Reuniones Efectivas 4.0

MÓDULO 1. Introducción y conceptos básicos

El objetivo de este módulo es delimitar y precisar qué se entiende por reunión de trabajo e introducir al alumno en una serie de conceptos básicos que le serán de ayuda para el seguimiento del curso.

1.1. Concepto de reunión. Funciones de las reuniones de trabajo:

1.1.1. Reunión eficaz.

1.1.2. Claves de una reunión eficaz.

1.1.3. Funciones de las reuniones de trabajo.

1.1.4. Consejos para que las reuniones cumplan con sus funciones.

1.2. El factor tiempo. Lo urgente y lo importante.

1.3. Racionalizar el trabajo: simplificar, priorizar.

1.4. Actitud frente a las reuniones:

1.4.1. Antes de la reunión.

1.4.2. Durante la reunión.

1.4.3. Después de la reunión.

1.4.4. Actitudes a evitar en las reuniones.

1.5. Por qué fracasan las reuniones:

1.5.1. Factores que contribuyen al fracaso de las reuniones:

1.5.1.1. Antes de la reunión.

1.5.1.2. Durante la reunión.

1.5.1.3. Después de la reunión.

1.5.2. Importancia de las sensaciones de los asistentes:

1.5.2.1. Sensación de pérdida de tiempo.

1.5.2.2. Sensación de descontrol y mala gestión.

1.5.2.3. Sensación de proceso de comunicación defectuosa.

1.5.2.4. Sensación de que el moderador no cuida al grupo.

1.5.2.5. Sensación de tomadura de pelo.

1.6. Costes de las reuniones ineficaces:

1.6.1. Magnitudes principales del coste de las reuniones.

1.7. Necesidad y objetivos de una reunión de trabajo:

1.7.1. Reflexión previa: ¿es necesaria la reunión?

1.7.2. Establecer los objetivos de la reunión.

1.8. Razones para NO organizar una reunión.

1.9. Razones para SI organizar una reunión.

1.10. Procesos y fases de una reunión.

MÓDULO 2. Tipología de las reuniones

El objetivo de este módulo es distinguir entre todos los tipos de reuniones que se pueden dar en una empresa para saber gestionarlas de forma eficiente.

2.1. Introducción.

2.2. Según su objetivo o finalidad.

2.3. Según el número de miembros participantes.

2.4. Según la jerarquía asociada a la reunión.

2.5. Según su alcance.

2.6. Según el canal utilizado.

2.7. Según su periodicidad y continuidad.

2.8. Grupos específicos de trabajo – Task Force.

MÓDULO 3. Preparación de reuniones eficaces

El objetivo de este módulo es desarrollar las dos primeras fases en las que se planifica y prepara una reunión. Además, trabajarcon modelos que se puedan utilizar después en el día a día y cómo calcular el coste real, el coste de oportunidad y el concepto de “amortización” de una reunión.

3.1. Fases para la preparación de las reuniones de trabajo:

3.1.1. Fase de planificación:

3.1.1.1. Identificación del propósito básico.

3.1.1.2. Establecer los objetivos de la reunión.

3.1.1.3. Determinar los asistentes.

3.1.1.4. Establecer la rentabilidad.

3.1.2. Fase de preparación.

3.2. Preparación del coordinador/organizador y de los participantes.

3.3. Objetivos de la reunión. Modelo.

3.4. Selección de los asistentes:

3.4.1. Número de asistentes adecuado.

3.5. El tiempo. Curvas de rendimiento de una reunión.

3.6. Hora de inicio y duración de la reunión.

3.7. Escoger el lugar más adecuado para la realización de la reunión:

3.7.1. Formas más utilizadas de disponer las sillas y las mesas.

3.8. Agenda y convocatoria formal de la reunión. Modelo.

3.9. Documentación previa a preparar: breve, clara y concisa. Modelo.

3.10. Recursos materiales y plan de contingencia.

3.11. Cálculo del coste real y de oportunidad de la reunión. Concepto de “amortización” de una reunión. Modelo.

MÓDULO 4. Inicio y desarrollo de una reunión de trabajo

En este módulo se desarrolla todo lo relativo a la gestión eficaz del inicio y desarrollo de una reunión de trabajo, profundizando en las expectativas creadas al convocar la reunión así como aquellas prácticas y experiencias que nos permitan alcanzar los objetivos establecidos en la fase de planificación.

4.1. Inicio de la reunión.

4.2. La puntualidad.

4.3. Apertura de la reunión.

4.4. Fases en el desarrollo de la reunión de trabajo.

4.5. Normas o reglas de juego en una reunión de trabajo.

4.6. Clarificación de las expectativas y cómo alcanzar los objetivos establecidos.

4.7. Funciones y roles en una reunión eficaz.

4.8. Situaciones que dificultan el desarrollo de una reunión.

MÓDULO 5. Desenlace y cierre de una reunión de trabajo

En este módulo se presentan algunos consejos básicos para finalizar con éxito una reunión de trabajo y que, principalmente, deberá realizar el coordinador de la reunión.

