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Asistencia documental y de gestión en despachos y oficinas

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Tipología Curso
Metodología Online
Horas lectivas 750h
Inicio Fechas a elegir
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  • 750h
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Descripción

En la actualidad, en el mundo de la administración y gestión y dentro del área profesional de gestión de la información y comunicación, más concretamente en la asistencia documental y de gestión en despachos y oficinas, es muy importante conocer los diferentes procesos por cual se realizan. Por ello, con el presente curso se trata de aportar los conocimientos necesarios para conocer la gestión de documentación jurídica y archivo, la administración y gestión de las comunicaciones de la dirección, la elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo, la gestión de sistemas de información y archivo, la gestión auxiliar de personal y la gestión operativa de tesorería.

Parte de lo objetivos de este curso en “Asistencia documental y de gestión en despachos y oficinas”, serás caps de organizar y estandarizar la información documentada. Eliminar documentos dispersos asegurando un mayor control sobre el acceso a la documentación, validación del inventario por caja, carpeta y folio (cuando sea requerido), esta se hace en una plantilla en Excel donde están los principales campos a controlar. Con este inventario se realiza los cuadros de clasificación documental (CCD), las tablas de valoración documental (TVD) y las tablas de retención documental (TRD), entre otros.

En emagister.com encontraras toda la información y asesoría necesaria para iniciar el proceso de matriculación y lograr cuanto antes tus objetivos. Solicita más información ahora mismo y no dejes pasar la oportunidad perfecta para la matriculación.

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¿Qué aprendes en este curso?

La empresa y su organización
Concepto y fines de la empresa
La organización empresarial
La dirección en la empresa
Temperamento
Relaciones de interacción entre dirección y la asistencia a la dirección
Funciones del servicio del secretariado
El proceso de la comunicación La comunicación en la empresa
Formas de comunicación oral en la empresa
Conversaciones telefónicas
Discursos o exposiciones
Precisión y Claridad en el lenguaje
Elementos de comunicación oral
La comunicación efectiva
La conducción del diálogo
La comunicación no verbal
La imagen corporativa de la organización en las comunicaciones presenciales
Presentaciones y saludos
Aplicación de técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las presentaciones
Cortesía y puntualidad

Temario

PARTE 1. MF0982_3 ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DE LA DIRECCIÓN UNIDAD DIDÁCTICA 1. LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN EN LOS PROCESOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES.

  1. La empresa y su organización.
  2. Concepto y fines de la empresa.
  3. La organización empresarial.
  4. La dirección en la empresa.
  5. Temperamento.
  6. Relaciones de interacción entre dirección y la asistencia a la dirección.
  7. Funciones del servicio del secretariado.

UNIDAD DIDÁCTICA 2. EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN.

  1. El proceso de la comunicación
  2. La comunicación en la empresa. Su importancia.

UNIDAD DIDÁCTICA 3. COMUNICACIONES PRESENCIALES.

  1. Formas de comunicación oral en la empresa -conversaciones, reuniones, tertulias, debates, mesas redondas, conversaciones telefónicas, entrevistas, discursos o exposiciones-.
  2. Precisión y claridad en el lenguaje:
  3. Elementos de comunicación oral. La comunicación efectiva.
  4. La conducción del diálogo.
  5. La comunicación no verbal. Funciones.-
  6. La imagen corporativa de la organización en las comunicaciones presenciales.

UNIDAD DIDÁCTICA 4. EL PROTOCOLO SOCIAL.

  1. Normas generales de comportamiento: Saber ser -naturalidad, talante, tacto, sentido del humor, autocontrol-. Saber estar -cortesía, buenos modales en la mesa, sonrisa, el tratamiento-. Saber funcionar -rigor, puntualidad, expresión verbal, conversación-.
  2. Presentaciones y saludos.
  3. Aplicación de técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las presentaciones. Cortesía y puntualidad.
  4. Utilización de técnicas de imagen personal. -Indumentaria, elegancia y movimientos-.

UNIDAD DIDÁCTICA 5. COMUNICACIONES NO PRSENCIALES.

