PROTOCOLO Y GESTIÓN DE EVENTOS

• 1. El concepto de protocolo
• 2. Clases de protocolo
• 3. Descripción de las razones y aplicaciones más habituales del protocolo en diferentes eventos.
• 4. Aplicación de las técnicas de protocolo más habituales
• 5. Aplicación de las técnicas más habituales de presentación personal.
• 6. El protocolo aplicado a la restauración.

Planificación, organización. Turismo de reuniones y demanda de servicios especializados:

• 1. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano.
• 2. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda.
• 3. Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos.
• 4. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos.
• 5. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución.

Especialización de destinos en turismo de reuniones, nacionales e internacionales:

• 1. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria.
• 2. Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional.

Evento-Tipología y mercado:

• 1. Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros.
• 2. El concepto de evento.
• 3. El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes.
• 4. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora.
• 5. Fases del proyecto de un evento:

Proyecto, planificación, presupuesto y organización de un evento:

• 1. Fuentes y medios de acceso a la información.
• 2. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios.
• 3. Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables.
• 4. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones.
• 5. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones.
• 6. Programación de la logística y de los recursos humanos.
• 7. Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos.
• 8. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios.
• 9. Presidencias honoríficas y participación de personalidades.
• 10. Confección de cronogramas.
• 11. Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad.
• 12. Presupuestación del evento

Servicios para la organización de eventos:

• 1. Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas.
• 2. Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones.
• 3. Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita.
• 4. Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos.
• 5. Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones.
• 6. Secretaría técnica y secretaría científica.
• 7. Servicios de animación cultural y producción de espectáculos.
• 8. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos:
• 9. Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales.
• 10. Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos.
• 11. Otros servicios requeridos en los eventos:

Aplicaciones informáticas específicas:

• 1. Tipos y comparación.
• 2. Programas a medida y oferta estándar del mercado.
• 3. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line.

Proyecto y organización del evento:

• 1. La organización del evento: Definición de funciones y tareas.
• 2. Comités y secretarías: funciones y coordinación.
• 3. Gestión de colaboraciones y patrocinios.
• 4. Soportes y medios para ofrecer información del evento.
• 5. Difusión del evento y captación de participantes.
• 6. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos.
• 7. Funciones y responsabilidades.
• 8. Procedimientos e instrucciones de trabajo.

Dirección y control:

• 1. Control de inscripciones.
• 2. Control de cobros.
• 3. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos.
• 4. Protección de datos personales.
• 5. Documentación del evento.
• 6. Procesos administrativos y contables.
• 7. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones.
• 8. Coordinación.
• 9. Evaluación de servicios y suministros.
• 10. Formalización de contratos. Documentación.
• 11. Supervisión y control del desarrollo del evento.
• 12. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes.
• 13. Documentos de control del evento:
• 14. El informe final del evento.
• 15. Balances económicos.

Comercialización

• 1. La oferta de los destinos especializados.
• 2. Vías y fórmulas de comercialización.
• 3. La oferta de los organizadores de eventos. Marca corporativa e imagen.
• 4. Público objetivo.
• 5. Canales de distribución. Soportes. Estrategias de distribución.
• 6. Técnicas y estrategias de fidelización.
• 7. Acciones y soportes promocionales.
• 8. La oferta específica: características y presentación.
• 9. Fuentes de información sobre eventos.

Técnicas de venta, negociación y atención al cliente:

• 1. La comunicación interpersonal. Procesos. Barreras. Saber escuchar y preguntar. La comunicación no-verbal. La comunicación telefónica.
• 2. Necesidades humanas y motivación. El proceso decisorio. Las expectativas de los clientes.
• 3. Tipología de clientes.
• 4. La atención al cliente. Actitud positiva y actitud pro-activa. La empatía. Los esfuerzos discrecionales.
• 5. Los procesos de ventas. Fases de la venta y técnicas aplicables. La venta telefónica.
• 6. La negociación. Elementos básicos. La planificación de la negociación. Estrategias y técnicas.
• 7. Tratamiento de reclamaciones, quejas y situaciones conflictivas. Procedimientos. Normativa.
• 8. Normas deontológicas, de conducta y de imagen personal.