Diseño de Manuales y Procedimientos de empresa

MÓDULO 1. INTRODUCCIÓN Y GENERALIDADES DE LA DOCUMENTACIÓN NORMATIVA EN LAS EMPRESAS

8 HORAS

** La documentación normativa es todo aquel documento (físico o electrónico) que sirve como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, tanto la información de una empresa como las instrucciones y lineamientos necesarios para que los empleados desempeñen mejor sus tareas.

Es una gran ayuda para el personal que las instrucciones sean definidas para aclarar funciones y responsabilidades, definir procedimientos, fijar políticas y mostrarles el modo en que pueden contribuir al logro de los objetivos organizacionales.

1.1. Naturaleza.

1.2. Importancia.

1.3. Antecedentes.

1.4. Clasificación de los documentos normativos:

1.4.1. Clasificación por su ámbito.

1.4.2. Clasificación por su contenido:

1.4.2.1. Pirámide documental normativa.

1.5. Documentos no normativos pero que soportan el sistema documental de la empresa.

MÓDULO 2. POLITICAS Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS EN LAS EMPRESAS

8 HORAS

** Sin unas “reglas de juego” ninguna empresa podría organizarse correctamente, para poder gestionar la administración de una empresa es necesario establecer una serie de normas y reglas que rijan su actividad diaria. En caso contrario, es posible que las diferentes personas que forman parte de la misma no conozcan cuáles son las leyes que se establecen dentro de la empresa, ni cuál es su propósito.

2.1. ¿Qué son las políticas?

2.1.1. Cómo funcionan.

2.1.2. Tipos de políticas.

2.2. Qué son los manuales de procedimientos:

2.2.1. Cómo funcionan.

2.2.2. Tipos de manuales de procedimientos.

2.3. Importancia de las políticas y manuales de procedimientos.

2.4. Ventajas y limitaciones de las políticas y manuales de procedimientos.

2.5. Necesidad de documentar políticas y manuales en la actualidad.

2.6. Requisitos para documentar políticas y manuales de procedimientos en las empresas.

MÓDULO 3. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LAS POLITICAS Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

18 HORAS

3.1. Principios para elaborar políticas y manuales de procedimientos.

3.2. Definición de estructura requerida de políticas y manuales de procedimientos y tipo de redacción:

3.2.1. Reglas de redacción.

3.3. Elaboración de plantillas (políticas y manuales de procedimientos):

3.3.1. Identificación del documento (portada).

3.3.2. Indice.

3.3.3. Encabezado.

3.3.4. Pie de página.

3.3.5. Contenido.

3.3.6. Procedimiento.

3.3.7. Diferencia entre procesos y procedimientos.

3.3.8. Descripción de procedimiento en un manual.

3.3.9. Trazabilidad del documento.

3.4. Diagramas de flujo en los manuales de procedimientos:

3.4.1. Símbolos usados en los diagramas de flujos.

3.4.2. Criterios para diagramar.

3.4.3. Clasificación de diagramas.

MÓDULO 4. METODOLOGIA PARA ELABORAR POLITICAS Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

10 HORAS

** Es importante que antes de establecer una cultura de elaboración de políticas y manuales de procedimientos en la empresa se pueda definir la metodología necesaria para la elaboración, control y/o actualización de los documentos internos con la finalidad de que las áreas de la institución cuenten con criterios uniformes.

4.1. Análisis de situación actual.

4.2. Elaboración de políticas y manuales de procedimientos:

4.2.1. Determinación del alcance del documento.

4.2.2. Planificación del trabajo.

4.2.3. Búsqueda de la información.

4.2.4. Elaboración del documento.

4.2.5. Revisión del documento.

4.2.6. Aprobaciones.

4.2.7. Difusión.

4.2.8. Implementación del documento.

4.2.9. Revisión del documento normativo posterior al proceso de implementación.

4.3. Estrategia para elaborar políticas y manuales con éxitos.

MÓDULO 5. CULTURA ORGANIZACIONAL PARA MANTENER UNA GESTIÓN DOCUMENTAL NORMATIVA

6 HORAS

** La cultura organizacional está constituida por el conjunto de valores, costumbres, hábitos y creencias que existen en una empresa. Es importante que dentro de esa cultura se incorpore la creencia, en todos los niveles de la empresa, de documentar políticas y manuales de procedimientos, así como de mantenerlos actualizados para lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos y operativos de la empresa.

5.1. Implantación de una cultura de documentación de políticas y manuales de procedimientos:

5.1.1. Creación de un área especializada.

5.1.2. Actividades desarrolladas por el área especializada.

5.1.3. Ventajas de contar con un área especializada.

5.2. Inserción al control interno.