SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

1.El Archivo. Concepto y finalidad
-Clases de archivos.
Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.
Por su contenido: público o privado.
Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o ▫ definitivo.
Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.
-Sistemas de registro y clasificación de documentos.
Alfabético.
Numérico.
Alfanumérico.
Temático.
Geográfico.
Cronológico.
Otros.
-Mantenimiento del archivo físico.
Recursos materiales.
Infraestructura de archivo.
-Mantenimiento del archivo informático.
Métodos.
Unidades de conservación.
-Planificación de un archivo de gestión de la documentación.
Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada.
Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.
Sistemas de registro y codificación a implantar.
Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal.
Definición de las formas de acceso al archivo.
Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo…
Elaboración el Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos.
Comunicación a los empleados los procedimientos de acceso.
-Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos.
Concepto.
Características, tipos, simbología, diseño y elaboración.
2.Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina
-Análisis de sistemas operativos.
Evolución, clasificación y funciones.
-Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones.
Controladores, parches y periféricos.
-Gestión del sistema operativo.
Gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos.
-Gestión del sistema de archivos.
Elementos, funciones y búsquedas.
-Exploración o navegación.
Barra de menú.
Barra principal.
Barra de dirección
Panel Lateral.
Panel de visualización.
Barra de estado.
-Grabación, modificación e intercambio de información.
Documentos estáticos y dinámicos.
Vinculación e incrustación de información.
-Herramientas.
Compresión y descompresión.
Multimedia.
-Procedimientos para usar y compartir recursos.
Configuración de grupos de trabajo.
Protocolos de comunicación.
Servicios básicos de red.
-Optimización de los sistemas.
Entorno gráfico y accesibilidad.
-Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas.
Catálogo de incidencias.
Reproducción de incidencias y soluciones.
-Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información.
Copias de seguridad y mecanismos alternativos.
Programas maliciosos.
-Normativa legal aplicable.
Propiedad intelectual.
Ley Orgánica de Protección de Datos.
Código de Comercio.
3.Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación.
-Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo.
Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental.
-Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes - convencionales.
Desde el punto de vista de la seguridad.
Desde la óptica del uso la racional de los recursos.
Desde el punto de vista económico.
-Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas.
Flujo Paralelo.
Flujo Secuencial.
Flujo Convergente.
Flujo Iterativo.
-Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación.
Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales.
Codificación de documentos.
Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de Archivo y clasificación de documentos.
Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal.
Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso a cada documento.
Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente.
-Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación.-
UNE-ISO 15489.
Modelo EFQM de Excelencia.
Otras Normas.