GESTIÓN DOCUMENTAL: del papel al entorno digital

MÓDULO 1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

6 HORAS

** La gestión documental es el conjunto de prácticas, políticas y herramientas que se utilizan para organizar, clasificar, almacenar, recuperar y distribuir documentos (físicos y electrónicos) y archivos dentro de una empresa o institución. Su objetivo principal es optimizar el manejo de la información, asegurando que los documentos estén disponibles de manera rápida, segura y eficiente cuando se necesiten.

En un mundo donde la cantidad de datos y documentos crece de manera exponencial, contar con un sistema adecuado de gestión es esencial para garantizar que la información esté organizada, accesible, segura y conforme a la legislación vigente.

1.1. Concepto y evolución de la gestión documental:

1.1.1. Definición y objetivos.

1.1.2. Importancia y beneficios.

1.1.3. Historia y evolución.

1.1.4. Desde los archivos físicos hasta los sistemas.

1.1.5. Áreas de aplicación.

1.2. Tipos de documentos:

1.2.1. Documentos físicos:

1.2.1.1. Mejores prácticas para la gestión de documentos físicos.

1.2.1.2. Ventajas y desafíos de gestionar documentos físicos.

1.2.2. Documentos digitales:

1.2.2.1. Mejores prácticas para la gestión de documentos digitales.

1.2.3. Documentos híbridos:

1.2.3.1. Características de los documentos híbridos.

1.2.3.2. Ventajas de los documentos híbridos.

1.2.3.3. Desafíos de los documentos híbridos.

1.2.3.4. Mejores prácticas para gestionar documentos híbridos.

1.3. Ciclo de vida de los documentos.

MÓDULO 2. NORMATIVAS Y ESTÁNDARES

4 HORAS

2.1. ISO 15489: gestión de documentos e información. Gestión de registros.

Parte 1: principios y conceptos

2.1.1. Principales componentes de la ISO 15489.

2.1.2. Principales elementos de la ISO 15489 para la gestión documental.

2.1.3. Beneficios de implementar la ISO 15489.

2.2. ISO 30300: 2020 - Sistema de gestión de documentos: fundamentos y vocabulario

2.2.1. Objetivos principales de la ISO 30300.

2.2.2. Ventajas de implementar la ISO 30300 en una empresa.

2.2.3. Implementación de la ISO 30300.

2.2.4. Relación con otras normas ISO.

2.3. ISO 30301: sistema de gestión de documentos. Requisitos para el sistema de gestión de documentos:

2.3.1. Objetivo principal de la ISO 30301.

2.3.2. Requisitos clave de la ISO 30301.

2.3.3. Beneficios de implementar la ISO 30301.

2.3.4. Relación con otras Normas ISO.

2.4. Comparativa entre normas ISO:

2.4.1. ISO 15489 – Gestión de registros.

2.4.2. ISO 30300 - Fundamentos y vocabulario de la gestión documental.

2.4.3. ISO 30301 - Requisitos para el sistema de gestión documental .

2.5. Leyes y regulaciones:

2.5.1. Leyes y regulaciones internacionales.

2.5.2. Leyes nacionales clave.

2.5.3. Leyes relacionadas con la conservación de documentos fiscales y contables.

2.5.4. Leyes sobre protección de información sensible y de seguridad.

2.5.5. Leyes sobre conservación de documentos en el sector público.

MÓDULO 3. SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD)

4 HORAS

** Los sistemas de gestión documental (SGD) son herramientas tecnológicas que permiten almacenar, organizar, recuperar y gestionar documentos y archivos digitales de manera eficiente. Facilitan la administración de grandes volúmenes de información, asegurando que los documentos sean fácilmente accesibles y estén protegidos, proporcionando, además, un entorno controlado que ayude a las organizaciones a cumplir con normativas legales y de seguridad.

