Asistencia documental y de gestión en despachos y oficinas
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Tipología
Curso
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Metodología
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750h
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En la actualidad, en el mundo de la administración y gestión y dentro del área profesional de gestión de la información y comunicación, más concretamente en la asistencia documental y de gestión en despachos y oficinas, es muy importante conocer los diferentes procesos por cual se realizan. Por ello, con el presente curso se trata de aportar los conocimientos necesarios para conocer la gestión de documentación jurídica y archivo, la administración y gestión de las comunicaciones de la dirección, la elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo, la gestión de sistemas de información y archivo, la gestión auxiliar de personal y la gestión operativa de tesorería.
Parte de lo objetivos de este curso en “Asistencia documental y de gestión en despachos y oficinas”, serás caps de organizar y estandarizar la información documentada. Eliminar documentos dispersos asegurando un mayor control sobre el acceso a la documentación, validación del inventario por caja, carpeta y folio (cuando sea requerido), esta se hace en una plantilla en Excel donde están los principales campos a controlar. Con este inventario se realiza los cuadros de clasificación documental (CCD), las tablas de valoración documental (TVD) y las tablas de retención documental (TRD), entre otros.
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Materias
- Conflictos
- Herramientas de gestión
- Imagen
- Inventario
- Liderazgo
- Presentación
- Prevención
- Tesorería
- Administración
- Habilidades sociales
- Archivos
- Escucha activa
- Aplicaciones informáticas
- Gestión por procesos
- Gráficos
- Autocontrol
- Mantenimiento
- Sistemas de información
- Sistemas de calidad
- Impresión
- La comunicación no verbal
- La organización empresarial
- Presentaciones y saludos
- Temperamento
- La comunicación efectiva
- Conversaciones telefónicas
- Precisión y Claridad en el lenguaje
- La empresa y su organización
- Concepto y fines de la empresa
- La dirección en la empresa
- Funciones del servicio del secretariado
- La conducción del diálogo
- Formas de comunicación oral en la empresa
- Discursos o exposiciones
- Elementos de comunicación oral
- Cortesía y puntualidad
Temario
PARTE 1. MF0982_3 ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DE LA DIRECCIÓN UNIDAD DIDÁCTICA 1. LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN EN LOS PROCESOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES.
- La empresa y su organización.
- Concepto y fines de la empresa.
- La organización empresarial.
- La dirección en la empresa.
- Temperamento.
- Relaciones de interacción entre dirección y la asistencia a la dirección.
- Funciones del servicio del secretariado.
UNIDAD DIDÁCTICA 2. EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN.
- El proceso de la comunicación
- La comunicación en la empresa. Su importancia.
UNIDAD DIDÁCTICA 3. COMUNICACIONES PRESENCIALES.
- Formas de comunicación oral en la empresa -conversaciones, reuniones, tertulias, debates, mesas redondas, conversaciones telefónicas, entrevistas, discursos o exposiciones-.
- Precisión y claridad en el lenguaje:
- Elementos de comunicación oral. La comunicación efectiva.
- La conducción del diálogo.
- La comunicación no verbal. Funciones.-
- La imagen corporativa de la organización en las comunicaciones presenciales.
UNIDAD DIDÁCTICA 4. EL PROTOCOLO SOCIAL.
- Normas generales de comportamiento: Saber ser -naturalidad, talante, tacto, sentido del humor, autocontrol-. Saber estar -cortesía, buenos modales en la mesa, sonrisa, el tratamiento-. Saber funcionar -rigor, puntualidad, expresión verbal, conversación-.
- Presentaciones y saludos.
- Aplicación de técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las presentaciones. Cortesía y puntualidad.
- Utilización de técnicas de imagen personal. -Indumentaria, elegancia y movimientos-.
UNIDAD DIDÁCTICA 5. COMUNICACIONES NO PRSENCIALES.
- Normas generales.