  1. Normas generales.
  2. Herramientas para la corrección de textos: Diccionarios, gramáticas, diccionarios de sinónimos y antónimos y correcciones informáticas.
  3. Normas específicas.
  4. La correspondencia: su importancia.
  5. Comunicaciones urgentes:
  6. El fax. Utilización y formatos de redacción.
  7. El correo electrónico:
  8. Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones escritas. Prestigio inherente.
  9. Instrumentos de comunicación interna en una organización: buzón de sugerencias, tablones de anuncios, avisos y notas internas.
  10. Las reclamaciones. Cómo atenderlas y cómo efectuarlas.
  11. Legislación vigente sobre protección de datos.

UNIDAD DIDÁCTICA 6. COMUNICACIÓN TELEFÓNICA.

  1. Proceso.
  2. Partes intervinientes. Tipos de interlocutores. Tratamiento adecuado.
  3. Prestaciones habituales para las empresas:
  4. Medios y equipos:
  5. Componentes de la atención telefónica: actitud física, voz, timbre, tono, ritmo, articulación, elocución, silencios, sonrisa.
  6. Realización de llamadas efectivas.
  7. Recogida y transmisión de mensajes:
  8. Filtrado de llamadas.
  9. Gestión de llamadas simultáneas.
  10. Gestión de llamadas simultáneas.
  11. Tratamiento de distintas categorías de llamadas.
  12. El protocolo telefónico.
  13. Videoconferencia, FAQ -preguntas de uso frecuente PUF-, foros -de mensajes, de opinión, de discusión-, SMS -servicio de mensajes cortos para móviles-, grupos de noticias -comunicación a través de Internet-:
  14. Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones telemáticas.

UNIDAD DIDÁCTICA 7. TÉCNICAS Y HABILIDADES EN EL TRATAMIENTO DE CONFLICTOS.

  1. El conflicto como problema en la empresa.
  2. Funciones del conflicto.
  3. Causas de los conflictos.
  4. Tipos de conflictos. En función de:
  5. Agresividad humana y conflicto.
  6. Resolución de conflictos.
  7. Factores determinantes en la resolución de conflictos.
  8. Relación previa entre las partes.
  9. Naturaleza del conflicto.
  10. Características de las partes.
  11. Estimaciones de éxito.
  12. Prevención de conflictos.
  13. Desarrollo de habilidades sociales para la resolución de conflictos -empatía, asertividad, escucha activa, influencia, liderazgo, canalización del cambio y diálogo-.

PARTE 2. MF0986_3 ELABORACIÓN, TRATAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS DE TRABAJO UNIDAD FORMATIVA 1. UF0327 RECOPILACIÓN Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO UNIDAD DIDÁCTICA 1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO.

  1. Metodologías de búsqueda de información.
  2. Identificación de fuentes de información especializada: sitios Web, institucionales, páginas personales, foros y grupos de noticias.
  3. La recuperación de la información.
  4. Selección, discriminación y valoración de la información.
  5. Búsqueda de documentos.
  6. Ética y legalidad.
  7. Presentación de información con tablas:
  8. Gestión de archivos y bancos de datos:
  9. Grabación de archivos en distintos formatos:
  10. Protección de archivos.
  11. Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas.

UNIDAD DIDÁCTICA 2. MECANOGRAFÍA. TÉCNICAS ESPECÍFICAS PARA EL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN.

  1. Composición del teclado.
  2. La técnica dactilográfica.
  3. Configuración del teclado.
  4. La trascripción de textos. -Fórmulas, jergas, idiomas y galimatías-.
  5. Ergonomía postural -posición del cuerpo, brazos, muñecas y manos-.
  6. El dictado. La toma de notas.

UNIDAD DIDÁCTICA 3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO.

  1. El aspecto de los caracteres.
  2. El aspecto de un párrafo.
  3. Formato del documento.
  4. Aplicación de manuales de estilo:
  5. Edición de textos:
  6. Inserción en ediciones de texto de :
  7. Documentos profesionales:
  8. Creación de formularios.
  9. Combinación de diferentes documentos de correspondencia:
  10. Comparación y control de documentos.
  11. Impresión de textos:
  12. Inter-operaciones entre aplicaciones.

