Lean Office: Organización y Mejora de Procesos Administrativos

MÓDULO 1 – INTRODUCCIÓN

1.1. Objetivo.

1.2. Estructuración del manual.

1.3. Introducción a la elaboración de diagramas. ¿Qué es un diagrama?

MÓDULO 2 – ELABORACIÓN Y REPRESENTACIÓN DE UN PROCESO

2.1. Simbología para la elaboración de procesos.

MÓDULO 3 – MEJORA DE PROCESOS

3.1. Eliminar o reducir las tareas de no valor añadido y duplicidades.

3.2. Representación en el diagrama de los puntos de inspección:

3.2.1. Elaboración de listas de chequeo.

3.2.2. Situar los puntos de inspección (detección de errores) lo más cerca posible del lugar donde se comete el error.

3.2.3. Extraer tareas del bucle generado tras la inspección.

3.2.4. Evitar la realización de supervisiones.

3.3. Disposición eficiente de la oficina.

3.4. Procedimentar y hacer delegables las tareas.

3.5. Combinar tareas con proceso anterior y/o posterior.

3.6. Unificar procesos. El equilibrado perfecto.

3.7. Agregar más tareas en paralelo.

3.8. Automatizar partes del proceso.

3.9. Examinar tus procesos.

MÓDULO 4 – MEJORA DE PRODUCTIVIDAD DE LAS TAREAS

4.1. Las “5 S”:

4.1.1. Separar lo necesario de lo innecesario.

4.1.2. Ordenar, definir el mejor lugar para cada cosa.

4.1.3. Limpieza del área de trabajo y de los equipos.

4.1.4. Crear y preservar los estándares de orden y limpieza

4.1.5. Educar y crear hábitos para mantener las S anteriores.

4.2. Mejora de métodos: La técnica del interrogatorio

4.2.1. Preguntas preliminares.

4.2.2. Preguntas de fondo.

4.2.3. Principios relativos a la disposición y condiciones en el sitio de trabajo.

4.2.4. Presentación de propuestas de mejora.

4.2.5. Implantación del nuevo método:

4.2.5.1. Puesta en marcha de la innovación.

4.2.5.2. Comprobación de resultados.

MÓDULO 5 – MEDICIÓN DEL TIEMPO DE LAS TAREAS

MÓDULO 6 – MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL

6.1. La supervisión:

6.1.1. Ficha de supervisión.

6.2. La dedicación y el problema de la multitarea:

6.2.1. Construir la lista de dedicación.

MÓDULO 7 – LA MEJORA CONTINUA EN TAREAS ADMINISTRATIVAS