uso. Inclusiones, extracciones y expurgo
5. Gestión documental informática - oficina sin papeles-
6. Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos

Tema 4. La agenda
1. Tipos de agenda
2. Secciones de la agenda. Planificación, gestión (notas, mensajes, reuniones, gastos, viajes), información (teléfonos y direcciones, clientes, restaurantes, onomásticas), accesorios
3. Gestión de agendas: la agenda del directivo, la de planificación y control, la agenda del asistente. Normas para el buen uso de la agenda

MÓDULO II. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS

Tema 5. Organización de reuniones
1. Tipos de reuniones
2. Planificación de las reuniones
3. Preparativos de las reuniones
4. Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas
5. El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión
6. Tipología y funciones de los participantes en una reunión
7. El papel de la secretaria el día de la reunión
8. La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión

Tema 6. La negociación
1. Elaboración de un plan de negociación
2. Tipos o niveles
3. Participantes
4. Fases de la negociación
5. Recursos psicológicos en la negociación
6. Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa
7. Los presupuestos y los contratos

Tema 7. Organización de eventos (I)
1. Objetivos
2. Presupuesto
3. Tipos de eventos atendiendo a su ámbito
4. Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento
5. Listado de comprobaciones
6. El papel de la secretaria el día del evento

Tema 8. Organización de eventos (II)
1. Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado
2. Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado
3. Medios convencionales y telemáticos de cobro y pago
4. Documentos de cobro y pago

Tema 9. El protocolo empresarial (I)
1. Tratamiento dentro de la empresa
2. Recepción de las visitas
3. El restaurante como parte de la oficina
4. RD 2099/83, de ordenación general de precedencias en el Estado

Tema 10. El protocolo empresarial (II)
1. El regalo en la empresa
2. La etiqueta en hombres y mujeres
3. Ubicación correcta de los símbolos
4. La imagen y la empresa

MÓDULO III. ORGANIZACIÓN DE VIAJES NACIONALES E INTERNACIONALES

Tema 11. Servicios y productos de las agencias de viajes
1. Condiciones de contratación de un servicio
2. Seguros de viaje, médicos y de automóviles
3. Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales
4. Medios de realización: Internet, teléfono y otros
5. Derechos del viajero
6. Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas
7. Características y funciones de organismos oficiales

Tema 12. Organización del viaje
1. Objetivos del viaje
2. Presupuesto
3. Lista de comprobación y confirmación
4. Documentación necesaria anterior al viaje
5. Gestión de las necesidades del país o países que se visiten
6. Itinerarios
7. Medios de transporte
8. Métodos para el alquiler de vehículos. Normativa al respecto
9. Visitas turísticas
10. Información cultural y genérica

Tema 13. Planificación del viaje
1. Medios de locomoción
2. Horarios
3. Reservas de transporte
4. Alojamientos y tipos de pensión. Menús
5. Medios de cobro y pago
6. Intérpretes
7. Servicios especiales salas de reuniones, faxes, secretarios, despachos, salas audiovisuales
8. Documentación y preparación de las jornadas de trabajo
9. La oficina móvil
10. La agenda de reuniones

Tema 14. Documentación posterior al viaje
1. Informe económico
2. Justificantes
3. Notas de entrega
4. Albaranes
5. Facturas proforma
6. Facturas definitivas
7. Seguimiento de acuerdos
8. Evaluación y análisis de resultados
9. Archivo
10. Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales

Tema 15. Protocolo nacional e internacional y usos sociales
1. Invitaciones en España y en el extranjero
2. Forma y contestación de las invitaciones
3. Obligaciones con los visitantes
4. Protocolo y comunicación en países de religión musulmana
5. Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica
6. Protocolo y comunicación en diversos países
7. Diplomacia en la Unión Europea
8. Decálogo del protocolo empresarial internacional