Organización y Gestión del Departamento de Créditos y Cobros

MÓDULO 1. LA EMPRESA Y EL AUTOCONOCIMIENTO

14 HORAS

** La tarea inicial, antes de emprender acciones organizativas o funcionales concernientes al departamento de créditos y cobros, consiste en analizar aquellos factores que se decidan relevantes en la dinámica de la empresa.

Su análisis y valoración aportarán mayor sentido y coherencia a las decisiones que se tomen.

1.1. Introducción.

1.2. Posicionamiento de la Dirección General.

1.3. Tipo de empresa:

1.3.1. Estructura organizativa.

1.3.2. Cultura empresarial.

1.3.3. Posicionamiento de la empresa/producto en el mercado.

1.3.4. Tipo de producto comercializado.

1.4. La situación económica de la empresa:

1.4.1. La solvencia de la empresa.

1.4.2. La liquidez de la empresa:

1.4.2.1. Ratio de liquidez.

1.4.2.2. Ratio de tesorería.

1.4.2.3. Ratio de disponibilidad “Acid Test”.

1.4.2.4. Conclusiones.

1.4.3. La morosidad vs la liquidez:

1.4.3.1. Definiciones de morosidad.

1.4.3.2. Afectación de la morosidad a la liquidez de la empresa.

1.4.3.3. Ratio de morosidad.

1.4.3.4. Identificación de las causas de la morosidad.

1.5. La cartera de clientes:

1.5.1. Identificación clientes activos.

1.5.2. Tipología de clientes.

1.5.3. Periodicidad de las ventas a clientes.

1.5.4. Categorización de clientes.

1.5.5. Dependencia / independencia de ciertos clientes.

1.6. Conclusiones.

MÓDULO 2. EL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBROS. SU IMPORTANCIA Y FUNCIONES

24 HORAS

** El departamento de créditos y cobros es clave dentro de la organización para la prevención de riesgos financieros con origen en las cuentas de clientes y en la transformación de las ventas en dinero.

A pesar de ser el protagonista indiscutible en estas labores, sólo se conseguirá un rendimiento óptimo si toda la organización entiende la relevancia de su cometido y colabora, cada cual en su justa medida, en su consecución.

2.1. La importancia del departamento de créditos y cobros:

2.1.1. Definiciones.

2.1.2. La política de créditos y cobros:

2.1.2.1. ¿Por qué una política?

2.1.2.2. Contenido.

2.1.2.3. Comunicación.

2.2. Funciones básicas:

2.2.1. La gestión del crédito:

2.2.1.1. Análisis previo.

2.2.1.2. Fórmulas.

2.2.1.3. Controles y revisiones del crédito.

2.2.1.4. Revisión liberación de pedidos.

2.2.1.5. Opciones de actuación.

2.2.2. La gestión del cobro:

2.2.2.1. Acciones preventivas.

2.2.2.2. Acciones reactivas.

2.3. Funciones complementarias y/o alternativas:

2.3.1. La contabilización y conciliación de los cobros.

2.3.2. Identificación, clasificación y seguimiento de incidencias / litigios.

2.3.3. La gestión prejudicial y/o judicial.

2.3.4. La recuperación del IVA.

2.3.5. Previsiones de ingresos de clientes para tesorería.

2.3.6. Estimación provisión de insolvencias.

2.3.7. Revisión y corrección de los datos maestros.

2.3.8. Confección de procedimientos y manuales operativos.

2.3.9. Auditorías internas y externas.

2.3.10. Control salidas de caja hacia clientes.

2.3.11. Control documental.

MÓDULO 3. CUADRO DE MANDO

22 HORAS

** Todo proceso productivo parte de una necesidad de inputs que generarán un output. En este módulo se relacionarán cada uno de los recursos necesarios de diferentes índoles (inputs) que permitirán obtener el resultado deseado (la mejora continua) y diferentes formas de generar los informes adecuados que muestren, de forma clara y concisa, la evolución de los indicadores clave que serán usados para la toma de decisiones en el seno del propio departamento y en el Comité de Dirección.

3.1. Recursos Humanos:

3.1.1. ¿Qué número de colaboradores se necesita?

3.1.2. ¿Qué formación y perfil han de tener?

3.1.3. ¿Cómo se puede distribuir el trabajo?

3.1.4. ¿Qué periodicidad de seguimiento se ha de establecer?

3.1.5. ¿Cómo gestionar al equipo?

3.2. Recursos técnicos:

3.2.1. ERP de la empresa.

3.2.2. ERP´s alternativos.

3.3. Recursos externos:

3.3.1. Agencias de informes comerciales-financieros.

3.3.2. Agencias de recobro extrajudicial.

3.3.3. Gabinetes de abogados.

3.3.4. Compañías aseguradoras del riesgo.

3.3.5. Otros.

3.4. Las relaciones interdepartamentales:

3.4.1. Área comercial y ventas.

3.4.2. Área de atención al cliente (administración comercial).

3.4.3. Área de tesorería.

3.4.4. Área de contabilidad general.

3.4.5. Área controlling.

3.4.6. Área de producción / logística / transporte.

3.4.7. Dirección financiera y Dirección General.

3.5. Informes de trabajo y evolución:

3.5.1. Situación de inicio.

3.5.2. Informes:

3.5.2.1. Aging / Overdue.

3.5.2.2. Identificación y ponderación de causa.

3.5.2.3. Ratio saldo vencido vs saldo total.

3.5.2.4. DSO.

3.6. Informes para Dirección:

3.6.1. Evolución saldo vencido.

3.6.2. Ratio saldo vencido con incidencia vs saldo vencido total.

3.6.3. DSO.

3.6.4. Evolución provisión insolvencias.

3.6.5. Evolución cobro intereses y cargos de gestión.

3.6.6. Detalle Top 10 deudas.

3.6.7. Autorización límites de crédito clientes Top.

3.6.8. Resumen.