Asistencia a la Dirección

TÉCNICAS DE SECRETARIADO DE DIRECCIÓN

La empresa y su organización
La empresa.
Las funciones de la empresa.
Clasificación de las empresas.
El organigrama empresarial.
La imagen de la oficina.
El material de oficina. E-Office.

Funciones del servicio de secretariado
Funciones de los directivos.
Personalidad y comportamiento de un directivo.
El secretariado en la empresa.
La secretaria de dirección.
Relaciones de una secretaria dentro de la empresa.
Ética y secreto profesional de la secretaria.

La organización del trabajo
La planificación.
Organización del puesto de trabajo.
Ergonomía del puesto de trabajo.
Gestión y análisis del tiempo.
El estrés.
Organización de la agenda de la secretaria.
El archivo.
Interrupciones en el trabajo.
Trabajar con calidad.

La comunicación en la empresa
Sistemas de información en la empresa.
El proceso de comunicación.
Tipos de comunicación.
Barreras en el proceso de la comunicación.
La comunicación verbal y no verbal.
La comunicación telefónica.

La comunicación escrita (I)
Concepto y características de la comunicación escrita.
Redactar un documento escrito.
Abreviaturas, puntuación, siglas y acrónimos.
El informe: tipos y partes.
El aviso o anuncio.
El saludo.
Circulares: características y ejemplos.

La comunicación escrita (II)
La correspondencia comercial.
El certificado.
La instancia.
El acta.

Los documentos mercantiles
El pedido.
Albaranes de entrega.
La factura.
Modalidades de pago.
El recibo.
El cheque.
La letra de cambio.
El pagaré.

La organización de actos
Las reuniones.
Preparación y organización de las reuniones.
Documentación.
El día de la reunión.
Organizar un congreso.
Después del Congreso.

La organización de viajes
La función del secretariado en la gestión de viajes.
Planificar el viaje.
Aspectos a considerar.
Los viajes de negocios y su organización.
Documentación necesaria.
Derechos de los viajeros.

El protocolo empresarial
Introducción al protocolo.
El protocolo oficial en España.
Normas básicas de presentación y saludos.
Un factor psicosocial importante: la puntualidad.
Invitaciones en España y en el extranjero.
Invitado/anfitrión.
Tratamientos honoríficos utilizados en las comunicaciones protocolarias.
La asertividad.
La imagen personal.
La vestimenta adecuada.

Los medios electrónicos
La ofimática.
Internet y sus servicios.
La videoconferencia.
La firma electrónica.

GESTIÓN DE ARCHIVOS

Gestión de archivos públicos y privados
Aplicación de técnicas de archivo documental: Sistemas de clasificación y ordenación.
Finalidad y objetivos.
Índices de archivo: actualización.
Aplicación de manuales y ayuda.
Mejoras ante problemas de organización.
Procedimientos de registro y posterior archivo.
Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores.
Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital.
Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada.
Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo: Configuración de objetos en sistemas operativos.
Forma de operar.
Creación/Nombramiento, copia y eliminación de archivos, carpetas, subcarpetas y otras.
Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos convencionales e informáticos. Niveles de protección: determinación.
Disposición de contraseñas y atributos de acceso.
Autorizaciones de acceso o consulta, detección de errores en el procedimiento.
Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información: Normativa vigente de protección de datos y conservación de documentación.
Copias de seguridad.

Optimización básica de un sistema de archivo electrónico
Equipos informáticos: puesta en marcha, mantenimiento operativo y revisión periódica que eviten anomalías de funcionamiento: Elementos de hardware: Unidad Central de Proceso y redes locales, supervisión de conexiones.
Elementos de Software: instalación y desinstalación, programas, aplicaciones actualizadas y asistentes. Equipos de reproducción.
Optimización de sistemas operativos monousuario, multiusuario, y en red: Funciones y comandos básicos.
Herramientas básicas del sistema operativo.
Sistemas operativos en redes locales: configuración básica de un sistema de red, actualización y acciones para compartir recursos.
Aplicación de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativo: programas de protección (antivirus, firewall, antispam, otros).
Medidas de conservación e integridad de la información contenida en los archivos, y salvaguarda de los derechos de autor.
Normas vigentes en materia de protección de datos y confidencialidad electrónica.

Gestión básica de información en sistemas gestores de bases de datos Bases de datos: Tipos y características. Estructura. Funciones. Asistentes.
Organización. Mantenimiento de información en aplicaciones de bases de datos: introducción, ordenación, asistentes para formularios de introducción de información y actualización de datos.
Búsquedas de información en aplicaciones de bases de datos: Filtro, consultas, asistentes para consultas y otras prestaciones.
Presentación de información en aplicaciones de bases de datos: informes, asistentes para informes.
Interrelaciones con otras aplicaciones.
Aplicación de normas vigentes de seguridad y confidencialidad en el manejo de datos.