5.1. Cierre de la reunión:

5.1.1. Tomar notas.

5.1.2. Aspectos a considerar al tomar notas.

5.2. Análisis de las variables que inciden en la toma de decisiones:

5.2.1. Factores internos.

5.2.2. Factores externos.

5.3. Diferentes formas para la toma de decisiones en grupo:

5.3.1. Decisión por mayoría de votos.

5.3.2. Decisión por consenso.

5.3.3. Una persona decide.

5.3.4. Un grupo decide.

5.4. ¿Es siempre bueno el consenso? ¿Qué ocurre cuando no es posible alcanzarlo?

5.5. Conclusiones y tomas de decisiones.

5.6. Acta de reunión, formato y estilo.

5.7. Cuadro de compromisos. Modelo.

MÓDULO 6. Evaluación y seguimiento de los objetivos alcanzados en una reunión

Este módulo trata en profundidad de analizar y sistematizar la fase de evaluación y seguimiento de la reunión y de los acuerdos y decisiones tomadas en la misma, para asegurar cerrar “el círculo virtuoso de la reunión” y conseguir cumplir con las expectativas creadas al planificarla.

6.1. La función de evaluación de una reunión de trabajo.

6.2. Cómo realizar un seguimiento efectivos de la reunión de trabajo.

6.3. Actitudes frente a la evaluación y seguimiento.

6.4. Retroalimentación.

6.5. Motivación y responsabilidad.

6.6. Alineación con la visión y objetivos globales de la empresa.

MÓDULO 7. Liderazgo y conducción de una reunión

Este módulo trata de definir, analizar y trabajar todos los aspectos, funciones y responsabilidades, estrategias y técnicas relativas al liderazgo y conducción de una reunión.

7.1. El papel del conductor/moderador de la reunión.

7.2. Funciones del conductor de la reunión.

7.3. Competencias de un buen conductor de reuniones.

7.4. Conductas a evitar en la dirección y conducción de reuniones.

7.5. Técnicas para la conducción de reuniones eficaces.

7.6. El papel del sentido del humor en las reuniones.

7.7. Test de evaluación como conductor de una reunión.

MÓDULO 8. Tipología de los participantes y su impacto en una reunión

En este módulo se trabaja y analiza en profundidad los tipos de participantes que podemos encontrarnos en una reunión y cómo manejar los diferentes estilos de personalidad.

8.1. Estilos de personalidad y cómo manejarlos eficazmente en las reuniones.

8.2. Dificultades y participantes conflictivos.

8.3. Cómo manejar los problemas de falta de atención.

8.4. Interrupciones más comunes, cómo actuar.

8.5. Liderazgo, autoridad y factores de poder.

8.6. Cómo manejar las presiones tácitas.

8.7. La involucración emocional del participante.

MÓDULO 9. La importancia del equipo de trabajo

En este módulo se analiza el significado del concepto equipo de trabajo, sus características fundamentales y por qué es tan importante para una empresa el trabajar en equipo.

9.1. A qué se le puede considerar un equipo de trabajo.

9.2. Características de un equipo eficaz.

9.3. Ventajas del trabajo en equipo.

9.4. Las diferentes fases en el desarrollo y estabilización de un equipo.

9.5. Comportamientos a observar: comunicación y participación.

9.6. Clima grupal.

9.7. Las reuniones como herramienta básica de trabajo de un equipo.

MÓDULO 10. Desarrollo de las habilidades de comunicación necesarias en una reunión

En este módulo se analiza el proceso de comunicación, sus tipos y estilos, así como analizar en detalle cómo debería organizarse y realizarse un feedback eficiente en todo proceso de comunicación.

10.1. Ideas básicas. El proceso de comunicación.

10.2. La carrera de obstáculos del mensaje.

10.3. Modelos mentales.

10.4. Tipos y estilos de comunicación.

10.5. El arte de escuchar. La escucha activa y empática.

10.6. Punitividad: orientación a la culpa u orientación a encontrar una solución.

10.7. Feedback en el proceso de comunicación.

MÓDULO 11. Elementos de negociación básicos en una reunión

El objetivo de este módulo es comprender en qué consiste preparar una negociación, discutirla, identificar las señales de la otra parte, obtener información, analizar propuestas y alternativas y, finalmente, cerrar la negociación.

11.1. Diferencia entre cooperar y competir.

11.2. Estrategias negociadoras.

11.3. Aspectos claves antes de una negociación.

11.4. Negociaciones de “partes” antes que del “todo”.

11.5. Competencias que debe tener un negociador.

11.6. Peligros que nos encontramos en toda negociación.

MÓDULO 12. Las reuniones de trabajo como elemento motivador e integrador

En este módulo se analiza y trabaja en detalle todos aquellos aspectos que convierten las reuniones de trabajo en herramientas motivadoras e integradoras.

12.1. La motivación. Elementos y variables motivadoras.

12.2. Las reuniones de trabajo como elemento motivador.

12.3. Utilizar las reuniones para crear equipo con logros positivos.