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Las aplicaciones de Microsoft Excel (en sus distintas versiones) son una excelente herramienta en la realización de actividades contables y administrativas. La contabilidad en Excel cubre un rango muy amplio de operaciones contables, por lo que se puede construir un verdadero sistema contable en un libro u hoja de cálculo.
La contabilidad en Excel permite introducir asientos contables y una gran cantidad de datos que pueden ser validados. Asimismo, el programa ofrece la posibilidad de realizar resúmenes y tener esa información a mano. Las operaciones en Excel incluyen fórmulas adicionales a las aritméticas para resumir los asientos contables por cada cuenta contable.
Los contadores que deseen utilizar Excel para agilizar y mejorar su trabajo, deberán tener conocimientos y habilidades básicas en esta herramienta de Office. De esta forma, el desarrollo de un sistema contable es más fácil, aunque se deben tener en cuenta algunas cuestiones.
En una hoja de cálculo, la información insertada en las celdas puede ser modificada gracias a una barra de fórmulas y a otra de funciones (incluidas las contables), que permiten realizar la operación deseada con su respectiva medida con el fin de ubicarse en tablas para manipular mejor los datos (tablas dinámicas).
Con estos datos es posible crear en Excel representaciones gráficas denominadas gráficos dinámicos, que poseen el mismo dinamismo de una tabla pero en vez de resumirla, permiten tener otra visión de los resultados.
Las validaciones de datosson una de las ventajas más importantes de Excel para la contabilidad. Se pueden realizar como tarea, y están incluidas en las últimas versiones de Excel: 2003, 2007 y 2010.
Otra ventaja a destacar es el uso de controles cruzados para que funcionen como aviso si hay algunos problemas en el funcionamiento de las planillas, así se evitan errores o repeticiones. Además, las opciones de búsqueda y reemplazo permiten actualizar los datos o ubicarlos si la extensión de las planillas es mayor.
Teniendo en cuenta las ventajas anteriores, es posible crear balances o estados contables en los que se resuma la cuenta de resultados, visualizando sus datos en forma de texto, valores o espacios que no afecten las operaciones.
