El alumno aprenderá a definir las tareas de un proyecto, a asignar
recursos, a establecer costes, a analizar las posibles desviaciones entre
lo programado y lo realmente realizado, etc. Todo ello utilizando la
aplicación
informática Microsoft Project.
1.
Administración de proyectos: Introduce el concepto de proyecto y
de las técnicas de administración de proyectos que se utilizan para
manejar la complejidad de los proyectos. Describe detalladamente cada una
de las fases de un proyecto: concepción, planificación, programación,
seguimiento, control y cierre.
2. Entorno de trabajo de Project:
Se presenta el entorno de trabajo de Project, con especial atención a sus
vistas, menús, barras de herramientas, etc. Se indica también cómo
modificar la escala temporal y otras opciones, así como la forma de
obtener ayuda inmediata sobre cualquier aspecto de Project.
3.
Crear un proyecto: Explica los detalles básicos para crear un
proyecto, como establecer la fecha de comienzo o de fin y el calendario
laboral, introducir la lista de tareas (diferenciando entre tareas de
resumen y subtareas) y las opciones disponibles para guardar el proyecto.
4.
Asignación de tiempos: Explica cómo introducir las duraciones de
las tareas en Project y el significado de la programación condicionada por
el esfuerzo, que se aplica cuando la duración de las tareas cambia al
variar el número de recursos que utilizan, aunque no varía el trabajo
necesario para realizarlas. También se indica que las tareas pueden tener
sus propios calendarios, representando excepciones en el calendario del
proyecto.
5. Dependencias entre tareas: Explica la forma de
establecer las relaciones de dependencia entre las tareas, en el sentido
de que no todas pueden empezar al mismo tiempo, sino que es necesario
realizar unas antes que otras. Estudia los distintos tipos de dependencias
y delimitaciones, así como el concepto de ruta crítica del proyecto, es
decir, la formada por aquellas tareas en las que el retraso de cualquiera
de ellas provocaría el retraso del proyecto.
6.
Introducción a los recursos: Introduce el concepto de recurso
como aquellas personas, equipamiento o materiales que son necesarios para
completar las tareas del proyecto. Explica la diferencia entre los
recursos de trabajo y materiales y cómo se introducen en Project. También
indica la utilidad de crear un fondo de recursos y de aplicar un
calendario exclusivo para un recurso o conjunto de recursos. Finaliza
mostrando cómo establecer distinta disponibilidad y costos de los recursos
a lo largo del tiempo.
7. Asignación de recursos:
Explica el proceso de designar los recursos que son responsables de la
realización de las tareas del proyecto. También introduce el concepto de
costo fijo como el de un costo que no se puede imputar a la utilización de
los recursos, sino a las propias tareas.
8. Ajuste de la
programación: Presenta técnicas que se utilizan para ajustar la
programación y hacer que cumpla con el objetivo y ámbito del proyecto.
Algunas de estas técnicas se dirigen a reducir la duración del proyecto y
otras a reducir los costes. Finalmente, se presenta el concepto teórico de
triángulo del proyecto, en cuyo centro aparece el factor de la calidad del
proyecto.
9. Sobreasignación de recursos: Presenta
técnicas de
administración de proyectos dirigidas a evitar la
sobreasignación de los recursos utilizados. Se explica cómo detectar la
sobreasignación y las diferencias entre la redistribución manual y
automática. Finalmente se estudia la posibilidad de incorporar horas extra
para evitar sobreasignación, ya que parte del trabajo se realiza fuera del
horario laboral.
10. Colaborar con el grupo de trabajo:
Explica las alternativas que proporciona Project para establecer un
sistema de colaboración entre los integrantes del grupo de trabajo del
proyecto y se centra en la configuración mediante el correo electrónico.
11.
Introducir valores reales: Se explica la necesidad de guardar una
línea de base del proyecto con la programación prevista para poder
compararla con la ejecución real. Se indica cómo introducir los valores
reales de fechas, duraciones, costos, etc. y, lo que es más importante,
cómo los interpreta Project.
12. Seguimiento y control del
proyecto: Estudia cómo solicitar información de seguimiento a través
del correo electrónico a los integrantes del grupo de trabajo y qué vistas
e informes podemos utilizar para comprobar la variación entre los valores
previstos y reales: vista Gantt de seguimiento, líneas de progreso, tabla
variación, etc.
13. Informes e impresión: Presenta
los distintos informes disponibles en Project, que permiten plasmar en
papel la información más relevante del proyecto. Podemos utilizar informes
para comunicar la programación, para realizar el seguimiento y para
documentar el proyecto una vez ha finalizado, durante la fase de cierre.
También se explica cómo configurar correctamente la página y realizar su
impresión.
14. Análisis presupuestario: Estudia el
análisis presupuestario, que pretende proyectar el costo del proyecto en
función de la ejecución actual del presupuesto. Para ello se basa en el
valor acumulado. Se trata de una análisis avanzado que consta de varios
campos de información, de variación e indicadores, que hay que conocer
cómo interpretar.
15. Exportar a Excel y análisis PERT:
Estudia la forma de exportar la información de Project a otros formatos,
como el propio de Excel. Teniendo la información en Excel es fácil aplicar
toda la potencia de la hoja de cálculo para realizar análisis exhaustivos
o representar gráficamente la información del proyecto. Finalmente,
presenta el método PERT, que permite introducir la probabilidad en las
estimaciones que se realizan en cuanto a la duración de las tareas.