3.1. Introducción a los sistemas de gestión documental (SGD):

3.1.1. Tipos de sistemas de gestión documental.

3.1.2. Características principales de un sistema de gestión documental.

3.1.3. Beneficios de utilizar un sistema de gestión documental.

3.1.4. Ejemplos de sistemas de gestión documental.

3.1.5. Implementación y elección de un sistema de gestión documental.

3.2. Componentes principales:

3.2.1. Funciones clave del software de gestión documental.

3.2.2. Ejemplos de software de gestión documental.

3.2.3. Principales equipos de hardware necesarios para la gestión documental:

3.2.3.1. Equipos de captura de documentos.

3.2.3.2. Almacenamiento de datos.

3.2.3.3. Equipos de acceso y recuperación.

3.2.3.4. Dispositivos de seguridad.

3.2.3.5. Dispositivos de impresión y gestión de documentos físicos.

3.2.3.6. Equipos de red y conectividad.

3.3. Procesos de gestión documental.

3.4. Implementación:

3.4.1. Planificación y diagnóstico inicial.

3.4.2. Diseño e implementación del sistema.

3.4.3. Capacitación y sensibilización del personal.

3.4.4. Implementación y seguimiento.

3.4.5. Mantenimiento y mejora continua.

MÓDULO 4. GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ERA DIGITAL

5 HORAS

** La gestión documental en la era digital ha transformado profundamente la forma en que las organizaciones organizan, almacenan, gestionan y acceden a la información. Esta transformación ofrece numerosas ventajas, como la mejora en la eficiencia operativa, la reducción de costes y un mayor cumplimiento normativo. Sin embargo, también presenta nuevos retos en términos de seguridad cibernética, gestión del volumen de datos y protección de la privacidad.

4.1. Qué implica la gestión documental en la era digital:

4.1.1. Ventajas de la gestión documental digital.

4.2. Digitalización de documentos:

4.2.1. Proceso de conversión de documentos físicos a digitales.

4.2.2. Tecnologías utilizadas en la conversión de documentos físicos a digitales.

4.3. Preservación digital:

4.3.1. Elección de formatos de archivo estandarizados y perdurables.

4.3.2. Estrategias de almacenamiento y copias de seguridad.

4.3.3. Migración y actualización de formatos.

4.3.4. Integración de metadatos y clasificación.

4.3.5. Seguridad y protección de la información.

4.3.6. Planificación de la retención y eliminación de documentos.

4.3.7. Monitoreo y revisión periódica.

4.4. Tendencias tecnológicas:

4.4.1. Inteligencia Artificial (IA) en la gestión documental.

4.4.2. Blockchain en la gestión documental.

4.4.3. Cloud Computing en la gestión documental.

4.4.4. Otras tecnologías emergentes.

4.5. Seguridad y privacidad en la gestión documental:

4.5.1. Seguridad en el almacenamiento y acceso a los documentos.

4.5.2. Protección de la integridad de los documentos.

4.5.3. Seguridad física y acceso a los documentos físicos.

4.5.4. Cumplimiento con las normativas de privacidad y protección de datos.

4.5.5. Monitoreo y auditoría de la seguridad.

4.5.6. Capacitación y concientización.

MÓDULO 5. CONSERVACIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL

3 HORAS

5.1. Conservación y eliminación de documentos:

5.1.1. Conservación de documentos.

5.1.2. Eliminación de documentos.

5.1.3. Ciclo de vida de los documentos.

5.1.4. Buenas prácticas para la conservación y eliminación de documentos.

5.2. Auditoría y control documental:

5.2.1. Auditoría documental:

5.2.1.1. Objetivos de la auditoría documental.

5.2.1.2. Fases de una auditoría documental .

5.2.2. Control documental:

5.2.2.1. Elementos clave del control documental.

5.2.3. Beneficios de la auditoría y el control documental.

MÓDULO 6. MEJORES PRÁCTICAS Y FUTURO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

8 HORAS

** La evolución de la gestión documental ha sido impulsada por la innovación tecnológica y las nuevas metodologías que se han integrado para mejorar la eficiencia, seguridad y accesibilidad de la información. Desde la transición de documentos en papel a soluciones digitales, pasando por la integración de la Inteligencia Artificial, Blockchain, Cloud Computing y Big Data, la gestión documental se ha convertido en un proceso más ágil, seguro y colaborativo. A medida que surgen nuevas tecnologías, el futuro de la gestión documental estará marcado por la automatización inteligente, la seguridad avanzada y la sostenibilidad, transformando la forma en que las organizaciones gestionan y valoran su información.

6.1. Ejemplos de implementaciones exitosas:

6.1.1. Sector salud.

6.1.2. Sector financiero.

6.1.3. Sector legal.

6.1.4. Sector manufacturero.

6.1.5. Sector Gobierno y Administración Pública.

6.1.6. Sector educación.

6.1.7. Sector retail y comercio.

6.2. Errores comunes y cómo evitarlos.

6.3. Lecciones aprendidas.

6.4. Desafíos actuales.

6.5. Perspectivas futuras.