Organización de reuniones y eventos (online)

PARTE 1: GESTIÓN DEL TIEMPO, RECURSOS E INSTALACIONES

UNIDAD DIDÁCTICA 1. LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

• 1. Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad.
• 2. Medios y métodos de trabajo.
• 3. La planificación como hábito
• 4. Priorización.
• 5. Organización.
• 6. Delegación.
• 7. Control y ajuste. El control del tiempo.
• 8. La calidad en los trabajos de secretariado.
• 9. Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación.
• 10. Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación.
• 11. El puesto de trabajo de la secretaria.
• 12. La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras dependencias de la organización.
• 13. Prevención de riesgos laborales.

UNIDAD DIDÁCTICA 2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. EL ARCHIVO

• 1. Flujo documental en la empresa.
• 2. Clasificación de los documentos.
• 3. Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo.
• 4. El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso. Inclusiones, extracciones y expurgo.
• 5. Gestión documental informática “oficina sin papeles”.
• 6. Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.

UNIDAD DIDÁCTICA 3. LA AGENDA.

• 1. Tipos de agenda.
• 2. Secciones de la agenda.
• 3. Gestión de agendas.

PARTE 2: ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS

UNIDAD DIDÁCTICA 1. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES

• 1. Tipos de reuniones.
• 2. Planificación de las reuniones.
• 3. Preparación de las reuniones.
• 4. Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas.
• 5. El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. Duración, pausas, - almuerzo y otros).
• 6. Tipología y funciones de los participantes en una reunión. Dirección, secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-.
• 7. El papel de la secretaria el día de la reunión. Preparar, comprobar, atender.
• 8. La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión.

UNIDAD DIDÁCTICA 2. LA NEGOCIACIÓN

• 1. Elaboración de un plan de negociación.
• 2. Tipos o niveles.
• 3. Participantes.
• 4. Fases de la negociación.
• 5. Recursos psicológicos en la negociación.
• 6. Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.
• 7. Los presupuestos y contratos.

UNIDAD DIDÁCTICA 3. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

• 1. Objetivos.
• 2. Presupuesto.
• 3. Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.
• 4. Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.
• 5. Listado de comprobaciones.
• 6. El papel de la secretaria el día del evento Preparar, comprobar, atender.
• 7. Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado.
• 8. Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado.
• 9. Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos.
• 10. Documentos de cobro y pago.

UNIDAD DIDÁCTICA 4. EL PROTOCOLO EMPRESARIAL

• 1. Tratamientos dentro de la empresa.
• 2. Recepción de las visitas.
• 3. El restaurante como parte de la oficina.
• 4. RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.
• 5. El regalo en la empresa.
• 6. La etiqueta en hombres y mujeres.
• 7. Ubicación correcta de los símbolos.
• 8. La imagen y la empresa.

PARTE 3: ORGANIZACIÓN DE VIAJES NACIONALES E INTERNACIONALES

UNIDAD DIDÁCTICA 1. SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES

• 1. Condiciones de la contratación de un servicio.
• 2. Seguros de viaje, médicos y de automóviles.
• 3. Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales.
• 4. Medios de realización: Internet, teléfono y otros.
• 5. Derechos del viajero.
• 6. Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas.
• 7. Características y funciones de organismos oficiales.

UNIDAD DIDÁCTICA 2. ORGANIZACIÓN DEL VIAJE

• 1. Objetivos del viaje.
• 2. Presupuesto.
• 3. Lista de comprobación y confirmación.
• 4. Documentación necesaria anterior al viaje.
• 5. Gestión de las necesidades del país o países que se visiten.
• 6. Itinerarios.
• 7. Medios de transporte.
• 8. Métodos para el alquiler de vehículos.
• 9. Visitas turísticas.
• 10. Información cultural y genérica.

UNIDAD DIDÁCTICA 3. PLANIFICACIÓN DEL VIAJE

• 1. Medios de locomoción.
• 2. Horarios.
• 3. Reservas de transporte.
• 4. Alojamientos y tipos de pensión.
• 5. Medios de cobro y pago.
• 6. Intérpretes.
• 7. Servicios especiales-sala de reuniones, fax, secretario, despachos, salas audiovisuales-.
• 8. Documentación y preparación de las jornadas de trabajo.
• 9. La oficina móvil.
• 10. La agenda de reuniones.

UNIDAD DIDÁCTICA 4. DOCUMENTACIÓN POSTERIOR AL VIAJE

• 1. Informe económico.
• 2. Justificantes.
• 3. Notas de entrega.
• 4. Albaranes.
• 5. Facturas pro-forma.
• 6. Facturas definitivas.
• 7. Seguimiento de acuerdos.
• 8. Evaluación y análisis de resultados.
• 9. Archivo.
• 10. Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales.

UNIDAD DIDÁCTICA 5. PROTOCOLO NACIONAL E INTERNACIONAL Y USOS SOCIALES

• 1. Invitaciones en España y en el extranjero.
• 2. Forma y contestación de las invitaciones.
• 3. Obligaciones con los visitantes.
• 4. Protocolo y comunicación en países de religión musulmana.
• 5. Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica.
• 6. Protocolo y comunicación en diversos países.
• 7. Diplomacia en la Unión Europea.
• 8. Decálogo del protocolo empresarial internacional.