Planificación, Organización y Control de Eventos

Temario del curso de Planificación, Organización y Control de Eventos:

Unidad didáctica 1. El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados

1.1 El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano.
1.2 Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda.
1.3 Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos.
1.4 Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos.
1.5 Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución.

Unidad didáctica 2. Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones

2.1 Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria.
2.2 Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional.

Unidad didáctica 3. Los eventos, su tipología y su mercado

3.1 Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros.
3.2 El concepto de evento.
3.3 El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes.
3.4 La gestión de eventos como función emisora y como función receptora.
3.5 Fases del proyecto de un evento

Unidad didáctica 4. El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización

4.1 Fuentes y medios de acceso a la información.
4.2 Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios.
4.3 Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables.
4.4 Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones.
4.5 Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones.
4.6 Programación de la logística y de los recursos humanos.
4.7 Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos.
4.8 Gestión de espacios comerciales y de patrocinios.
4.9 Presidencias honoríficas y participación de personalidades.
4.10 Confección de cronogramas.
4.11 Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad.
4.12 Presupuestación del evento

Unidad didáctica 5. Servicios requeridos en la organización de eventos

5.1 Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas.
5.2 Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones.
5.3 Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita.
5.4 Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos.
5.5 Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones.
5.6 Secretaría técnica y secretaría científica.
5.7 Servicios de animación cultural y producción de espectáculos.
5.8 Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos:
5.9 Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales.
5.10 Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos.
5.11 Otros servicios requeridos en los eventos

Unidad didáctica 6. Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos

6.1 Tipos y comparación.
6.2 Programas a medida y oferta estándar del mercado.
6.3 Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line.

Unidad didáctica 7. El evento como proyecto: organización

7.1 La organización del evento: Definición de funciones y tareas.
7.2 Comités y secretarías: funciones y coordinación.
7.3 Gestión de colaboraciones y patrocinios.
7.4 Soportes y medios para ofrecer información del evento.
7.5 Difusión del evento y captación de participantes.
7.6 Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos.
7.7 Funciones y responsabilidades.
7.8 Procedimientos e instrucciones de trabajo.

Unidad didáctica 8. El evento como proyecto: dirección y control

8.1 Control de inscripciones.
8.2 Control de cobros.
8.3 Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos.
8.4 Protección de datos personales.
8.5 Documentación del evento.
8.6 Procesos administrativos y contables.
8.7 Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones.
8.8 Coordinación.
8.9 Evaluación de servicios y suministros.
8.10 Formalización de contratos. Documentación.
8.11 Supervisión y control del desarrollo del evento.
8.12 Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes.
8.13 Documentos de control del evento
8.14 El informe final del evento
8.15 Balances económicos