UNIDAD FORMATIVA 2. UF0328 ORGANIZACIÓN Y OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO Y TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA EN DOCUMENTOS UNIDAD DIDÁCTICA 1. ORGANIZACIÓN Y OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO.

  1. Libro de trabajo y hoja de cálculo.
  2. Tipos de datos: rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas.
  3. Diseño de hojas de cálculo:
  4. Fórmulas y funciones:
  5. Edición de hojas de cálculo:
  6. Instalación personalizada de una hoja de cálculo.
  7. Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y Web incluidos-.
  8. Impresión de hojas de cálculo:
  9. Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas.

UNIDAD DIDÁCTICA 2. TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA EN DOCUMENTOS.

  1. Representaciones gráficas.
  2. Elaboración -legibilidad, representatividad, vistosidad-.
  3. Gráficos.
  4. Elaboración de organigramas, diagramas y mapas:
  5. Tablas:
  6. Procedimientos de integración de representaciones gráficas en documentos.
  7. Impresión de gráficos:
  8. Inter-operaciones entre aplicaciones.

UNIDAD FORMATIVA 3. UF0329 ELABORACIÓN Y EDICIÓN DE PRESENTACIONES CON APLICACIONES INFORMÁTICAS UNIDAD DIDÁCTICA 1. ELABORACIÓN Y EDICIÓN DE PRESENTACIONES CON APLICACIONES INFOMÁTICAS.

  1. Formatos de presentaciones gráficas:
  2. Creación de una presentación.
  3. Las vistas.
  4. Inserción, borrado y ordenamiento de diapositivas.
  5. Diseño y edición de presentaciones:
  6. Grabación, cierre y carga de una presentación.
  7. Impresión de una presentación:
  8. Presentaciones portátiles: creación, instalación y ejecución.
  9. Gestión de archivos: Grabación de presentaciones en distintos formatos, Web incluido.
  10. Integración de presentaciones a la Intranet de la organización.
  11. Inter-operaciones entre aplicaciones.

UNIDAD DIDÁCTICA 2. EDICIÓN DE OBJETOS MULTIMEDIA E INTEGRACIÓN EN DOCUMENTOS.

  1. Utilidades y características de los recursos de proyección.
  2. Video-proyectores.
  3. Reproducción de sistemas de video y audio.
  4. Tipos de formatos soportados de objetos multimedia: Imágenes, video y audio.
  5. Programas de edición de imágenes y sonido: Estructura y funciones.
  6. Operaciones de optimización de imágenes:
  7. Digitalización de imágenes a través de escáner.
  8. Grabación básica de audio.
  9. Procedimientos de integración de objetos multimedia en documentos.

UNIDAD DIDÁCTICA 3. INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES EN LA WEB.

  1. Creación de una página Web.
  2. Inserción y eliminación de archivos.
  3. Inserción de un hipervínculo.
  4. Cómo se guarda la página Web.
  5. Organización de sitios Web:
  6. Procedimientos de protección de datos.
  7. Legislación vigente y normas sobre propiedad intelectual, derechos de autor y protección de datos.

PARTE 3.MF0987_3 GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO UNIDAD FORMATIVA 1. UF0347 SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS UNIDAD DIDÁCTICA 1. EL ARCHIVO. CONCEPTO Y FINALIDAD.

  1. Clases de archivos.
  2. Sistemas de registro y clasificación de documentos.
  3. Mantenimiento del archivo físico.
  4. Mantenimiento del archivo informático.
  5. Planificación de un archivo de gestión de la documentación.
  6. Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos.

UNIDAD DIDÁCTICA 2. UTILIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS DE OFICINA.

  1. Análisis de sistemas operativos.
  2. Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones.
  3. Gestión del sistema operativo.
  4. Gestión del sistema de archivos.
  5. Exploración o navegación.
  6. Grabación, modificación e intercambio de información.
  7. Herramientas.
  8. Procedimientos para usar y compartir recursos.
  9. Optimización de los sistemas.
  10. Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas.
  11. Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información.
  12. Normativa legal aplicable.

UNIDAD DIDÁCTICA 3. IMPLANTACIÓN Y TRANSICIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LA DOCUMENTACIÓN.

  1. Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo.
  2. Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales.
  3. Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas.
  4. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación.
  5. Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación.