Gestión de reuniones, viajes y eventos (MF0983_3) (I9909P07-02)
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En la actualidad, en el mundo de la administración y gestión y dentro del área profesional de gestión de la información y comunicación, más concretamente en la asistencia a la dirección, es muy importante conocer los diferentes procesos por cual se realizan. Por ello, con el presente curso se trata de aportar los conocimientos necesarios para conocer la gestión de reuniones, viajes y eventos.
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Materias
- Gestión de eventos
- Etiqueta
- Protocolo
- Imagen
- Eventos
Temario
- MÓDULO 1. GESTIÓN DE REUNIONES, VIAJES Y EVENTOS
- Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad.
- Medios y métodos de trabajo.
- La planificación como hábito:
- Priorización.
- Organización.
- Delegación.
- Control y ajuste. El control del tiempo.
- La calidad en los trabajos de secretariado.
- Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación.
- Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación.
- El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el - escritorio, las herramientas de trabajo -ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo -papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios.
- La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras - dependencias de la organización.
- Prevención de riesgos laborales.
- Flujo documental en la empresa.
- Clasificación de los documentos.
- Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo.
- El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso. -Inclusiones, extracciones y expurgo-.
- Gestión documental informática -“oficina sin papeles"-.
- Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.
- Tipos de agenda.
- Secciones de la agenda.
- Gestión de agendas.
- Tipos de reuniones:
- Planificación de las reuniones.
- Preparación de las reuniones.
- Preparación de las reuniones.
- Preparación de las reuniones.
- Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas.
- El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. -Duración, pausas, - almuerzo y otros).
- Tipología y funciones de los participantes en una reunión. -Dirección, - secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-.
- El papel de la secretaria el día de la reunión. -Preparar, comprobar, - atender-.
- La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión:
- Elaboración de un plan de negociación.
- Tipos o niveles:
- Participantes.
- Fases de la negociación:
- Recursos psicológicos en la negociación:
- Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.
- Los presupuestos y contratos:
- Objetivos.
- Presupuesto.
- Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.
- Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.
- Listado de comprobaciones.
- El papel de la secretaria el día del evento -Preparar, comprobar, atender-.
- Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado:
- Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado:
- Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos:
- Documentos de cobro y pago.
- Tratamientos dentro de la empresa.
- Recepción de las visitas.
- El restaurante como parte de la oficina.
- RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.
- El regalo en la empresa.
- La etiqueta en hombres y mujeres.
- Ubicación correcta de los símbolos:
- La imagen y la empresa.
- Condiciones de la contratación de un servicio:
- Seguros de viaje, médicos y de automóviles.
- Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales.
- Medios de realización: Internet, teléfono y otros.
- Derechos del viajero:
- Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas.
- Características y funciones de organismos oficiales:
- Objetivos del viaje.
- Presupuesto.
- Lista de comprobación y confirmación.
- Documentación necesaria anterior al viaje:
- Gestión de las necesidades del país o países que se visiten:
- Itinerarios.
- Medios de transporte.
- Métodos para el alquiler de vehículos. Normativa al respecto.
- Visitas turísticas.
- Información cultural y genérica.
- Medios de locomoción.
- Horarios.
- Reservas de transporte.
- Alojamientos y tipos de pensión.
- Medios de cobro y pago:
- Intérpretes.
- Servicios especiales-sala de reuniones, fax, secretario, despachos, salas - audiovisuales-.
- Documentación y preparación de las jornadas de trabajo.
- La oficina móvil.
- La agenda de reuniones.
- Informes económicos.
- Justificantes.
- Notas de entrega.
- Albaranes.
- Facturas pro-forma.
- Facturas definitivas.
- Seguimiento de acuerdos.
- Evaluación y análisis de resultados.
- Archivo.
- Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales.
- Invitaciones en España y en el extranjero.
- Forma y contestación de las invitaciones.
- Obligaciones con los visitantes.
- Protocolo y comunicación en países de religión musulmana.
- Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica.
- Protocolo y comunicación en diversos países.
- Diplomacia en la Unión Europea.
- Decálogo del protocolo empresarial internacional.
Información adicional
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