Gestión de proyectos aplicado a herramientas de Microsoft 365

TEMARIO:

1.Gestión de Proyectos industriales

-Definición de un proyecto y sus características.

-Ciclo de vida de un proyecto.

-Roles en la gestión de proyectos (gestores, ingenieros, operativos, etc.).

-Herramientas y metodologías básicas (PMI, Agile, Lean).

2. Comunicación Interdepartamental y creación de archivos para la comunicación interdepartamental

-Uso de Microsoft Teams para reuniones y colaboración:

· Cómo organizar y participar en reuniones virtuales.

· Creación de canales específicos para equipos o proyectos.

· Uso del chat, menciones, y archivos compartidos para centralizar la comunicación.

· Ejercicio práctico: Configuración de un equipo y simulación de una reunión de coordinación entre departamentos.

-Outlook para una comunicación eficaz:

· Uso de reglas, carpetas y categorías para organizar correos electrónicos.

· Creación de plantillas de correo electrónico para comunicación estándar entre departamentos.

· Ejercicio práctico: Redacción y envío de un correo formal con documentos adjuntos usando una plantilla creada.

-Planner para el seguimiento de tareas:

· Introducción a Microsoft Planner como herramienta de gestión de tareas dentro de Teams.

· Creación de un plan de proyecto, asignación de tareas y establecimiento de fechas límite.

Ejercicio práctico: Configuración de un plan de tareas para un proyecto ficticio.

3: Definición de prioridades en proyectos y planificación de Proyectos

-Identificación de tareas críticas vs. tareas secundarias.

-Técnicas de priorización (Matriz de Eisenhower, Método ABC, análisis de urgencia e importancia).

-Cómo gestionar recursos limitados y ajustar prioridades.

-Establecimiento de metas SMART (Específicas, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Tiempo).

-Herramientas de planificación: Diagrama de Gantt, Cronograma de trabajo, y otros.

-Simulación de planificación de un proyecto real en base a un caso práctico.

4: Uso de herramientas de gestión de proyectos

-Uso de Microsoft Project

-Creación de un nuevo proyecto.

-Configuración de los parámetros iniciales:

-Fecha de inicio y finalización del proyecto.

-Calendarios laborales (días laborales, festivos, horas de trabajo).

-Definición de las fases principales del proyecto.

-Creación y Configuración de un Proyecto

-Creación de tareas y subtareas.

-Asignación de duraciones y dependencias entre tareas

(relaciones: Fin a Inicio, Inicio a Inicio, etc.).

-Uso de hitos para marcar puntos clave del proyecto.

-Visualización del cronograma con el diagrama de Gantt.

-Planificación y Gestión de Tareas

Creación de la lista de recursos:

Tipos de recursos (trabajo, material, costo).

Disponibilidad y calendario de recursos.

Asignación de recursos a tareas.

Detección y solución de sobreasignaciones.

Seguimiento y Control del Proyecto

Actualización del estado de las tareas (porcentaje completado, retrasos, avances).

Comparación del cronograma actual con la línea base (baseline).

Generación de informes de estado:

Informe de progreso.

Informe de recursos.

Informe de costes.

Exportación y Comunicación de Datos

Exportación de cronogramas y reportes a Excel o PDF para su distribución.

Configuración de vistas personalizadas para presentar datos específicos a diferentes audiencias

5: Colaboración y trabajo en equipo

Técnicas para promover la colaboración entre equipos de diferentes áreas.

Cómo mantener una comunicación fluida y evitar malentendidos en proyectos.

Herramientas colaborativas :

Herramienta principal : SharePoint

¿Qué harían los participantes?

Aprenderían a crear un sitio de SharePoint para centralizar toda la información del proyecto. Configurarían el sitio con:

Bibliotecas de documentos: carpetas para almacenar cronogramas, actas de reuniones, reportes, etc.

Listas personalizadas: tablas dinámicas para seguimiento de tareas, riesgos, problemas o control de inventario.

Páginas informativas: para publicar actualizaciones del proyecto.

Subir documentos clave del proyecto (cronogramas, actas, manuales).

Aprenderían a colaborar en tiempo real:

Edición simultánea de documentos con otros usuarios.

Uso de la función de versiones para recuperar cambios previos.

Uso de comentarios en los archivos para pedir aclaraciones.

Configurarían permisos específicos para documentos:

Lectura para departamentos que solo necesitan consultar.

Edición para equipos que trabajan activamente en el archivo.

Configurarían flujos básicos de automatización con SharePoint:

Notificaciones automáticas por correo electrónico cuando se suba un documento nuevo.

Solicitud de aprobaciones para un archivo o tarea (por ejemplo, validar un diseño antes de pasar a producción).

Aprenderían a usar Power Automate (integrado con SharePoint) para automatizar procesos como:

Avisar al responsable de una tarea cuando se complete una actividad previa.

Archivar automáticamente documentos antiguos.

Crearían listas para registrar y dar seguimiento a elementos del proyecto como:

Tareas asignadas a los equipos.

Riesgos identificados y sus planes de mitigación.

Inventario de materiales requeridos.

Aprenderían a filtrar, ordenar y personalizar las vistas de las listas para obtener información útil rápidamente.

Integración de SharePoint con otras herramientas de Office 365:

Teams y SharePoint:

Usarían SharePoint como backend para los archivos subidos a Microsoft Teams, asegurándose de que la información esté centralizada.

Vincularían canales de Teams con bibliotecas específicas en SharePoint.

OneDrive y SharePoint:

Sincronizarían bibliotecas de SharePoint con OneDrive para acceder a documentos sin conexión.

Power BI y SharePoint:

Explorarían cómo conectar listas de SharePoint con Power BI para crear informes visuales dinámicos.

6: Gestión de riesgos en proyectos industriales y resolución de problemas y toma de decisiones

Gestión de riesgos en proyectos industriales

Identificación de riesgos potenciales en proyectos de cableado industrial (retrasos, problemas de calidad, etc.).

Métodos para evaluar y mitigar riesgos (matrices de riesgos, planes de contingencia).

Resolución de problemas y toma de decisiones

Técnicas para resolver problemas de manera efectiva (análisis de causa raíz, brainstorming, métodos de solución de problemas).

Ejercicios prácticos de resolución de problemas comunes en proyectos industriales.

7: Presentación de resultados y comunicación de cierre de proyectos

Cómo preparar y presentar informes de resultados a la dirección y otros departamentos.

Diseñar informes claros, visuales y bien estructurados.

Presentar resultados de manera profesional y adaptada a la audiencia.

Utilizar herramientas de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Power BI) para preparar y compartir información clave.

*El temario podrá ser adaptado a demanda de las necesidades del alumnado y la empresa.