- Herramientas para la corrección de textos: Diccionarios, gramáticas, diccionarios de sinónimos y antónimos y correcciones informáticas.
- Normas específicas.
- La correspondencia: su importancia.
- Comunicaciones urgentes:
- El fax. Utilización y formatos de redacción.
- El correo electrónico:
- Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones escritas. Prestigio inherente.
- Instrumentos de comunicación interna en una organización: buzón de sugerencias, tablones de anuncios, avisos y notas internas.
- Las reclamaciones. Cómo atenderlas y cómo efectuarlas.
- Legislación vigente sobre protección de datos.
UNIDAD DIDÁCTICA 6. COMUNICACIÓN TELEFÓNICA.
- Proceso.
- Partes intervinientes. Tipos de interlocutores. Tratamiento adecuado.
- Prestaciones habituales para las empresas:
- Medios y equipos:
- Componentes de la atención telefónica: actitud física, voz, timbre, tono, ritmo, articulación, elocución, silencios, sonrisa.
- Realización de llamadas efectivas.
- Recogida y transmisión de mensajes:
- Filtrado de llamadas.
- Gestión de llamadas simultáneas.
- Gestión de llamadas simultáneas.
- Tratamiento de distintas categorías de llamadas.
- El protocolo telefónico.
- Videoconferencia, FAQ -preguntas de uso frecuente PUF-, foros -de mensajes, de opinión, de discusión-, SMS -servicio de mensajes cortos para móviles-, grupos de noticias -comunicación a través de Internet-:
- Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones telemáticas.
UNIDAD DIDÁCTICA 7. TÉCNICAS Y HABILIDADES EN EL TRATAMIENTO DE CONFLICTOS.
- El conflicto como problema en la empresa.
- Funciones del conflicto.
- Causas de los conflictos.
- Tipos de conflictos. En función de:
- Agresividad humana y conflicto.
- Resolución de conflictos.
- Factores determinantes en la resolución de conflictos.
- Relación previa entre las partes.
- Naturaleza del conflicto.
- Características de las partes.
- Estimaciones de éxito.
- Prevención de conflictos.
- Desarrollo de habilidades sociales para la resolución de conflictos -empatía, asertividad, escucha activa, influencia, liderazgo, canalización del cambio y diálogo-.
PARTE 2. MF0986_3 ELABORACIÓN, TRATAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS DE TRABAJO UNIDAD FORMATIVA 1. UF0327 RECOPILACIÓN Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO UNIDAD DIDÁCTICA 1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO.
- Metodologías de búsqueda de información.
- Identificación de fuentes de información especializada: sitios Web, institucionales, páginas personales, foros y grupos de noticias.
- La recuperación de la información.
- Selección, discriminación y valoración de la información.
- Búsqueda de documentos.
- Ética y legalidad.
- Presentación de información con tablas:
- Gestión de archivos y bancos de datos:
- Grabación de archivos en distintos formatos:
- Protección de archivos.
- Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas.
UNIDAD DIDÁCTICA 2. MECANOGRAFÍA. TÉCNICAS ESPECÍFICAS PARA EL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN.
- Composición del teclado.
- La técnica dactilográfica.
- Configuración del teclado.
- La trascripción de textos. -Fórmulas, jergas, idiomas y galimatías-.
- Ergonomía postural -posición del cuerpo, brazos, muñecas y manos-.
- El dictado. La toma de notas.
UNIDAD DIDÁCTICA 3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CON PROCESADORES DE TEXTO.
- El aspecto de los caracteres.
- El aspecto de un párrafo.
- Formato del documento.
- Aplicación de manuales de estilo:
- Edición de textos:
- Inserción en ediciones de texto de :
- Documentos profesionales:
- Creación de formularios.
- Combinación de diferentes documentos de correspondencia:
- Comparación y control de documentos.
- Impresión de textos:
- Inter-operaciones entre aplicaciones.
UNIDAD FORMATIVA 2. UF0328 ORGANIZACIÓN Y OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO Y TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA EN DOCUMENTOS UNIDAD DIDÁCTICA 1. ORGANIZACIÓN Y OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO.
- Libro de trabajo y hoja de cálculo.
- Tipos de datos: rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas.
- Diseño de hojas de cálculo:
- Fórmulas y funciones:
- Edición de hojas de cálculo:
- Instalación personalizada de una hoja de cálculo.
- Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y Web incluidos-.
- Impresión de hojas de cálculo:
- Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas.
UNIDAD DIDÁCTICA 2. TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA EN DOCUMENTOS.
- Representaciones gráficas.
- Elaboración -legibilidad, representatividad, vistosidad-.
- Gráficos.
- Elaboración de organigramas, diagramas y mapas:
- Tablas:
- Procedimientos de integración de representaciones gráficas en documentos.
- Impresión de gráficos:
- Inter-operaciones entre aplicaciones.
UNIDAD FORMATIVA 3. UF0329 ELABORACIÓN Y EDICIÓN DE PRESENTACIONES CON APLICACIONES INFORMÁTICAS UNIDAD DIDÁCTICA 1. ELABORACIÓN Y EDICIÓN DE PRESENTACIONES CON APLICACIONES INFOMÁTICAS.
- Formatos de presentaciones gráficas:
- Creación de una presentación.
- Las vistas.
- Inserción, borrado y ordenamiento de diapositivas.
- Diseño y edición de presentaciones:
- Grabación, cierre y carga de una presentación.
- Impresión de una presentación:
- Presentaciones portátiles: creación, instalación y ejecución.
- Gestión de archivos: Grabación de presentaciones en distintos formatos, Web incluido.
- Integración de presentaciones a la Intranet de la organización.
- Inter-operaciones entre aplicaciones.
UNIDAD DIDÁCTICA 2. EDICIÓN DE OBJETOS MULTIMEDIA E INTEGRACIÓN EN DOCUMENTOS.
- Utilidades y características de los recursos de proyección.
- Video-proyectores.
- Reproducción de sistemas de video y audio.
- Tipos de formatos soportados de objetos multimedia: Imágenes, video y audio.
- Programas de edición de imágenes y sonido: Estructura y funciones.
- Operaciones de optimización de imágenes:
- Digitalización de imágenes a través de escáner.
- Grabación básica de audio.
- Procedimientos de integración de objetos multimedia en documentos.
UNIDAD DIDÁCTICA 3. INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES EN LA WEB.
- Creación de una página Web.
- Inserción y eliminación de archivos.
- Inserción de un hipervínculo.
- Cómo se guarda la página Web.
- Organización de sitios Web:
- Procedimientos de protección de datos.
- Legislación vigente y normas sobre propiedad intelectual, derechos de autor y protección de datos.
PARTE 3.MF0987_3 GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO UNIDAD FORMATIVA 1. UF0347 SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS UNIDAD DIDÁCTICA 1. EL ARCHIVO. CONCEPTO Y FINALIDAD.
- Clases de archivos.
- Sistemas de registro y clasificación de documentos.
- Mantenimiento del archivo físico.
- Mantenimiento del archivo informático.
- Planificación de un archivo de gestión de la documentación.
- Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos.
UNIDAD DIDÁCTICA 2. UTILIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS DE OFICINA.
- Análisis de sistemas operativos.
- Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones.
- Gestión del sistema operativo.
- Gestión del sistema de archivos.
- Exploración o navegación.
- Grabación, modificación e intercambio de información.
- Herramientas.
- Procedimientos para usar y compartir recursos.
- Optimización de los sistemas.
- Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas.
- Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información.
- Normativa legal aplicable.
UNIDAD DIDÁCTICA 3. IMPLANTACIÓN Y TRANSICIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LA DOCUMENTACIÓN.
- Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo.
- Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales.
- Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas.
- Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación.
- Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación.
Asistencia documental y de gestión en despachos y oficinas